Strategia firmy nie zawsze jest prawdziwa
Współczesne organizacje zarządzane w sposób nowatorski widziane są przez menedżerów jako zbiór realizowanych działań. Dokonują oni analizy, jak te działania układają się w logiczną całość, a przede wszystkim wyodrębniają procesy główne i składowe zachodzące w organizacji. Potem określają ich cele i po prostu je realizują. Okazuje się jednak, że nie zawsze jest to zgodne ze strategią firmy.
— Z doświadczeń we wdrażaniu podejścia procesowego możemy powiedzieć, że w zależności od rodzaju organizacji i przedmiotu jej działalności identyfikuje się kilka, lub kilkanaście procesów głównych. Organizacje, o których możemy powiedzieć, że są zarządzane sprawnie i perspektywicznie, mają określone długoterminowe kierunki działania, zazwyczaj sformalizowane w dokumencie zwanym wizją. Ponadto opracowywane są także plany strategiczne rozwoju firm, zawierające m.in. cele strategiczne organizacji — twierdzi Tadeusz Zawistowski, konsultant UNDP Umbrella.
Często jednak cele określone w strategii firmy nie odnajdują potwierdzenia w realizowanych procesach. Charakterystycznym zjawiskiem jest np. to, że organizacja zapisuje w strategii ukierunkowanie na poszukiwanie nowych klientów lub rozwój produktów. Tymczasem w zidentyfikowanych procesach nie ma mowy o realizacji tych celów.
— Zestawienie wizji i strategii rozwoju organizacji ze zidentyfikowanymi procesami zapewnia nie tylko identyfikacje białych plam, ale także powinno ukierunkowywać alokacje zasobów na procesy, które z punktu widzenia ww. dokumentów są najistotniejsze. Można zatem stwierdzić, że istniejąca strategia organizacji, określona przez kierownictwo, ma decydujący wpływ na opracowany model procesów biznesowych — podkreśla Tadeusz Zawistowski.
Hierachia i cele
Kolejne działanie, jakie należy podjąć przy wdrażaniu podejścia procesowego to określenie procesów składowych tworzących procesy główne i określenie ich hierarchii.
— Przygotowanie hierarchii pozwala zrozumieć zidentyfikowane procesy — wyjaśnia konsultant Umbrelli.
Następnym etapem zastosowania podejścia procesowego jest realizacja działań zgodnie z przyjętym przebiegiem procesu. W trakcie realizacji procesu należy zbierać dane i informacje o przebiegu procesu. Umożliwia to identyfikację ewentualnych przeszkód.
— Tutaj należy od razu wspomnieć o kolejnym etapie prac, tzn. określaniu celów dla procesów. Wychodząc z założenia, że cała struktura zidentyfikowanych procesów odnosi się do strategii organizacji, nasuwa się spostrzeżenie, że należy określić cele realizowanych procesów. Określenie celów procesów nie tylko pokazuje, jak wpływają one na realizację strategii organizacji, ale także prezentuje wszystkim zaangażowanym w proces, jakie są oczekiwania kierownictwa — mówi Tadeusz Zawistowski.
Określenie mierników
Ostatnim krokiem w stosowaniu podejścia procesowego jest określenie mierników efektywności prowadzenia procesu.
— Organizacje często stosują różne mierniki, które można wykorzystać do oceny skuteczności realizacji celów procesu. Zazwyczaj jednak mierniki te pokazują sytuację w aspekcie historycznym. Stwierdzenie po realizacji procesu, że cel nie został osiągnięty na pewno, daje cenną wiedzę, ale nie przyczynia się do prowadzenia efektywnych działań biznesowych — twierdzi Tadeusz Buchacz, dyrektor Umbrelli.
W związku z tym, po przeprowadzeniu analizy procesu i określeniu celów procesów, można nie tylko określić miernik oceniający stan całego procesu, ale można także zaprojektować punkty pomiarowe wewnątrz procesu (zazwyczaj sytuowane w tzw. wąskich gardłach).
Wojciech Surmacz
[email protected] tel. (22) 611-62-38