Koszty pełnego wyposażenia sali konferencyjnej w najnowocześniejszy sprzęt mogą sięgnąć kilkuset tysięcy złotych.
W Polsce działa nie więcej niż dwadzieścia firm zajmujących się profesjonalnym i kompleksowym wyposażeniem sal konferencyjnych. Samych sal — istniejących i budowanych — nikt nie jest w stanie policzyć, według specjalistów branża ma się dobrze. Zdaniem Krzysztofa Kwaśniewskiego, szefa sprzedaży szczecińskiej spółki Nordweco, można tak szacować chociażby według ilości sprzedawanego w Polsce specjalistycznego sprzętu. W ubiegłym roku sprzedało się 10 tys. projektorów, a prognoza na ten rok zakłada 13 tys. sztuk. Według ostrożnych szacunków na podstawie wielkości sprzedaży do połowy roku. (7,5 tys.) w rzeczywistości sprzeda się ich około 2 tys. więcej.
Rynek sprzętu
— Rynek sprzętu i wyposażenia konferencyjnego to rynek nowości, szybkiego wprowadzania nowinek technicznych. Klienci śledzą je i nie tylko wyposażają w nie nowe obiekty, ale również modernizują stare. Rynek jest nadal w fazie wzrostu — mówi Krzysztof Kwaśniewski.
Innego zdania jest Jarosław Stróż, właściciel firmy Pol-Kongres Projekt.
Twierdzi, że rynek sprzętu konferencyjnego zwolnił. Wyposażane obiekty to przede wszystkim sale konferencyjne w nowych biurowcach i hotelach. Poza tym przeprowadzamy modernizacje istniejących już sal dydaktycznych — tłumaczy Jarosław Stróż.
Natomiast i Jarosław Stróż, i Krzysztof Kwaśniewski są zgodni co jednego: mimo iż dostarczenie sprzętu konferencyjnego i jego montaż ma w ofercie kilkadziesiąt, a może i więcej firm, tych w pełni profesjonalnych jest niewiele.
W naszej branży działa nie więcej niż kilkanaście profesjonalnych firm oferujących pełne wyposażenie i montaż sprzętu konferencyjnego — ocenia Krzysztof Kwaśniewski.
— Chociaż w Polsce jest bardzo dużo firm, które oferują wyposażenie sal konferencyjnych, to w rzeczywistości tych, które robią to w sposób w pełni kompleksowy, a przede wszystkim profesjonalny, jest około dwudziestu — dodaje Jarosław Stróż.
Koszty wyposażenia
Jak twierdzi Jarosław Stróż, koszty sprzętu dla sali konferencyjnej wyposażonej w system zintegrowanego sterowania, czyli taki, w którym za pomocą dotykowej konsoli steruje się poszczególnymi elementami wyposażenia, to setki tysięcy złotych. W przypadku skromniejszych wymagań chcący wyposażyć salę muszą liczyć się z kosztami rzędu kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych.
O wiele lepszym rozwiązaniem, zwłaszcza gdy firma ma wiele oddziałów w kraju i na świecie, jest zestawianie połączeń wideokonferencyjnych. Najtańszą namiastką wideotelefonu może być kamera internetowa i chociaż wybór tych stosunkowo tanich urządzeń jest bardzo duży, to są one raczej nieprzydatne do celów biznesowych. Jakość przekazu jest bowiem słaba. Najbardziej obiecującą klasą urządzeń są biurkowe terminale wideokonferencyjne. Dzięki specjalizowanym procesorom sygnałowym gwarantują niezłą jakość, a ich ceny zaczynają się od 500 USD. Obecność takiego terminalu bezpośrednio na stanowisku pracy ma bezsprzeczną zaletę w stosunku do sali wideokonferencyjnej, gdzie wszyscy muszą być zwoływani na określoną godzinę.
Najdroższe są systemy montowane w salach konferencyjnych, choć ceny ich i tak już spadły do poziomu 5-10 tys. USD.
Technologie
Około 85 proc. (wg Frost & Sullivan) połączeń wideokonferencyjnych zestawia się po liniach ISDN, a reszta przypada na IP, jednak analitycy z Frost & Sullivan przewidują, że w 2004 roku udziały te się wyrównają. Wadą ISDN jest koszt połączenia — wystarczającą jakość zapewniają dopiero trzy pary linii (384 kb/s). Z kolei z ruchem po IP wiążą się tradycyjne problemy pakietów przychodzących w innej kolejności albo zagubionych po drodze. Większe nadzieje wiąże się z przekazem przez internet.
Przykładem firmy, która na co dzień korzysta z systemów wideokonferencyjnych, jest Cisco. Ta ogromna korporacja, specjalizująca się w produkcji i dostawach sprzętu sieciowego, oferuje rozwiązania, które mogą spełnić najbardziej wyszukane oczekiwania klientów. Obecnie rozwiązania te wykorzystują sieć opartą na protokole IP. Daje to ogromne możliwości. Terminale lub telefony, jak kto woli, są w zasadzie nieskomplikowanymi, specjalizowanymi komputerami, które do połączeń wykorzystują internet. Po podłączeniu komputera przenośnego możliwe jest zestawianie połączeń wideo z centralą firmy, nawet w przypadku gdy pracownik znajduje się na lotnisku. Wówczas do połączeń wykorzystywana może być sieć bezprzewodowa WLAN. Podłączenie nawet najbardziej zaawansowanego zestawu wideokonferencyjnego i zagwarantowanie jakości usług sprawia, że wideokonferencje mogą nabrać nowego znaczenia. Dla przykładu — na jednym telewizorze mogą być obserwowani uczestnicy z jednego kraju, a na drugim urządzeniu przekazywana prezentacja. Podobnie jest w przypadku konferencji prasowych — nic nie stoi na przeszkodzie, by dziennikarze rozrzuceni po całym świecie mogli obserwować i brać czynny udział w tej samej konferencji. Organizuje je systematycznie firma Nokia.