Rewolucja e-faktur

Partnerem materiału jest PwC Polska
opublikowano: 24-11-2021, 17:33

W krajowym obrocie gospodarczym już od stycznia 2022 r. transakcje będzie można dokumentować e-Fakturą. To kolejny krok w kierunku upraszczania systemu podatkowego w Polsce – przekonywali przedstawiciele PwC i Microsoftu w wspólnym webinarium, w którym uczestniczyło ponad 1,3 tys. przedsiębiorców.

Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy będą mogli dobrowolnie wystawiać e-faktury w tzw. Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Rok późnej – według założeń znowelizowanej właśnie ustawy o podatku VAT – ta opcja stanie się obowiązkiem, który obejmie około 1,7 mln podatników VAT. Nowe zasady fakturowania spowodują konieczność podawania wielu informacji o transakcji, co wiąże się – przynajmniej na początkowym etapie – z dodatkowymi obowiązkami. Będzie więc to nie lada wyzwanie dla przedsiębiorców, biorąc pod uwagę, że zaledwie 16 proc. wystawianych w Polsce e-faktur nadaje się do automatycznego przetwarzania. Dla porównania, jak podaje Eurostat, w Finlandii, która pod tym względem wiedzie prym na rynku europejskim – aż 79 proc. e-faktur można przetwarzać w automatycznych procesach.

W październiku zaczęła działać platforma testowa KSeF.

– Jeszcze przed jej uruchomieniem interesowało się nią wiele podmiotów. Np. na fakturach ustrukturyzowanych, czyli e-fakturach, swój biznes chce jak najszybciej oprzeć Związek Polskiego Leasingu – twierdzi Przemysław Koch, dyrektor Centralnego Ośrodka Informacji.

– Nowy system wprowadzi kolejne uproszczenia systemu podatkowego w Polsce – przekonuje.

Zmiany w procesach

Polska, przyjmując model ustrukturyzowanych faktur, dołączy do wąskiego grona unijnych państw, takich jak Włochy, Hiszpania, Węgry, które wdrożyły podobne rozwiązania. –Transformacja procesu sprawozdawczości będzie miała szersze znaczenie niż tylko podatkowe. Będzie katalizatorem stymulującym rozwój wielu innych procesów związanych z cyfryzacją w polskich podmiotach – mówi Krzysztof Malesa, dyrektor ds. strategii bezpieczeństwa w Microsofcie.

Jakie korzyści dla biznesu przyniesie system KSeF?

– Przede wszystkim stworzy możliwość automatyzacji obiegów księgowych wewnątrz firmy. Skróci się też czas obiegu dokumentów między przedsiębiorstwami – wyjaśnia Tomasz Budny, dyrektor finansowy w firmie ADAMA Polska.

Według Marcina Sidelnika, partnera PwC, nowy model ułatwi pozyskiwanie na bieżąco informacji do celów finansowych i zarządczych. Wymusi także w przedsiębiorstwach zmiany w wielu procesach, takich jak weryfikacja formalna i merytoryczna faktur, komunikacja z dostawcą i wyjaśnianie niezgodności na fakturach.

– Dostosowanie do nowego systemu dla wielu firm stanie się wyzwaniem o charakterze ogólnotransformacyjnym, szerszym niż automatyzacja księgowości czy raportowania podatkowego. Może m.in. wpłynąć na zakres zastosowania platform zakupowych – opowiada Tomasz Pabiański, dyrektor PwC Polska.

Wsparcie dla firm

Wśród głównych założeń systemu e-faktur pojawia się format XML, konieczność poprawnej walidacji dokumentu w KSeF oraz wymóg udzielania zgody przez np. kontrahenta czy kupującego na odbiór takich faktur. To oczywiście stwarza wiele wyzwań. Przede wszystkim przedsiębiorcy muszą się nauczyć prawidłowego przygotowywania faktury w programie finansowo-księgowym lub w aplikacji e-Mikrofirma, gdyż KSeF będzie odrzucał nieprawidłowo wypełnione dokumenty. To z kolei wymaga pewnych zmian technologicznych oraz procesowych i organizacyjnych. Ich sukces w dużym stopniu zależeć będzie od współpracy osób z różnych działów.

– Ustrukturyzowanie faktur będzie szczególnie trudne dla dużych przedsiębiorców działających w różnych strukturach, korzystających z centrów usług wspólnych czy posiadających oddziały wsparcia za granicą. Każdy kraj ma bowiem swoje własne modele e-faktur, więc procesy wdrażanych rozwiązań na poziomie globalnym będą się od siebie różnić. Na pierwszym etapie wprowadzania zmian duzi gracze muszą więc przygotować sobie budżet i zasoby ludzkie do realizacji nowych zadań. Tymczasem wiele firm nie przygotowało nawet scenariuszy czy rozwiązań, nie mówiąc o ich testowaniu. A de facto został im rok czasu. To, wbrew pozorom, bardzo mało – ostrzega Iwona Kaczanowska, dyrektor odpowiedzialna za podatki w regionie EMEA firmy Zoetis.

Od czego należy zacząć przygotowanie się do nowego modelu? Magdalena Brzuszczyńska, wicedyrektor ds. JPK, e-sprawozdań i e-Faktur w PwC Polska, sugeruje przede wszystkim inwentaryzację procesów, systemów i danych, stworzenie mapy procesów przepływu danych i ich konfrontację z ustawowymi wymaganiami. To pozwoli znaleźć optymalne rozwiązanie dla danego podmiotu. Dostosowanie się do systemu e-faktur wymaga także przebudowy systemów IT i ich integracji. Kluczowym czynnikiem jest więc technologia. Jednym z rozwiązań dostępnych już na rynku jest wspólny projekt PwC i Microsoftu wspierający przedsiębiorców w procesie sporządzania e-faktur. Opiera się w dwóch modelach działania Saas (chmura) i on-premise – dla klientów niemogących korzystać z chmury. Jednocześnie umożliwia integrację z wieloma źródłami danych i systemami każdego użytkownika.

– Mimo zapewne trudnych początków finalnie zarządzanie całym procesem powinno się stać bardzo elastyczne i zautomatyzowane – przekonuje Magdalena Brzuszczyńska.

Paweł Matulewicz, dyrektor PwC odpowiedzialny za współpracę z Microsoftem, zapowiedział wzmocnienie przez PwC zespołu wspierającego projekty transformacyjne w oparciu o platformę ERP Microsoft Dynamics 365, z która e-faktura będzie mogła współpracować.

OPINIE EKSPERTÓW

Przemysław Koch
dyrektor Centralnego Ośrodka Informacji

Z Indeksu gospodarki cyfrowej i społeczeństwa cyfrowego (DESI) wynika, że pod tym względem Polska niestety zajmuje 24. miejsce na 27 krajów unijnych. Wypadamy np. dużo poniżej unijnej średniej w kontekście osiągnięcia przez polskich obywateli podstawowego poziomu wykorzystania usług cyfrowych (44 proc.), wykorzystania usług cyfrowych w biznesie (54 proc. firm), czy adaptowania rozwiązań opartych na chmurze (15 proc.) i sztucznej inteligencji (18 proc.).

Ale w trzech kategoriach wyprzedzamy wiele państw w Europie: możemy się pochwalić wysokim poziomem cyfrowego przygotowania wstępnie wypełnionych formularzy oraz dostępności do danych udostępnianych przez administrację państwową. Z kolei aplikacja mObywatel jest wzorem dla całej Unii. Teraz czeka nas rewolucja w postaci Krajowego Systemu e-Faktur, wiążącego się z dalszą digitalizacją dokumentów. Ma on usprawnić biznes i m.in. skrócić czasu zwrotu VAT. Zdejmie również z firm obowiązek przechowywania i archiwizowania faktur – ich dokumenty będą zabezpieczane w państwowych ośrodkach przetwarzania danych. Spójrzmy więc na te zmiany jak na szansę dla przedsiębiorstw i całej gospodarki.

Magdalena Brzuszczyńska
wicedyrektor ds. JPK, e-sprawozdań i e-Faktur, PwC Polska

Model e-faktur jest najbardziej rozwinięty we Włoszech, które opierają się na nim od 2019 r. – zwiększył wpływy z VAT o 2 mld euro. Od tego roku również na Węgrzech poszerzono zakres fakturowania w formacie XML, natomiast Francja planuje wprowadzenie obowiązku e-fakturowania dla transakcji B2B od 2024 r. Wyprzedzi ją Polska, która od 2023 r. będzie mogła się pochwalić jednym z najbardziej zaawansowanych modeli e-fakturowania. To duże wyzwanie dla polskich firm, zważywszy, że w plikach JPK rozliczanych w 2020 r. wykryto ponad 2 mln rozbieżności. A warto wiedzieć, że e-faktury będą wymagały bardziej dokładnych i szczegółowych informacji od tych przewidzianych w JPK. Co więcej, badania PwC wskazują, że prawie 80 proc. przedsiębiorców nie rozpoczęło jeszcze przygotowań w ramach nowego systemu e-faktur, a niewiele ponad 21 proc. planuje skorzystanie z systemu e-faktur w okresie przejściowym. Rzeczywisty odsetek tych firm może być jeszcze mniejszy. Jednak odradzam odkładanie w czasie implementacji systemu e-faktur.

Krzysztof Malesa
dyrektor ds. strategii bezpieczeństwa w Microsofcie

Transformacja procesu sprawozdawczości będzie miała szersze znaczenie niż tylko podatkowe. Będzie katalizatorem stymulującym rozwój wielu innych procesów związanych z cyfryzacją w polskich podmiotach. Przygotowaniami do cyfryzacji powinni się zajmować nie tylko informatycy, ale także menedżerowie firmy, jej dział finansowy i księgowi. Takie podejście pozwoli na rozwój przedsiębiorstwa w sposób zintegrowany. Ta duża zmiana w przepisach dotyczących e-faktur to okazja dla wielu firm na skorzystanie z rozwiązań chmurowych. Oferują one m.in. szansę na skalowalności biznesu i przede wszystkim zwiększają kwestie bezpieczeństwa danych i ochronę przed cyberatakami.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane