Postaw na outsourcing, a obowiązki księgowe nie będą cię już absorbować.
Deklaracje podatkowe, pracownicze: PIT 4, PIT 11, PIT 8B, ZUS-owskie: ZUA, ZWUA, DRA, RCX, RZA; skarbowe: CIT 2, CIT 8, VAT-owskie: VAT 7, VAT UE, GUS-owskie, od czynności cywilnoprawnych. Są tacy, którzy za niewygórowaną opłatą obowiązki te przejmą… z radością. A zalet wyodrębnienia księgowości i płac z firmy i zlecenia takich usług na zewnątrz jest wiele. Możesz zaoszczędzić i na dodatek będziesz miał czas, by skupić się na podstawowej działalności swego przedsiębiorstwa.
Zysk na kosztach
Według raportu firmy IDC wydatki na outsourcing w grupie usług finansowo-księgowych będą w Europie rosły w ciągu najbliższych lat o kilkanaście procent rocznie. Dlaczego przedsiębiorcy chcą likwidować działy księgowości i płac?
— Firma oszczędza, płacąc za realizację funkcji (np. prowadzenie ksiąg rachunkowych) mniej, niż kosztowałoby to własnymi siłami — wyjaśnia po prostu Monika Wienskowska, menedżer produktu z departamentu rachunkowości HLB Frąckowiak i Wspólnicy.
— Oszczędności pojawiają się na dwóch głównych poziomach: przy redukcji etatów spadają koszty wynagrodzeń i szkoleń pracowników, a ponadto nie trzeba kupować systemów komputerowych i oprogramowania księgowego — dodaje Monika Godlewska z FPA Group.
— Warto wspomnieć również o powierzchni użytkowej i wyposażeniu. Dział księgowości zajmuje powierzchnię biurową, którą można przeznaczyć na inne cele lub z niej zrezygnować. Najistotniejszą korzyścią płynącą z ograniczenia kosztów na realizację funkcji pomocniczych, jak księgowość, jest jednak uwolnienie środków na inwestycje w strategiczne obszary działalności przedsiębiorstwa — zauważa Monika Wienskowska.
Cena outsourcingu
— Stawki za outsourcing kadrowo-płacowy liczone są zwykle od pracownika i wynoszą od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych. Im więcej pracowników, tym taniej — mówi Monika Godlewska.
— Outsourcing księgowy rozlicza się inaczej, na podstawie liczby faktur zakupu i sprzedaży przepływających przez firmę. By zostać jednak przy przeliczniku na jednego pracownika, można powiedzieć, że to jeszcze raz taki sam koszt jak za kadry i płace — dodaje.
W zamian zamawiającego nie interesują, poza przesłaniem pieniędzy na składki ZUS i podatki, listy płac, deklaracje, korekty, zmiany programu Płatnik itp.
Popularne biura rachunkowości, niemieniące się firmami outsourcingowymi bywają tańsze. Jest zatem wybór. Biura rachunkowe dysponują jednak mniejszym sztabem ludzi, nie współpracują z doradcami podatkowymi czy inwestycyjnymi.
Jakość i bezpieczeństwo
— Należy poszukiwać zleceniobiorcy, który oferuje zarówno obniżkę kosztów, jak i poprawę standardu. Takie wymaganie jest całkowicie uzasadnione, a jego spełnienie — realne. Wysoki standard usług to rezultat konkurencji na rynku firm outsourcingowych oraz doświadczenia wyniesionego ze współpracy tych firm z różnymi przedsiębiorstwami. Poszczególni pracownicy firm outsourcingowych specjalizują się w realizacji konkretnych zadań księgowych. Duży stopień specjalizacji jest praktycznie niemożliwy w małych i średnich przedsiębiorstwach, gdzie księgowi muszą wykonywać zadania wymagające różnych umiejętności — tłumaczy Monika Wienskowska.
— Firmy outsourcingowe mają wysoką polisę OC, nawet na miliony złotych. W razie błędu to outsourcer za niego odpowiada. Oczywiście, zgodnie z prawem urząd skarbowy zwraca się z wątpliwościami bezpośrednio do podatnika, na podstawie umowy podatnik może jednak przerzucić sprawę na usługodawcę — mówi Monika Godlewska.
Dodaje, że wykonawca usług może wziąć na siebie również obsługę kontroli organów skarbowych oraz reprezentowanie klienta w urzędach skarbowych i innych.
— Ryzyko, które redukuje outsourcing, to również nieoczekiwana absencja personelu, np. głównego księgowego — zauważa Monika Wienskowska.
Decyzji o zleceniu obsługi księgowości i płac na zewnątrz nie można jednak podejmować pochopnie. Tym bardziej, że są firmy, którym się to zwyczajnie nie opłaca. I trzeba wziąć pod uwagę zagrożenie, że informacje o naszym przedsiębiorstwie mogą wypłynąć na rynek.