Przymusowi najemcy służbowych samochodów

opublikowano: 26-03-2014, 00:00

Podatki: Zmiany w zasadach rozliczania VAT od samochodów nie pozbawią przedsiębiorców możliwości pełnych odliczeń. Ale prawo do tego przywileju przekreśli jeden wyjazd w pilnej sprawie rodzinnej

Służbowe auto dla pracownika dziś jeszcze jest bonusem. Za kilka dni może stać się niedźwiedzią przysługą. W przedsiębiorstwach trwa liczenie, jak obciążyć zatrudnionych kosztami użytkowania firmowych aut, żeby od kwietnia nie stracić na podatku od towarów i usług (VAT).

FOT. AW
FOT. AW
None
None

Nowe podejście dotknie szczególnie zatrudnionych w firmach, które zechcą skorzystać z przywileju odliczania pełnej kwoty VAT naliczonego przy wydatkach związanych z nabywaniem i eksploatacją samochodów osobowych (o dopuszczalnej masie do 3,5 tony). Od 1 kwietnia będą dwie możliwości rozliczania naliczonego podatku — odpis w 50 proc. (nie dotyczy to zakupów paliwa, bo dla nich zmiany wejdą w życie w 2015 r.) albo w 100 proc. Pierwsza opcja, czyli odpis połowy naliczonego VAT, to podstawowa zasada wprowadzana od kwietnia.

Pełne odliczenie (w tym od zakupionych paliw) będzie szczególnym uprawnieniem, możliwym do zastosowania pod warunkiem korzystania z samochodu wyłącznie w ścisłym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Podstawową regułę odliczeń (50 proc.) przewidziano dla systemu mieszanego, uwzględniającego zarówno jazdę dla potrzeb prowadzonej działalności, jak i prywatnych i bez ustalania ich proporcji.

Zakład pracy wypożyczalnią

Zmiany w VAT, wchodzące w życie 1 kwietnia, uwidoczniły bardziej niż do tej pory zawiłość przepisów podatkowych, gdy przychodzi je praktycznie zastosować do świadczeń pracodawców dla pracowników. W tym przypadku nie chodzi wyłącznie o zapłatę za korzystanie z samochodu. Do tego musi być odpowiedni tytuł.

— Prywatny użytek samochodów służbowych jest dla przedsiębiorców nie od dziś trudnym problemem — przyznaje Tomasz Napierała, doradca podatkowy i partner w ABC Tax.

Widzi on trzy rozwiązania. Byłyby idealne, gdyby nie prawdopodobne zastrzeżenia urzędów skarbowych. Pierwsze rozwiązanie: pracownicy jeżdżą firmowymi autami tylko służbowo. W praktyce o to niełatwo. Po wejściu w życie zmian nawet dojazd do pracy i powrót do domu będzie uznawany za cel prywatny, wskazuje na to uzasadnienie do projektu uchwalonych zmian.

Drugie rozwiązanie: prywatny użytek jest odpłatny, wprowadzony na zasadzie wynajmu auta pracownikowi. W tym przypadku Tomasz Napierała zwraca uwagę, że problemem może być wysokość czynszu najmu. Jeśli będzie za niski, skarbówka może uznać, że pracodawca udziela pracownikowi częściowego odpłatnego świadczenia, czyli uzyskuje on korzyść z nieodpłatnej części i powinien zapłacić od niej nie tylko podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT), ale także składki ubezpieczeniowe do ZUS. Podobne ryzyko niesie też trzecie rozwiązanie, gdy pracownicy korzystają z samochodów za darmo.

— Można przyjąć, że prywatny użytek samochodów firmowych jest bezpłatny. Ale wtedy powstaje pytanie, jaki powinien być przypis przychodu dla pracownika. Jeśli pracodawca policzy za niski, skarbówka doliczy PIT i ZUS na częściowo odpłatnymświadczeniu — wyjaśnia doradca z ABC Tax. W jego ocenie pracodawcy mają niełatwe zadanie. Jako płatnicy, ponoszą odpowiedzialność, także karną skarbową, za właściwe odprowadzanie podatków pracowników.

Z obserwacji Tomasza Napierały wynika, że przedsiębiorcy, którzy zechcą skorzystać z pełnego odliczenia VAT, raczej zdecydują się na odpłatny wynajem.

— Wtedy pracownik może pojechać służbowym autem na wakacje, a pracodawca nie utraci swoich uprawnień w VAT — podkreśla doradca. Czynsz jest ustalany w firmach według różnych zasad. W jednych przyjęto ryczałt miesięczny, np. 200 albo 100 zł. W innych tzw. kilometrówkę. Pracownicy jednej z firm będą jej płacić nawet po 1,5 zł od każdego kilometra przejechanego w celach prywatnych, także w drodze do i z pracy.

— Można ustalić, że dla celów prywatnych pracownik ma do wykorzystania określoną liczbę kilometrów w miesiącu albo jakąś pulę godzin za kierownicą i jest to odpłatna usługa — wyjaśnia Maria Kukawska, doradca podatkowy, partner w Stone & Feather Tax Advisory.

Ustalenia te można zapisać w umowie o powierzeniu mienia pracownikowi do celów wykonywania obowiązków służbowych albo w osobnej umowie w sprawie odpłatnego udostępnienia samochodu, określając w nich warunki wynajmu, czyli wspomnianą maksymalną liczbę godzin do jazdy prywatnej bądź limit kilometrów lub po prostu miesięczny stały ryczał.

Przy takich rozwiązaniach pracownik nie będzie mieć wątpliwości, czy może w drodze do pracy odwieźć samochodem służbowym dziecko do przedszkola, po pracy pojechać na zakupy, a w weekend z rodziną za miasto. W wielu przedsiębiorstwach ten sposób korzystania z aut firmowych przyjmowano dotychczas bez większych zastrzeżeń, traktując to jako bonus motywujący pracowników. Od kwietnia szczodry pracodawca będzie musiał zamienić się w miniwypożyczalnię samochodów.

Problem tylko, czy opłata za tę usługę trafi do przekonania urzędnikom skarbowym, którzy orientują się w cennikach lokalnych wypożyczalni i mogą uznać, że firma zaniżyła czynsz wewnętrznego najmu. Według Marii Kukawskiej, porównania wprost są nieuzasadnione. Pracownik nie ma takiej swobody w korzystaniu z samochodu służbowego jak klient wypożyczalni. Powinien korzystać z auta firmowego przede wszystkim w związku z obowiązkami zawodowymi.

Deklaracja dla urzędu

W zasadzie o możliwości pełnego odliczenia VAT zdecydują dwie podstawowe okoliczności. Po pierwsze, gdy pojazd ma taką konstrukcję, że może być przeznaczony tylko do działalności gospodarczej, np. koparka czy ładowarka. Po drugie, gdy sposób wykorzystania samochodów osobowych wyklucza jego użycie do innych celów niż firmowe.

O przeznaczeniu samochodu tylko do celów działalności przedsiębiorca musi poinformować naczelnika urzędu skarbowego, składając pisemną deklarację. Właśnie ogłoszono jej wzór, jest nim formularz VAT-26.

— Na złożenie oświadczenia będzie 7 dni od pierwszego wydatku związanego z samochodem, np. jego nabycia czy zakupu części albo paliwa, który przedsiębiorca poniesie po 1 kwietnia. W razie zmiany wykorzystania samochodu należy zaktualizować oświadczenie, najpóźniej przed dniem jej wprowadzenia — wyjaśnia Sebastian Bobrowski, dyrektor finansowy inFakt.pl.

Radzi, aby przedsiębiorca stworzył regulaminy czy zarządzenia wewnętrzne, z których wynikać będzie, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej i nie ma innej możliwości jego użycia. Przedsiębiorca będzie też musiał prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu samochodu. Z ewidencjonowania zwolniono użytkowanie pojazdów o konstrukcji pozwalającej wyłącznie na ich firmowe przeznaczenie, a także samochody o masie powyżej 3,5 tony.

Puls Firmy
Użyteczne informacje dla mikro-, małych i średnich firm. Porady i przekrojowe artykuły, dzięki którym dowiesz się, jak rozwinąć biznes
ZAPISZ MNIE
×
Puls Firmy
autor: Sylwester Sacharczuk
Wysyłany raz w tygodniu
Sylwester Sacharczuk
Użyteczne informacje dla mikro-, małych i średnich firm. Porady i przekrojowe artykuły, dzięki którym dowiesz się, jak rozwinąć biznes
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

Bez żadnych wyjątków

Prawo do pełnych odliczeń VAT nie pozwala na żadne odstępstwa od reguły. — Jakakolwiek wątpliwość może sprawić, że organ podatkowy zakwestionuje rozliczenie i zobowiąże właściciela firmy do zapłaty różnicy w podatku oraz odsetek od zaległości podatkowych — przestrzega dyrektor finansowy inFakt.pl.

Podpowiada też, że jeśli przedsiębiorca sam dojdzie do wniosku, że powinien inaczej rozliczyć VAT, warto złożyć korektę z własnej woli, nim dojdzie do kontroli. W takim wypadku również konieczna stanie się dopłata VAT wraz z odsetkami, ale można uniknąć kar. Znowelizowaną ustawą wprowadzono też sankcje w kodeksie karnym skarbowym. Za brak wspomnianego oświadczenia dla urzędu lub złożenia jej po terminie albo podanie w nim nieprawdy, przy jednoczesnym korzystaniu z pełnych odliczeń podatku, grozi grzywna do 720 stawek dziennych (czyli maksymalnie ponad 16 mln zł).

Jeśli naruszenie przepisów zostanie uznane za nieprawidłowość mniejszej wagi, wymierzona zostanie kara jak za wykroczenie skarbowe. Bez znaczenia będzie też powód wykorzystania samochodu do celów innych niż zawodowe. Nagły wyjazd w pilnej osobistej sprawie, np. do szpitala, nie będzie żadnym usprawiedliwieniem.

— Liczy się sam fakt i najlepiej złożyć fiskusowi informację o zmianie sposobu wykorzystania samochodu wraz z tzw. czynnym żalem. W takim przypadku informacja ta pojawi się po ustawowym terminie, co może oznaczać konsekwencje karne skarbowe. W czynnym żalu należałoby wskazać powód przekroczenia terminu i użycia samochodu do celów innych niż firmowe — radzi Sebastian Bobrowski.

W ocenie Marii Kukawskiej odstraszającą karą dla przedsiębiorcy będzie nawet tylko konieczność zapłaty podatku wraz z odsetkami. Chodzi o niemałą jego część, bo połowę dokonywanych wcześniej odliczeń.

To dotkliwa konsekwencja jednorazowego użycia auta dla potrzeb osobistych. W niedawnym sondażu Business Centre Club ponad 90 proc. respondentów stwierdziło, że wymagania formalne i kary za ich nieprzestrzeganie są zbyt restrykcyjne i kosztowne we wdrożeniu.

Uważają, że przepisy przewidują wiele sytuacji, w których organ podatkowy będzie mógł z łatwością podważyć pełne prawo do odliczenia VAT. Dwie trzecie przedsiębiorców, aby uniknąć tego ryzyka uznaniowości ze strony skarbówki, zadeklarowało, że zrezygnuje z tego uprawnienia, a jedna czwarta rozważa rejestrację floty w bardziej przyjaznym kraju, np. w Czechach lub Niemczech.

— Prowadzenie ewidencji będzie uciążliwe, podatników czeka sporo obowiązków związanych z informacjami o zmianie sposobu wykorzystania pojazdów oraz korektami VAT. 100 proc. odliczenia może być ryzykowne — przyznaje Tomasz Napierała. — W związku ze zgłoszeniem urzędowi auta przeznaczonego do użytku firmowego trzeba się liczyć z tym, że przedsiębiorca trafi na „czarną listę” urzędu — podkreśla doradca z ABC Tax. Jak mówi, taka deklaracja to zaproszenie kontroli do firmy.

Konstrukcja pojazdu

Do pojazdów, których użytkowanie pozwala na pełne odliczenie VAT, należą pojazdy specjalne, określone w przepisach o ruchu drogowym, np. koparka, ładowarka. Ponadto na pełny odpis można sobie pozwolić, wykorzystując pojazdy, które posiadają jeden rząd siedzeń oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą (np. van) oraz które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków. Spełnienie wymagań potwierdzi dodatkowe badanie okręgowej stacji kontroli pojazdów.

Wyda ona zaświadczenie i wpisze do dowodu rejestracyjnego odpowiednią adnotację. Zaświadczenia (na drukach VAT-1, VAT-3, VAT-4) sprzed 1 kwietnia zachowają ważność. Pojazd przerobiony, niespełniający wymagań konstrukcyjnych, będzie uznany za wykorzystywany w systemie mieszanym od dnia wprowadzenia zmian. Jeśli określenie tej daty nie będzie możliwe, należy przyjąć za nią początek okresu rozliczeniowego, w którym przedsiębiorca po raz pierwszy odliczył podatek od wydatków związanych z tym pojazdem, lub następujący po okresie rozliczeniowym, dla którego przedsiębiorca wykaże, że pojazd spełniał warunki do pełnego odliczenia VAT.

Firma we własnym domu

Osoby, które prowadzą działalność gospodarczą w swoim miejscu zamieszkania, np. biuro rachunkowe czy architekta, nie mają szans na pełne odliczenie. Według resortu finansów, w takich przypadkach uznaje się z góry, że posiadany samochód jest użytkowany nie tylko w działalności gospodarczej, ale też na cele prywatne. Nie da się stwierdzić inaczej, bo sposób wykorzystywania auta umożliwia też jego użycie w czasie wolnym od prowadzonej działalności.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu samochodu, wymagana przy pełnych odliczeniach VAT, musi zawierać: numer rejestracyjny pojazdu, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika: na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego, na dzień zakończenia ewidencji, wpis osoby kierującej samochodem — przy każdym wykorzystaniu pojazdu — zawierający m.in. datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd — dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji. Jeżeli przedsiębiorca udostępni chwilowo samochód osobie niebędącej jego pracownikiem, np. klientowi na jazdę próbną (jednak tylko gdy samochód jest to tego przeznaczony), w ewidencji należy podać także datę i cel udostępnienia pojazdu, stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, liczbę przejechanych kilometrów, stan licznika na dzień zwrotu pojazdu, imię i nazwisko osoby, której pojazd udostępniono.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Polecane