Przetargi organizowane w formie konkursu na prace autorskie są takim samym trybem udzielania zamówień jak inne.
Konkurs w ustawie Prawo zamówień publicznych stał się samoistnym trybem postępowania przetargowego. Jest on przyrzeczeniem publicznym, w którym przez publiczne ogłoszenie zamawiający przyrzeka nagrodę za wykonanie i przeniesienie prawa do wybranej przez sąd konkursowy pracy konkursowej, w szczególności z zakresu planowania przestrzennego, projektowania urbanistycznego, architektoniczno-budowlanego oraz przetwarzania danych.
Konkurs można przeprowadzić w przypadku, kiedy wartość zamówienia przekracza kwotę 6 tys. EUR. Wartością zamówienia jest w tym przypadku wartość nagród, bądź, jeżeli nagroda jest zaproszeniem do udziału w postępowaniu, wartość tego zamówienia plus wartość nagród.
Określona wartość
Chcąc przeprowadzić konkurs, zamawiający musi najpierw, tak jak w przypadku innych trybów, określić wartość zamówienia. Powinien tego dokonać w zależności od tego, czy przedmiotem zamówienia są usługi czy też roboty budowlane 3 lub 6 miesięcy przed wszczęciem postępowania (art. 35 p.z.p.).
Ustawodawca przewidział kilka rodzajów nagród, zgodnie z art. 100 mogą nimi być:
- nagroda pieniężna bądź rzeczowa,
- zaproszenie do negocjacji (w przypadku trybu negocjacji bez ogłoszenia zamawiający zaprasza co najmniej dwóch autorów prac),
- zaproszenie do negocjacji w trybie z wolnej ręki autora wybranej pracy.
Konkurs musi być poprzedzony ogłoszeniem. Jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę 60 tys. EUR, ogłoszenie należy przesłać do Prezesa UZP, jeżeli zaś jego wartość przewyższa 130 tys. EUR także do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Nowością w stosunku do pozostałych trybów jest obowiązek powołania przez kierownika zamawiającego tzw. sądu konkursowego.
Składa się on co najmniej z 3 osób, powoływanych i odwoływanych przez kierownika zamawiającego (art. 101 ust. 3-5 p.z.p.). Do członków sądu konkursowego stosuje się przepisy art. 17 p.z.p. mówiące o wykluczeniu z prac w komisji. Należy pamiętać, że jego członkami mogą być wyłącznie osoby posiadające kwalifikacje umożliwiające ocenę zgłoszonych prac konkursowych. Kierownik zamawiającego jest zobowiązany określić zasady pracy sądu konkursowego, czyli stworzyć regulamin organizacyjny sądu konkursowego.
Sąd konkursowy jest zespołem pomocniczym zamawiającego. Do jego zadań należy:
- ocena spełniania warunków przez uczestników konkursu
- sporządzenie stosownych dokumentów o pracach konkursowych
- ocena prac
- wybór najlepszej pracy i uzasadnienie wyboru.
Postępowanie
Całe postępowanie — czyli konkurs odbywa się na podstawie regulaminu konkursu, który zamawiający musi przekazać oferentowi w terminie 5 dni od dnia wpłynięcia do jego siedziby stosownego wniosku. Regulamin jest odpowiednikiem specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Szczegółowy zakres informacji, jakie powinny znaleźć się w regulaminie, określa art. 105 ust. 2. Na szczególną uwagę zasługują tutaj:
- kryteria oceny prac konkursowych wraz z podaniem ich wagi
- koszt prac, które zostaną zrealizowane na podstawie przygotowanej pracy konkursowej
- zapisy dotyczące autorskich praw majątkowych do wykonanej pracy.
Formy konkursu
Konkurs może być jedno- lub dwuetapowy. W przypadku konkursu dwuetapowego w pierwszym etapie zostają wyłonione opracowania studialne, które odpowiadają wymaganiom regulaminu. W drugim zaś sąd konkursowy ocenia prace złożone na podstawie opracowań studialnych i wyłania zwycięzcę konkursu. Po zakończeniu procedury zamawiający ma obowiązek przechowywania całej dokumentacji przez 4 lata, natomiast prace, które nie zostały wybrane, mogą zostać zwrócone ich autorom.