Władze Rybnika sięgnęły po ciekawy sposób na oszczędności. Do obsługi kasowej w urzędzie miasta zatrudniły prywatną firmę. To już nie eksperyment. Pierwszą umowę w tej sprawie samorząd zawarł w lutym 2011 r. Wcześniej miasto zatrudniało cztery osoby na etatach kasjera (wówczas nie było jeszcze kas w urzędzie miasta przy ul. Rzecznej). Do końca 2016 r. te prace zlecano Rybnickiemu Bankowi Spółdzielczemu. Od stycznia 2017 sześć kas urzędu obsługuje już firma Monetia.
Jak informuje Agnieszka Skupień, asystentka prezydenta Rybnika, rezygnacja z prowadzenia kas przez pracowników urzędu była podyktowana przede wszystkim względami ekonomicznymi. Tylko w 2016 r. dzięki zlecaniu obsługi kasowej podmiotowi zewnętrznemu miasto zaoszczędziło około 200 tys. zł. Wojciech Jóźwiak, prezes Monetii, mówi, że outsourcing transakcyjny najlepsze efekty daje w administracji i finansach, a wielkość oszczędności wynika z warunków i skali, w jakich urząd prowadził obsługę kasową. Twierdzi, że samorządy, które obsługuje jego firma, zredukowały jej koszty nawet o 60 proc.
— Najważniejszym źródłem oszczędności jest dla urzędu pozbycie się kosztów obsługi wpłacanej przez interesantów gotówki. Chodzi o ochronę, ubezpieczenie, konwojowanie, a także obsługę samej transakcji. Tym wszystkim zamiast urzędników miejskich zajmuje się nasza spółka — wyjaśnia prezes Monetii. Dla samorządu ważne jest także uniknięcie konieczności zapewnienia zastępstw za nieobecnych pracowników i ich odpowiedzialności materialnej. Dla mieszkańców zaś dodatkową korzyścią jest możliwość regulowania w miejskich kasach także innych zobowiązań, nie tylko na rzecz gminy.
— Dla urzędu zapewnienie obsady okienka kasowego oznaczało albo zatrudnienie dodatkowej osoby, albo oddelegowanie pracownika o wyższych i lepiej wynagradzanych kompetencjach do przyjmowania wpłat. Problem zaczynał się wtedy, gdy pracownik zachorował lub korzystał z urlopu, a okienko pozostawało bez obsady. W przypadku outsourcingu kasowego personel zapewnia i opłaca firma zewnątrzna. Kontrakt z urzędem jest tak skonstruowany, by niezależnie od sytuacji okienko kasowe działało bez przestojów — mówi Wojciech Jóźwiak.
W obsłudze kas spółka wprowadza także elektroniczną wymianę danych. Jak mówi Wojciech Jóźwiak, znacznie skraca to czas obsługi, a przede wszystkim obniża koszt przelewu. Poza tym automatyzacja realizacji i uzgadniania należności eliminuje pomyłki. Urząd otrzymuje zaś gotowe szczegółowe raporty.
W Rybniku ta sama firma obsługuje także kolejkomaty, które mają usprawnić obsługę interesantów. Zajmuje się montażem, aktualizacją oprogramowania i zapewnieniem sprawnego działaniem urządzeń. Z outsourcingu transakcyjnego Monetii korzysta 21 jednostek samorządu terytorialnego (urzędy miast i gmin) i wiele innych instytucji. Rybnik jest jednak pierwszym miastem, w którym spółka wprowadziła outsourcing kasowy wraz z kolejkomatami. Tamtejszy urząd co miesiąc odwiedza ponad 8 tys. mieszkańców. Co miesiąc wpłacają do miejskiej kasy około miliona złotych.