Software przyspiesza certyfikację firmy

Wojciech Surmacz
13-11-2001, 00:00

W małych organizacjach można wyróżnić trzy grupy problemów utrudniających wdrożenie systemu zarządzania zgodnie z normami ISO: koszty związane z dokumentowaniem systemu, prowadzenie wymaganych przez normy audytów wewnętrznych oraz zatrudnianiem zewnętrznych konsultantów.

W dużych firmach trudności związane z wdrażaniem systemów zgodnych z ISO, wynikają ze złożoności organizacji, prowadzenia audytów wewnętrznych, sprawo- zdawczości poaudytowej oraz wprowadzania zmian do procedur. W obu przypadkach pomocny może być system komputerowy.

Według Beaty Żyłki z Politechniki Gliwickiej, systemy wspomagające zarządzanie jakością w firmie sprawiają, że wszelkie audyty przeprowadza się szybciej, łatwiej i bardziej efektywnie, co niewątpliwie wpływa na zapewnienie ciągłego doskonalenia jakości w całej firmie.

— W większości przypadków przed wdrożeniem systemu po ręcznym (tradycyjnym) przeprowadzeniu audytu pojawiają się duże ilości informacji, które trudno jest uporządkować i jednoznacznie zinterpretować. Dla niektórych firm problemem jest też sformułowanie przez audytorów wewnętrznych listy pytań tak, aby faktycznie zbadać poziom wykonywanych usług (zadań). Tymczasem dobry software potrafi to wszystko ujednolicić — tłumaczy Beata Żyłka.

Jak mówi Andrzej Niemiec, dyrektor spółki Prim z Wrocławia, odpowiedni program komputerowy może ułatwić organizację audytów wewnętrznych m.in. poprzez: planowanie audytów, ich ocenę według metod inżynierii jakości oraz nadzorowanie działań korygujących i zapobiegających.

— Skuteczny system wspomagający zarządzanie pozwala na informowanie zainteresowanych o skuteczności realizowanych działań. Do tego celu służy bogaty zestaw metod statystycznych umożliwiających ocenę komórek i obszarów zarządzania. Uzyskane materiały znakomicie ułatwiają pracę takich komórek organizacyjnych, jak rada jakości i zarząd — dodaje dyrektor firmy Prim.

W każdej organizacji po przeprowadzeniu audytu wewnętrznego automatycznie generowane są potrzebne raporty i dokumentacja audytowa. Najważniejszym elementem jest tutaj wiarygodna ocena. Zdaniem Beaty Żyłki, bardzo trudno jest jednoznacznie określić wszystkie niezgodności, które pojawiają się podczas audytu. Jak mówi, w niektórych firmach zdarza się, że rejestrowanych jest nawet do 400 niezgodności.

— Tymczasem system software’owy jest w stanie w sposób graficzny przedstawić i porównać poziom niezgodności w poszczególnych komórkach oraz dokonać wielu innych zestawień statystycznych (np. ocenę Kolmana, czy wykres Pareto), obrazujących stan jakości w firmie. To bardzo ułatwia analizę niezgodności systemowych — przekonuje Beata Żyłka.

Dyrektor wrocławskiego Primu podkreśla, że komputerowy program jakościowy często umożliwia tworzenie i zarządzanie zmianami w opisach procedur i procesów oraz ułatwia ich dystrybucję drogą elektroniczną lub tradycyjną. Jego zdaniem, jest to szczególnie ważne dla małych i średnich firm, gdyż w dobrze działających przedsiębiorstwach istnieją wypracowane metody zarządzania.

— Dobry system zastosowany w małych i średnich przedsiębiorstwach pozwala na pełne i dokładne udokumentowanie systemów zarządzania. Ułatwia również nadzorowanie realizacji poleceń i zarządzeń dyrekcji w komórkach organizacyjnych. Często pomaga też w zestawieniu w procesy poleceń i zarządzeń dyrekcji i stwarza ich dokumentację wymaganą przez normy. Odpowiednio zaimplementowany software bardzo skutecznie potrafi również przyspieszyć certyfikację systemu zarządzania — twierdzi Andrzej Niemiec.

Wojciech Surmacz

w.surmacz@pb.pl. tel (22) 334-20-64

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Wojciech Surmacz

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / Software przyspiesza certyfikację firmy