Krajowy Systemu e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy dla firm od przyszłego roku. Wielu przedsiębiorców uważa, że ma jeszcze czas na przygotowanie się do wdrożenia go w swoich firmach. Nic bardziej mylnego. Warto, aby przedstawiciele biznesu już teraz sprawdzili nowy system w praktyce. Jest on jedną z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży. Według projektu nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, obligatoryjne wystawianie e-faktur obejmie przedsiębiorców, których firmy mają siedziby w Polsce i realizują transakcje podlegające VAT.
– Głównym założeniem wprowadzenia KSeF jest jak najszybsze wdrożenie rozwiązań cyfrowych w przedsiębiorstwach. Dodatkowe zalety z tym związane to większa transparentność przy zawieraniu umów na linii B2B lub B2C, a także usprawnienie i zabezpieczenie elektronicznego przepływu dokumentów – wylicza Krzysztof Wojtas, prezes SaldeoSmart.
Zwraca uwagę , że wielu przedsiębiorców wzbrania się na razie przed sprawdzeniem, jak działa KSeF.
– Na najbardziej opornych i zbuntowanych, którzy nie zaczną korzystać z systemu w przyszłym roku, czekają sankcje, nad którymi pracuje Ministerstwo Finansów (MF). Warto zaznaczyć, że dokument wystawiony z pominięciem wspomnianego systemu nie będzie uznawany za fakturę. Co więcej, nie będzie też rodził żadnych prawnych konsekwencji związanych z jej wydaniem – zaznacza Krzysztof Wojtas.
Analiza sankcji
Paweł Selera, dyrektor departamentu podatku od towarów i usług w MF, powiedział ostatnio, że przedstawiciele resortu analizują kwestię kar związanych z KSeF.
– Zastanawiamy się nad ich wysokością. Chodzi głównie o dolne ich przedziały – podkreślał Paweł Selera w rozmowie PAP.
Co może przekonać przedsiębiorców, płatników VAT, do korzystania z nowego systemu? Między innymi możliwość szybszego zwrotu VAT z przeprowadzanych transakcji. Jednolity wzorzec faktur ustrukturyzowanych i spójny wzorzec numeryczny spowodują, że ich wystawianie, porządkowanie i weryfikacja będą łatwiejsze.
Warto zwrócić uwagę, że zdecydowanie mniej czasu na wdrożenie KSeF mają producenci oprogramowania wspierającego pracę księgowych i biur rachunkowych. Wielu z nich już oferuje oprogramowanie zintegrowane z resortowym systemem informatycznym. Mimo to przedsiębiorcy wykazują małe zainteresowanie KSeF-em. Brakuje im gotowości do cyfryzowania biznesu.
– Mamy nadzieję, że system zacznie w końcu zyskiwać na popularności. Dużo zależy od instytucji rządowych, producentów oprogramowania dla księgowych oraz przedsiębiorców. Jeżeli będą zachęcać do korzystania z tego systemu, uchronią firmy przed przykrymi niespodziankami. Przedsiębiorcy powinni zgłębiać ten temat już teraz – radzi Krzysztof Wojtas.
Weź udział w konferencji “CFO Excellence 2023”, 19 stycznia, online >>
Zmiany podatkowe
Niestety, powodem odkładania elektronicznego fakturowania na później jest również to, że szefowie firm musieli walczyć się ze skutkami nowelizacji ustaw związanych z Polskim Ładem.
– Dlatego niechętnie uczestniczą w nowych szkoleniach, szczególnie dotyczących rozwiązań, które mają obowiązywać od przyszłego roku. Jeżeli przedsiębiorców nie skusi możliwość uzyskania szybszego zwrotu VAT, w natłoku problemów związanych z rosnącą inflacją prawdopodobnie nie będą zgłębiać tematyki dotyczącej KSeF. W obliczu trudnej sytuacji ekonomicznej i zapowiadanych kolejnych podwyżek właściciele firm poważnie obawiają się o przyszłość swoich biznesów. To wszystko sprawia, że termin, w którym KseF będzie obowiązkowy, jest według nich jeszcze odległy – ocenia Krzysztof Wojtas.
Wbrew opiniom krążącym wśród przedsiębiorców – na co zwraca uwagę Krzysztof Wojtas – nie taki KSeF straszny, jak go malują.
– Wdrożenie systemu to szansa na cyfryzację księgowości, która w wielu firmach wciąż bazuje na przetwarzaniu papierowych dokumentów. Natomiast elektroniczny obieg dokumentów to większa wygoda, oszczędność czasu i bezpieczeństwo – zaznacza Krzysztof Wojtas.
Zdaniem Tomasza Loose, partnera zarządzającego w Crido, wdrożenie KSeF wymaga analizy wszystkich procesów sprzedażowych i zakupowych w firmie, a także tych dotyczących wystawianych faktur. Zachęca on do stworzenia w przedsiębiorstwie zespołu projektowego odpowiedzialnego za nowy system.
– Odpowiedzialność za KSeF jest zrzucana najczęściej na barki dyrektora IT, finansowego lub dział księgowości i podatków, a w niektórych firmach nawet na pracowników zajmujących się obsługą klienta – wylicza Tomasz Loose.
Jego zdaniem niezbędne jest wyznaczenie w przedsiębiorstwie kierownika projektu, a następnie zaangażowanie w to przedsięwzięcie pracowników zajmujących się m.in. fakturowaniem sprzedaży, księgowaniem, rozliczeniami podatkowymi, systemami informatycznymi, a także współpracą z klientami lub dostawcami.
Co w przypadku awarii
Warto podkreślić, że do MF wpłynęły uwagi przedsiębiorców dotyczące projektowanych regulacji. Przedstawiciele resortu są otwarci na zmiany w planowanych przepisach. Najwięcej wątpliwości, obok kar pieniężnych, jakie mogą być nakładane na przedstawicieli biznesu, budzą kwestie dotyczące postępowania w razie awarii KSeF. Wątpliwości dotyczą również objęcia systemem podmiotów zagranicznych, które nią mają w Polsce siedziby, ale posiadają tu stałe miejsce prowadzenia działalności.
– Chcemy, aby projektowane rozwiązania były dla podatników proste i zrozumiałe. Planujemy też szeroko zakrojoną kampanię informacyjną – zapewnił w rozmowie z PAP Paweł Selera.