Spokojna głowa i więcej w kieszeni

Przeniesienie na zewnątrz niektórych funkcji nie jest zarezerwowane dla dużych przedsiębiorstw. Mogą to wykorzystać także mniejsze firmy.

O tym, że outsourcing przynosi oszczędności, nie trzeba już przekonywać. Według wyliczeń firmy Atman przeniesienie serwerów do zewnętrznych centrów danych może w ciągu 20 lat być nawet o 48 proc. tańsze niż stworzenie serwerowni w przeznaczonym do tego budynku. Wobec tańszej alternatywy, czyli dalszej eksploatacji już posiadanej infrastruktury, oszczędności wyniosą 20 proc. Wyliczenia te dotyczyły serwerowni o powierzchni 500 mkw., ale według analizy tej samej firmy jeszcze bardziej outsourcing opłacałby się mniejszej firmie.

Dla serwerowni o powierzchni 20 mkw . byłby trzykrotnie tańszy, a w porównaniu do utrzymania obecnej infrastruktury informatycznej oszczędności wyniosłyby prawie 26 proc. Jednak pieniądze to nie wszystko — równie ważne dla opłacalności outsourcingu jest wybór funkcji, które firma chce zlecić na zewnątrz, wdrożenie usługi i doświadczenie usługodawcy.

Nie tylko dla największych

Outsourcing może dotyczyć różnych działów i funkcji. Renata Kabas-Komorniczak, partner w Rödl & Partners, firmie oferującej m.in. outscourcing finansowo-księgowy, uważa, że nie da się dokładnie wskazać, kiedy taka usługa zaczyna się zleceniodawcy opłacać. — Nie ma żadnej granicy obrotu, od której warto przenieść księgowość na zewnątrz. Z takich usług korzystają różne branże.

Ewentualne problemy mogą dotyczyć wdrożenia. Jeśli jednak jest dobrze przeprowadzane, to firmy nie powinny mieć żadnych kłopotów z korzystaniem z outsourcingu. Niektórym branżom może tylko nie wystarczyć sam outsourcing księgowości finansowej z powodu złożoności procesów w niej zachodzących, chodzi np. o spółki posiadające magazyny i linie produkcyjne — wyjaśnia Renata Kabas- Komorniczak. Podobnego zdania jest Paweł Reczyński, pełnomocnik zarządu Carsson Car Rental. Tłumaczy, że opłacalność outsourcingu zarządzania flota samochodową należy rozpatrywać w każdym przypadku z osobna, biorąc pod uwagę wiele elementów działalności firmy.

— Mamy dwie możliwości korzystania z outsourcingu: pierwsza to powierzenie zarządzania flotą firmie zewnętrznej, a druga — wynajęcie floty wraz zarządzaniem. Outsourcing opłaca się, kiedy odstępujemy od posiadania floty na rzecz wynajmu średnio- lub długoterminowego i redukujemy dzięki temu koszty zatrudnienia np. fleet managera i innych osób niezbędnych do zarządzania parkiem pojazdów. Natomiast w przypadku wynajmu aut firma płaci stałą ratę, więc koszty są łatwe do zaplanowania i nie ma np. wydatków na składkę na ubezpieczenie samochodów — opowiada Paweł Reczyński.

Przenoszenie i ryzyko

Korzyści, jakie można uzyskać dzięki outsourcingowi, nie ograniczają się jednak do finansów. Renata Kabas-Komorniczak podkreśla, że firmy outsourcingowe, które obsługują kilkudziesięciu klientów, mają duże doświadczenie, wiedzę i dopracowane procedury dotyczące usługi. — Poza tym korzystają z najnowszych narzędzi, których wdrożenie w firmie może być kosztowne. Chociażby oprogramowanie do odczytywania dokumentów, np. z plików PDF, albo narzędzia workflow do elektronicznego obiegu dokumentów — mówi Renata Kabas-Komorniczak.

Katarzyna Plucińska, dyrektor zarządzająca Randstad Payroll Solutions, oferującej prowadzenie spraw kadrowych i płacowych, wyjaśnia, że klient nie musi korzystać od razu z pełnego outsourcingu. Niektóre firmy najpierw przenoszą na zewnątrz zarządzanie płacami, a dopiero po jakimś czasie również kierowanie kadrami.

Dzięki informatycznemu systemowi kadrowo-płacowemu klient ma w każdej chwili dostęp do potrzebnych mu informacji. — Największe ryzyko dotyczące outsourcingu wiąże się z wyborem nieodpowiedniego partnera. Często trafiają do nas klienci, zawiedzeni usługami firmy outsourcingowej, ponieważ niezbędne dokumenty nie były przygotowywane na czas lub przy realizacji usługi popełniano wiele błędów — wskazuje Katarzyna Plucińska. Natomiast Paweł Reczyński przekonuje, że przy outsourcingu floty nie ma żadnego ryzyka.

— Co więcej, w ramach outsourcingu często gwarantowany jest samochód zastępczy na czas naprawy lub po uszkodzeniu w kolizji, dzięki czemu zapewnia się klientowi stałą mobilność. Warto jednak pamiętać, że jeżeli firma zobowiąże się do wynajmu np. 24-miesięcznego, to przez taki okres będzie ponosiła koszty, bo są one kalkulowane z uwzględnieniem czasu i przebiegu pojazdów. Za przedterminowe zerwanie umowy należy si e spodziewać kary. Jest jednak coraz więcej firm, które bardzo elastycznie podchodzą do okresu wynajmu — mówi Paweł Reczyński. © Ⓟ

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Rafał Fabisiak

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / Spokojna głowa i więcej w kieszeni