SOFTWARE ZARZĄDZA JAKOŚCIĄ
Tylko co 10. polska firma komputerowo wspomaga zarządzanie jakością
Praktycznie wszystkie zachodnie firmy posiadające ISO stosują jakościowe narzędzia komputerowe. W ten sposób radzą sobie z setkami procedur funkcjonujących wewnątrz organizacji. W Polsce takie praktyki należą do rzadkości. Tymczasem dobry software potrafi np. znacznie skrócić czas wdrażania normy i obniżyć koszty tego procesu.
W Europie Zachodniej praktycznie każda firma posiada system zarządzania jakością (SZJ). Większość uzyskała na nie certyfikaty zgodności. Spowodowało to zalanie ich morzem jakościowych procedur i dokumentów. Aby się z nimi uporać, od lat stosują narzędzia komputerowe. Informatyczne systemy wspomagające zarządzanie jakością stały się na Zachodzie powszechne. Niestety, nie można tego powiedzieć o naszym kraju.
Niedojrzałość
Według szacunków Andrzeja Niemca, dyrektora firmy PRIM, tylko około 10 proc. polskich podmiotów posiadających certyfikowane systemy zarządzania jakością stosuje ich komputerowe wspomaganie.
— Na Zachodzie informatyczna obsługa procesów jakościowych jest standardem. W Polsce to narzędzie jest jeszcze rzadko stosowane. Ale myślę, że jego upowszechnienie w naszym kraju jest tylko kwestią czasu — uspokaja Andrzej Niemiec.
Jego zdaniem, obecna sytuacja wynika z młodego wieku rodzimego rynku jakościowego. Nasze firmy często po prostu nie zdają sobie sprawy z tego, że systemem zgodnym np. z normą ISO można zarządzać za pomocą komputera. Oczywiście duża ich część posiada programy wspomagające zarządzanie w firmie, których elementy znajdują zastosowanie w dziedzinie jakości. Nie są to jednak produkty do specjalistycznej koordynacji SZJ.
Setki zadań
Europejskie standardy ISO 9000 wymagają m.in. pełnej informacji o stanie, sprawności i właściwościach metrologicznych każdego narzędzia pomiarowego użytkowanego w przedsiębiorstwie.
— Czas dostępu do takiej informacji musi być krótki, chociażby na użytek auditora sprawdzającego sprawność całego systemu. Ewidencja oparta na różnego rodzaju kartach informacyjnych, znajdujących się w różnych miejscach w firmie, tego nie gwarantuje. Stąd właśnie wynika konieczność istnienia systemów komputerowych — dowodzi Tomasz Kruszewski, dyrektor Tkompu.
Jak dodaje Andrzej Niemiec, norma ISO 9001 definiuje ponad 130 wymagań w stosunku do funkcjonującego w firmie systemu zarządzania jakością. W praktyce sprowadza się to do nadzorowania realizacji kilkuset zadań, wynikających z procedur zakładowych.
— Dobry program umożliwia na podstawie auditów szybkie i spójne planowanie jakości w skali całego zakładu. Jest to możliwe dzięki informatyzacji auditów wewnętrznych, według zasad inżynierii jakości. W ten sposób można znacznie skrócić np. czas wdrażania normy, i tym samym obniżyć koszty tego procesu — mówi dyrektor PRIM-u.
Konkretne narzędzia
Jakościowy software często przybiera formy narzędzi, mających zastosowanie w realizacji konkretnych punktów zawartych w normach ISO. Wśród nich znajdują się np. programy pozwalające na ocenę poddostawców czy zarządzanie reklamacjami. Fachowcy często określają ten drugi proces mianem jednego z najbardziej istotnych elementów, decydujących o prawidłowym funkcjonowaniu systemu zapewnienia jakości.
— Program zarządzający reklamacjami opiera się na arkuszach przyjęcia, realizacji i odbioru. Analizuje wszystkie etapy rozpatrywania reklamacji — relacjonuje Tomasz Kruszewski.
Zdaniem dyrektora Tkompu, w praktyce oznacza to dla firmy m.in. brak spóźnień w aktualizowaniu danych i możliwości bieżącej kontroli zgłoszeń i procesów napraw. Jak dodaje, rzetelne wpisywanie danych umożliwia przedsiębiorstwu całkowitą kontrolę nad stanem jego wyrobów znajdujących się na rynku.
Praktycznie wszystkie programy znajdujące zastosowanie w SZJ mogą funkcjonować w sieci wewnętrznej firmy i Internecie. To doskonale przyspiesza wymianę informacji w dużych firmach, których oddziały są np. rozrzucone po całej Polsce. Jednocześnie dużo łatwiejsza staje się kompleksowa analiza i doskonalenie procesów zarządzania jakością w całej organizacji.
JAKOŚCIOWE MORZE: Informatyczne systemy wspomagające SZJ pozwalają na łatwe i funkcjonalne poruszanie się po morzu jakościowych informacji — zapewnia Tomasz Kruszewski, dyrektor firmy Tkomp. fot. M. Pstrągowska
OKO AUDITORA: Zastosowanie komputerowych narzędzi jakościowych podnosi wiarygodność firmy w oczach auditorów zewnętrznych. Ułatwiają one bowiem dostęp do dokumentacji i przyspieszają informowanie o stanie jakości w firmie — twierdzi Andrzej Niemiec, dyrektor spółki PRIM. fot. Małgorzata Pstrągowska