Oszczędzanie i cięcie kosztów są naturalnymi normami postępowania każdego przedsiębiorcy. Jednak ostatnio hasła te całkowicie zdominowały wszelkie dyskusje o prowadzeniu działalności biznesowej. Z jednej strony jest to logiczne — w czasach stagnacji (pesymiści twierdzą, że na progu stoi już recesja) oraz wielkich problemów całego sektora budżetowego górą jest ten, kto najsprawniej radzi sobie z kryzysowymi problemami. Z drugiej jednak — w poszukiwaniu dodatkowych środków niektórzy menedżerowie posuwają się do absurdu, oszczędzając nawet na niezbędnych materiałach biurowych. Trudno przypuszczać, aby zobowiązanie pracownika do przychodzenia do pracy z własnym długopisem mogło realnie wpłynąć na poprawę kondycji finansowej przedsiębiorstwa.
Najczęściej jednak zmniejszenia kosztów szuka się w sferze, która z założenia nie generuje zysków — czyli w administracji. Każda firma zdaje sobie sprawę z jej niezbędności, ale najczęściej jest ona traktowana jako zło konieczne. Zazwyczaj stanowi kłopotliwą pozycję w firmowym budżecie, ponieważ tylko stanowi koszty. Za szczyt sukcesu uważa się zahamowanie wzrostu wydatków administracyjnych, pozornie nieuniknionego przy rozroście przedsiębiorstwa. Prawie nikt nie zdaje sobie sprawy z tego, że umiejętna organizacja zaplecza administracyjnego przedsiębiorstwa jest nie tylko drogą do ustabilizowania wydatków na to zaplecze, ale również sposobem zwiększenia wartości całej firmy.
Chociaż wiek XXI okrzyknięty został epoką, w której papierowa dokumentacja stanie się przeżytkiem — to jednak w firmach i urzędach wciąż króluje papier. I nie zanosi się, aby szybko miało się to zmienić. W Polsce informatyzacja pozostawia — łagodnie mówiąc — wiele do życzenia, ale nawet w przodujących w tej dziedzinie Stanach Zjednoczonych papier cały czas króluje nad elektronicznymi nośnikami informacji. Wedle obliczeń z ostatniego roku, aż 40 proc. z ponad 15 bilionów kart zadrukowanego papieru, które corocznie produkuje się w USA, stanowią różne dokumenty firmowe.
Minie jeszcze wiele lat, nim stanie się możliwe zrezygnowanie z tradycyjnej, papierowej formy większości dokumentów. Zmiany w prawie, a przede wszystkim w mentalności urzędniczej następują bardzo powoli. Przepisy wymuszają sporządzanie przez podmioty gospodarcze bardzo rozległej papierowej dokumentacji i — co gorsza — przechowywanie jej przez kilkadziesiąt nawet lat. Odpowiedzialność za nieprawidłowości i braki jest często bardzo surowa. Nic dziwnego, że w wielkich firmach zarządzanie dokumentacją stanowi znaczącą część wydatków na administrację.
Dynamiczny rozwój rynku usług outsourcingowych spowodowany jest wygodą i oszczędnością. Ryzyko przedsiębiorstwa także jest mniejsze — odpowiedzialność za ewentualne nieprawidłowości ponosi podmiot zewnętrzny. Na Zachodzie przechowywanie dokumentacji poza firmą jest zjawiskiem powszechnym — przemawia za tym oszczędność, bezpieczeństwo i możliwość fachowego zarządzania dokumentami. To także znakomita metoda na wspomniany wcześniej wzrost wartości. Liczby mówią za siebie: w przypadku firmy, która obecnie dysponuje 1000 segregatorów z dokumentami, redukcja kosztów w skali jednego tylko roku daje 100 zł na segregatorze. W perspektywie siedmiu lat, przy średnim wzroście dokumentacji o 20 proc. rocznie, wzrost wartości firmy liczony metodą DCF wynosi 147,5 tys. zł. A przecież 1000 segregatorów nie jest wielką ilością dokumentacji dla podmiotu średniej wielkości.
Nie wolno zapominać, że wydatki na archiwum to nie tylko płace personelu i kupno nowych szaf. To także modernizacja pomieszczeń, ciągłe usprawnianie systemu zarządzania dokumentacją w miarę jej przyrostu, transport dokumentów i ich zabezpieczenie. Oddanie archiwum do zarządzania i przechowywania specjalistom z zewnątrz pokazuje, jak znaczące są te koszty, których na pierwszy rzut oka nie widać. Wzrost wartości firmy dzięki poczynionym tak prosto oszczędnościom jest szansą zarówno dla tych podmiotów, które całe archiwum mieszczą w jednym pokoju, jak i dla tych, które gromadzą dokumenty w potężnych magazynach.
Autorka jest dyrektorem sprzedaży OSG Polska