Spiesz się powoli, czyli nie wszystko na raz

Rozmawiał Rafał Fabisiak
opublikowano: 02-08-2015, 22:00

ROZMOWA Z DR LIDIĄ D. CZARKOWSKĄ, KIERUJĄCĄ CENTRUM COACHINGU I MENTORINGU PRZY AKADEMII LEONA KOŹMIŃSKIEGO

„Puls Biznesu: Z badania pewnej firmy wynika, że jej najbardziej produktywni pracownicy pracują 52 minuty i potem robią 17 minut przerwy.

Najgorsze są skrajności, np. nadmierne planowanie. Nie jesteśmy w stanie zaplanować 100 proc. swojego czasu — mówi Lidia D. Czarkowska z ALK.
Zobacz więcej

BEZ PRZESADY:

Najgorsze są skrajności, np. nadmierne planowanie. Nie jesteśmy w stanie zaplanować 100 proc. swojego czasu — mówi Lidia D. Czarkowska z ALK. PRZEMYSŁAW HENSEL

Lidia D. Czarkowska, ALK: Do takich badań podchodzę z dużą ostrożnością, bo zmiana jednego elementu w metodologii mogłaby całkowicie zmienić wyniki. Jeżeli pracujemy twórczo i mamy coś wymyśleć lub opracować, to można zastosować tzw. rytm ultraradialny: dobrze jest np. poświęcić około 1,5 godziny na jeden blok, w tym jakieś 10-12 minut zajmie nam wdrożenie się w pracę, następnie mamy około 60-70 minut wysokiej koncentracji i ostatnie „schyłkowe” 10 minut. To ramy czasowe przybliżone, bo podstawą jest świadoma obserwacja własnego skupienia. Kiedy zaczynamy zerkać na zegarek, to znaczy, że organizm traci koncentrację. Należy zrobić 10-15 minut przerwy, w trakcie której trzeba dostarczyć do mózgu tlen i dobre węglowodany, czyli poruszać się i coś zdrowego przekąsić. Następnie taki cykl można powtórzyć. Jeżeli będziemy mądrze dysponowali swoją energią, robiąc takie trzy cykle przed południem i dwa po południu, po dłuższej przerwie obiadowej zakończonej spacerem, to nasza dzienna efektywność może być do 45 proc. wyższa, niż gdybyśmy kamieniem zasiedli przy biurku, starając się zrobić całą pracę za jednym podejściem.

Są mity dotyczące zarządzania czasem?

Jednym z nich jest to, że ludzie dzielą się na sowy i skowronki. Badania fizjologów udowodniły, że to, czy kładziemy się spać później, czy wcześniej, wynika z nawyków. Według analiz naukowców faza głębokiego snu powinna przypadać między 2 a 4 w nocy, więc powinniśmy się kłaść spać nie później niż przed godziną 22. Zdaniem fizjologów unikanie takiego optymalnego snu przez długi czas prowadzi do spadku produktywności i koncentracji w ciągu dnia oraz przyspiesza starzenie się organizmu. Zdecydowanie też odchodzi się od wielozadaniowości jako sposobu na produktywność. Tzw. multitasking generuje stres. Wypiera go zasada koncentracji na jednej sprawie w danym czasie i metoda małych kroków. Ograniczenie i uporządkowanieprzedmiotów na biurku tylko do rzeczy niezbędnych do pracy też ułatwia zachowanie skupienia. Ostatnio modny minimalizm jest pozytywny, bo z punktu widzenia zarządzania czasem mniej też może znaczyć lepiej. Inna sprawa: nadal podczas szkoleń uczy się tzw. zasady 80-20 Pareto. W zarządzaniu czasem polega ona na tym, aby uwagę skupiać na 20 proc. zadań, które dają 80 proc. efektów. To złudne. Pytanie o kluczowe 20 proc. może być pomocne przy wyznaczaniupriorytetów. I tu pojawia się paradoks: jeśli już je określimy, to dlaczego nie wyznaczyć kolejnych 20 proc. z tych 20 proc. i kolejnych… Czy to aby faktycznie zwiększy efektywność, skoro zawsze trzeba mieć 100-procentową pulę, aby zasada Pareto mogła zadziałać? Niektórzy wpadają w tę pułapkę.

Jak więc podchodzić do zarządzania czasem?

Najgorsze są skrajności, np. nadmierne planowanie. Nie jesteśmy w stanie zaplanować 100 proc. swojego czasu. Prawie zawsze coś niespodziewanego nam wypadnie. Należy planować nie więcej niż 60 proc. czasu, a resztę przeznaczyć na tzw. zaplanowane niezaplanowane, czyli sprawy, które twórczo nam przyjdą do głowy w trakcie działania, i na niezależne od nas zmiany w kalendarzu. Organizowanie czasu na godziny też może ograniczać. Korzystniejsze jest planowanie ze względu na pełnione role, tzn. organizowanie zadań, które mamy jako pracownik, mąż czy ojciec, biegacz czy kinoman. Zdarza się, że ludzie planują tylko swoje obowiązki zawodowe i zaniedbują inne ważne aspekty swojego życia: budowanie relacji z bliskimi, dbanie o zdrowie i kondycję psychofizyczną.

Największym zagrożeniem dla produktywności jest ciągłe odkładanie zadań na później?

Ta tak zwana prokrastynacja nie jest problemem, lecz objawem problemu. Może mieć różne podłoże, dlatego trudno wskazać jedną receptę. Notoryczne odkładanie obowiązków to często objaw przeciążenia, wykonywania zbyt wielu zadań przy braku racjonalnego odpoczynku. Czasem ludzie przekładają realizację zadań szczególnie trudnych, bo boją się porażki. Inni mają problem z domykaniem i upublicznianiem rezultatów, bo trudno im uznać swoje dzieło za wystarczająco doskonałe. Tu też pod spodem jest strach przed negatywną oceną. Są wreszcie sytuacje, kiedy ludzie podświadomie zwlekają z realizacją zadań, bo — paradoksalnie — obawiają się sukcesu, który niesie kolejne wyzwania. Mechanizmy te mogą dotyczyć także bardzo dobrych pracowników. Niekiedy prokrastynacja pojawia się, kiedy nie widzimy celu wykonywanej pracy lub inne sprawy są dla nas istotniejsze, np. niezaspokojone osobiste potrzeby (zabawy lub odpoczynku). Badania wskazują, że kiedy coś jest dla nas prawdziwie ważne i ma dla nas głęboki sens, to tego nie odkładamy.

 

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Rozmawiał Rafał Fabisiak

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu