System kontroli nad samochodami służbowymi może podnieść efektywność zarządzania flotą samochodową.
Może też napsuć wiele krwi.
Pracodawcy mają możliwość szczegółowej kontroli eksploatacji pojazdu, nawet bez wiedzy użytkownika auta. Na rynku dostępne są systemy pozwalające na coraz bardziej szczegółową kontrolę tego, jak pracownicy wykorzystują powierzone im samochody.
— O tym, że w samochodach pojawiają się systemy kontroli, ich użytkownicy zazwyczaj wiedzą. Czasami jednak urządzenia do nadzoru montowane są tylko w niektórych samochodach —o czym wiemy tylko my i menedżer floty — mówi Tomasz Szczepaniak, dyrektor sieci sprzedaży firmy Samset.
GPS/GSM i GPS/GPRS — to kody oznaczające systemy najczęściej wykorzystywane do sprawowania pieczy nad flotami firmowymi.
Jak oni to robią
Lista potencjalnych nadużyć wynikających z powierzenia pracownikowi auta jest spora. Największe straty przynosi połączenie dwóch nagminnych — zdaniem ekspertów — występków.
— Przede wszystkim samochody służbowe mają zbyt duże przebiegi. Pracownicy wykorzystują auta do celów służbowych, ale również po to, by po południu odebrać żonę z pracy, pojechać w weekend na ryby czy też wyskoczyć na chwilę nad morze. I to w zasadzie najbardziej błahe i popularne wykroczenie wobec pracodawcy. O wiele poważniejszym jest fałszowanie faktur za benzynę, niestety wciąż dość popularne — mówi Tomasz Szczepaniak.
Potwierdzeniem tego faktu była rozmowa z anonimowym, byłym pracownikiem jednego z importerów samochodów.
— Pracowałem w grupie, gdzie wszyscy dysponowaliśmy służbowymi autami. I regularnie, w każdy weekend organizowaliśmy grupowy wypad nad morze. Nikt w firmie się nie zorientował — mówi.
— To sprzeczne z ideą auta służbowego. Pojazd taki jest narzędziem pracy. Nie wszyscy pracodawcy zgadzają się, by pełnił on tylko wiodącą rolę w pakiecie motywacyjnym pracownika — uważa Tomasz Szczepaniak.
SMS wyślij mi...
Kontrolować można na wiele sposobów — tak samo auto, jak i pracownika. Obok lokalizacji telefonu komórkowego — najprostszej i najmniej skutecznej metody nadzoru, w orężu pracodawców są dwie inne skuteczne metody. Pierwsza wymaga instalacji systemu GPS, druga nawiązania współpracy z ofertą flotową koncernów paliwowych.
Najprostszy i zarazem najstarszy system wykorzystywany w kontrolowaniu aut służbowych to pakiet — odbiornik GPS i nadajnik GSM, wysyłający z pewną regularnością SMS-y do centrali. Od niedawna dostępny jest system wykorzystujący pakietową transmisję danych (GPRS) — który jest o wiele tańszy w eksploatacji.
W największym skrócie — nadzór polega na regularnym (najczęściej co 1 km lub 4 minuty) przesyłaniu do centrali informacji o położeniu auta i — w zależności od zainstalowanych w samochodzie czujników — dodatkowych informacji. Mogą one dotyczyć czasu włączenia i wyłączenia zapłonu, osoby kierującej pojazdem, ilości paliwa w baku, przebiegu, a także stanu uzbrojenia alarmu.
— To jednak tylko najpopularniejsze zestawy, bo w tej chwili możemy zainstalować czytniki praktycznie każdego parametru auta — mówi Tomasz Szczepaniak.
Instalacja systemów GPS może się szybko zwrócić. Firmy ubezpieczeniowe oferują zniżki dla samochodów pozostających stale pod nadzorem satelity. W PZU takie zniżki sięgają 10 proc. Dlaczego?
— Pracownik świadomy tego, że jest pod obserwacją, zawsze jeździ ostrożniej i podświadomie oszczędza samochód. A to znacznie wpływa na wypadkowość — tłumaczy Tomasz Szczepaniak.
Gra w karty
Dość skuteczną metodą kontrolowania eksploatacji służbowych aut jest system kart paliwowych. Dla dużych firm w zasadzie dostępne są trzy systemy — Orlen Flota, Routex honorowany na stacjach BP i Statoil oraz EuroShell. Karta Orlenu wydaje się w tym względzie szczególnie atrakcyjna, ponieważ jako jedyna oferuje możliwość indywidualnego ustalenia limitów paliwowych, jak również indywidualnego ustalenia zakresu usług finansowanych poprzez kartę.
— Możemy ustalić i wgrać na kartę FLOTA wszystko to, co oprócz paliwa, można zakupić na stacji. Najczęściej są to drobne towary eksploatacyjne, takie jak płyn do spyskiwacza — mówi Paweł Poręba z biura prasowego Orlenu.
Karty BP Plus w systemie Routex oferują nieco inną formę personalizacji, np. w formie przypisania do karty specjalnego numeru produktowego, który precyzuje ofertę.
— Badania wykazały, że dla klienta pełna personalizacja jest ważnym, ale nie kluczowym elementem oferty. Kontrola przez nasz system obejmuje stały dostęp do rachunku przez internet oraz weryfikację numeru rejestracyjnego tankowanego samochodu z kartą przez pracowników stacji. Nasz system wykazuje listę transakcji już następnego dnia po jej dokonaniu — mówi Bartłomiej Marchut, szef marketingu w dziale kart flotowych BP Polska.
Klienci systemów flotowych w zasadzie zawsze mogą korzystać z pełnej kontroli wykorzystania kart przez internet. Transakcje edytują się szybko, co pozwala łatwo wykryć nadużycia i w porę je zatrzymać.
Okiem kierowcy
Reprezentant medyczny jednej z czołowych firm farmaceutycznych:
— Samochód służbowy to — obok elastycznego czasu pracy — najlepszy czynnik motywujący mnie do pracy. Gdybym dowiedział się, że ktoś kontroluje jak z niego korzystam, na pewno zacząłbym się rozglądać za inną pracą.
Okiem pracodawcy
Bartosz Cholawo, British Amercan Tobacco Polska:
— British American Tobacco Polska stosuje system kontroli samochodów firmowych tylko w wyjątkowych przypadkach.
Jednym z nich jest sytuacja, kiedy pracownik z własnej winy uczestniczy w wypadku samochodowym co najmniej dwa razy w ciągu roku. Wówczas zostaje zamontowany system GPS, a pracownik nie może korzystać z samochodu służbowego w czasie urlopu. Jeśli wypadek zdarzy się ponownie, zostaje wprowadzony zakaz używania pojazdu w czasie weekendów.