Coraz więcej przedsiębiorstw jest zainteresowanych zlecaniem obsługi informatycznej innym podmiotom. Choć mogłoby wydawać się, że w warunkach recesji outsourcing informatyczny może być sposobem na obniżenie kosztów wdrożenia i utrzymania technologii informatycznych, nowych kontraktów zawiera się niewiele. Być może dlatego, że jak pokazuje doświadczenie, oszczędności z tego tytułu nie przychodzą od razu.
Najczęstszymi usługami outsourcingu informatycznego są: hosting — polegający na udostępnianiu infrastruktury informatycznej, kolokacja, czyli wynajmowanie powierzchni do przechowywania specjalistycznego sprzętu komputerowego (np. serwerów), oraz ASP — umożliwianie korzystania z programów za pośrednictwem Internetu. Zdaniem dostawców, poszczególne usługi cieszą się jednakową popularnością.
Ze względu na koszty, z outsourcingu nadal korzystają głównie duże przedsiębiorstwa.
— W Polsce zmieniło się w ciągu kilku lat podejście do zarządzania działami informatyki.
Dążenie firm do formalizacji procesu obsługi, wzrost poziomu wiedzy z zakresu zarządzania usługami i aprobata dla rosnącego udziału usług w budżecie IT stanowią dobrą podstawę do rozwoju outsourcingu. Choć wiele firm nadal boi się zlecać pewne zadania podmiotom zewnętrznym, kłopoty ekonomiczne przedsiębiorstw i dążenie do oszczędności coraz częściej tę barierę przełamują — mówi Łukasz Dutkiewicz, kierownik projektów outsourcingowych w Hewlett-Packard Polska.
Oferowanie podobnych usług coraz większej liczbie firm z czasem pozwoli zmniejszyć dostawcom cenę usług. Dziś są one ciągle zbyt drogie dla wielu klientów.
Andrzej Torebko, prezes Softbank Serwis, twierdzi, że outsourcing na dobre zagościł na polskim rynku nie tylko w świadomości menedżmentu. Nadal jednak ma małe zastosowanie w codziennej praktyce firm, organizacji i instytucji. Wynika to głównie z obawy przed utratą bezpośredniej kontroli nad ważnymi elementami zarządzania i uzależnieniem się od obcej dla nich, zewnętrznej firmy. Mimo to, większość kadry zarządzającej zdaje sobie sprawę z tego, jak trudno we własnym zakresie utrzymać nowoczesny potencjał informatyczny. Jesteśmy więc świadkami interesującego zjawiska, na które recesja ma pewien pozytywny wpływ. Konieczność ścisłej kalkulacji kosztów sprawia, że w poszukiwaniu oszczędności w wielu firmach oddziela się od działalności podstawowej działy i funkcje pomocnicze. Pozwala to, optymalizując wydatki, koncentrować się na podstawowym biznesie.
— Jeszcze kilka lat temu o outsourcingu jedynie dyskutowano, widząc w nim panaceum na wszystkie kłopoty i oczekując obniżki kosztów już w momencie podpisania umowy. Dziś coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że istotne oszczędności można osiągnąć w ciągu około 2 lat, ale już na starcie uzyskuje się lepszą jakość usług i stabilizację kosztów — przekonuje dalej Andrzej Torebko.
Ciągle jednak więcej mówi się o outsourcingu niż podpisuje odpowiednich umów.
— Rynek sceptycznie podchodzi do wszelkich nowych rozwiązań. Jeśli klienci nie widzą w usłudze wymiernych korzyści, nie chcą ryzykować, zwłaszcza jeśli usługi te nie są tanie. Z naszej praktyki wynika, że na razie decyzje o przekazaniu pewnych działań podmiotom zewnętrznym najczęściej podejmują te firmy, które dopiero tworzą system. Prawie wszystkie dotychczasowe kontrakty podpisaliśmy z podmiotami, dla których zastosowanie outsourcingu nie oznaczało zmiany systemu pracy — tłumaczy Arnold Nowak, dyrektor w firmie Itelligence.
Zależnie od potrzeb i możliwości, finansowych firmy mogą wybierać różne formy outsourcingu związanego z utrzymaniem systemów biznesowych. Od prostych zleceń, polegających na utrzymywaniu i konserwacji sprzętu, poprzez dzierżawę, aż po kompleksową obsługę przedsiębiorstwa, łącznie z przejęciem części pracowników.
Przykładem stopniowego przechodzenia do kompleksowej obsługi informatycznej firmy przez zewnętrznego kontrahenta jest Stocznia Północna.
— Outsourcing nie dotyczy jedynie spraw techniczno-organizacyjnych, ale również kwestii personalnych. Pracownicy obawiają się, że wprowadzenie nowego systemu przyniesie zmiany w postaci grupowych zwolnień. Często pracownicy przejmowani przez dostawcę usług z zakresu IT obawiają się, że stracą na odejściu z macierzystej firmy. W przypadku Stoczni Północnej po 2 latach współpracy okazało się, że tylko zyskali na tym kontrakcie. Podwyższyli swoje kwalifikacje, które z powodzeniem wykorzystywane są do obsługi innych podmiotów — opowiada Andrzej Torebko.
Recesja na rynku zmusza firmy do reorganizacji, w których dostawcy usług outsourcingowych widzą szansę na pozyskanie klientów. Dostosowują swoją ofertę rozbudowując często usługi niszowe. Jedną z nich jest system SAP wdrożony w wydawnictwie Edpiresse Polska, działający w oparciu o platformę Linux.
— Przemysł podlega szybkim i często drastycznym zmianom w znacznej części spowodowanym postępującą komputeryzacją oraz wprowadzaniem nowych technologii. Dlatego coraz częściej potrzebne są kompletne wdrożenia. Wdrożenia branżowe powstają z reguły dla określonego rynku i w związku z tym wymagają dostosowań prawnych. Różnice w prowadzeniu biznesu w danym kraju powodują konieczność modyfikacji i dostosowania dostarczonych przez SAP rozwiązań. Rozwiązania branżowe wspomagają podstawowe elementy działalności wydawnictwa, m.in. sprzedaż i dystrybucję, sprzedaż reklam, kolportaż, prenumeratę, ale również rejestrację i utrzymanie danych klientów, zamówień i rozliczeń kosztów — twierdzi Edward Solarski, dyrektor sprzedaży w firmie Plaut Polska.
Ograniczenia wydatków firm w okresie złej koniunktury na rynku ma poważne znaczenie. Przedsiębiorcy, aby utrzymać się na rynku, likwidują już na początku ryzyko strat.
— Firmy znajdujące się w przededniu zmian w działalności chcą sprawnie dokonać koniecznego do ich wprowadzenia skoku technologicznego i jak najszybciej zrealizować swoje pomysły. W okresie złej koniunktury na rynku przedsiębiorstwa nie mogą sobie pozwolić na straty z powodu zakończonego niepowodzeniem wdrożenia. Chęć niwelowania ryzyka zwiększa skłonność do powierzania kluczowych zmian firmom zewnętrznym, które mogą dać taką gwarancję i dzielić związane z wdrożeniem ryzyko — mówi Łukasz Dutkiewicz.
Coraz częściej ofertą outsourcingową zaczyna interesować się administracja publiczna.
— Urzędy publiczne przechodzą przeobrażenia, dążą do przyjęcia standardów unijnych, których jednym z elementów jest informatyzacja wielu procesów administracyjnych. Urzędy, które przechodzą restrukturyzację stoją na progu dużych zmian i chcą, aby nowa technologia była wdrażana kompleksowo. Brak pieniędzy nie pozwala na zatrudnianie kosztownych specjalistów. Przeszkodą jest tu struktura organizacyjna, która uniemożliwia opłacanie wysoko wykwalifikowanych informatyków wyższymi stawkami niż pozostałych pracowników urzędu. Znalezienie dostawcy zewnętrznego jest więc dla urzędów doskonałym rozwiązaniem — twierdzi Łukasz Dutkiewicz.