Od 1 stycznia ryczałt na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych nie jest wolny od podatku. Istnieją jednak sposoby, aby go nie płacić.
Ryczałt samochodowy jest pieniężną formą ekwiwalentu z określonymi zasadami jego ustalania, z określonymi wskaźnikami, sposobem liczenia i wymogiem zawierania umowy cywilnoprawnej między pracodawcą a pracownikiem. Choć ustawodawca skreślił to zwolnienie z ustawy, pozostał przepis ogólny, z którego można skorzystać — zwalniający z podatku ekwiwalent za używanie własnych narzędzi przez pracownika (może to być telefon komórkowy, kamera, zestaw komputerowy, inne specjalistyczne narzędzia i sprzęt czy samochód osobowy).
Wolne od podatku i ZUS
Zgodnie z ustawą o PIT wypłacane pracownikom ekwiwalenty pieniężne za używane przez nich w pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność są zwolnione z podatku dochodowego.
— Jeżeli istnieje konieczność wykonywania pracy określonymi narzędziami i pracodawca ich nie zapewnia, to jest zobowiązany do wypłaty pracownikom stosownego ekwiwalentu — wyjaśnia Marian Jankowski, doradca podatkowy z kancelarii Lidmar.
Nie oznacza to jednak, że może to być dowolna kwota (jaką ustali pracodawca z pracownikiem), która będzie wolna od podatku i składek ZUS, pomimo że ustawa milczy na temat sposobu wyliczenia kwot ekwiwalentu.
— Należy pamiętać o tym, żeby wielkość ekwiwalentu ustalić w taki sposób, aby nie powielać zlikwidowanego ryczałtu w metodzie i sposobie liczenia, czyli aby wypłacony ekwiwalent nie został zaliczony przez kontrolujących jako ryczałt samochodowy ze wszystkimi negatywnymi konsekwencjami — radzi Marian Jankowski.
Na co uważać
Zastosowanie przepisu o ekwiwalencie pieniężnym wymaga spełnienia przez pracodawcę ściśle określonych warunków:
- samochód musi być własnością lub przynajmniej współwłasnością pracownika,
- konieczność wykonywania pracy określonymi narzędziami, których pracodawca nie zapewnia,
- świadczenie nie może być ryczałtem (nie powinno się tego ekwiwalentu z góry określać, aby nie być posądzonym o ukryty składnik wynagrodzenia),
- ekwiwalent powinien w określonej proporcji odpowiadać wartości wykorzystanych przez pracownika narzędzi i urządzeń.
Organa podatkowe mają prawo ocenić, czy wypłacane przez pracodawcę świadczenie jest ekwiwalentem zwolnionym od podatku.
— Nie wystarczy dla uzyskania zwolnienia podatkowego samo nazwanie konkretnego dochodu ekwiwalentem, lecz należy wykazać, iż istniały podstawy do wypłaty takiego świadczenia i w rzeczywistości ma ono taki właśnie charakter. Ciężar udowodnienia, że kwota podlega przedmiotowo zwolnieniu od podatku dochodowego spoczywa na podatniku, jeżeli pragnie zachować prawo do zwolnienia od podatku — dodaje Marian Jankowski.
Przyznanie ekwiwalentu pieniężnego pracownikowi powinno być potwierdzone określonymi dokumentami, np. uproszczoną ewidencją przebiegu pojazdu, innych faktur i wynikać z wewnętrznych postanowień i uregulowań.
— Oznacza to konieczność wprowadzenia stosownych zapisów do wewnętrznych regulaminów (uaktualnienie), z których wynikałaby zasada przyznawania ekwiwalentu oraz wyliczania jego wysokości — podkreśla Marian Jankowski.