Systemy analityczne skupiają całość wiedzy zgromadzonej w firmie. Jednak, aby powstałe z ich pomocą raporty były pomocne, muszą być wdrożone „z głową”.
Według Pawła Gajdy z Oracle Polska, systemy business intelligence (BI) są naturalną konsekwencją rozwoju firmy oraz m.in.: potrzeb rynku, wymagań akcjonariuszy lub wzrostu konkurencyjności. Oznacza to, że firma musi posiadać określoną strategię działania w przyszłości i uwzględnione w niej miejsce dla systemów analitycznych.
— Jasno określoną strategię mają zazwyczaj przedsiębiorstwa duże lub szybko rozwijające się. Aby projekt klasy BI był realizowany skutecznie, muszą zaistnieć czynniki wewnętrzne, np.: potrzeby kierownictwa, świadomość „dojścia do ściany” informacyjnej w zarządzaniu, jak również analizy procesów biznesowych oraz określenie celów strategicznych — przekonuje Paweł Gajda.
Strategia firmy wyznacza obszary zastosowań narzędzi analitycznych.
— Jeżeli przykładowo przedsiębiorstwo ma orientację handlową, niewątpliwie najważniejszym dla niego obszarem eksploracji będą dane z systemów CRM. Dla producenta istotne będzie również badanie zdarzeń zachodzących na całej długości łańcucha wytwarzania produktu — od danych o zaopatrzeniu, poprzez produkcję, aż do sprzedaży. Natomiast każda organizacja jest zainteresowana badaniem zdarzeń z obszaru finansów — twierdzi Marek Ryński, dyrektor handlowy Sybase Polska.
Definicja potrzeb
Jeśli w strategii długofalowego rozwoju przedsiębiorstwa umieszczono system business intelligence, przed jego wdrożeniem powinno znaleźć się miejsce na analizy przedwdrożeniowe, nazywane także definicjami potrzeb biznesowych.
— Do kluczowych czynników sukcesu w realizacji projektów wdrożenia systemów analitycznych należą: koncentracja na potrzebach biznesowych, a nie na zastosowanej technologii, oraz aktywne włączenie użytkowników końcowych do zespołu projektowego. Dzięki temu stają się oni niejako jednocześnie użytkownikami i wykonawcami systemu, z którym będą pracować — sprzyja to jego efektywnemu wykorzystaniu — wylicza Piotr Rynkiewicz, główny specjalista business intelligence Comarchu.
— Analizy powinny dać odpowiedź na szereg pytań, np. jaki jest zakres i jakość danych źródłowych, kto jest odbiorcą analiz, jak będzie kształtował się proces analizy danych w systemie, jaka jest architektura techniczno-programowa budowanego systemu. Dopiero ostatnim krokiem jest wdrożenie, które powinno odbywać się etapowo i musi być odpowiednio monitorowane, zarówno przez wdrażającego, jak i klienta — dodaje Rafał Kudliński, dyrektor działu IT DomData.
Małymi krokami
Według przedstawicieli firm zajmujących się systemami analitycznymi, istotnym elementem przygotowania do wdrożenia systemu BI jest świadomość możliwości, jakie niosą aplikacje tej klasy. Przedstawiciele przedsiębiorstwa muszą zdawać sobie sprawę z nakładów i zmian, jakie będą musiały się dokonać po wdrożeniu takiego systemu. Ważne jest ustalenie priorytetów i celów, które mogą być osiągane w poszczególnych etapach wprowadzania systemu business intelligence.
— Krokiem, często omyłkowo wykonywanym jako pierwszy, jest wybór odpowiedniego narzędzia oraz firmy, która wykona wdrożenie. Warto zadbać o to, żeby moduły wdrażanego rozwiązania pochodziły od jednego producenta — gwarantuje to kompatybilność narzędzi. Warto także sprawdzić, czy firma wdrażająca aplikacje analityczne może liczyć na wsparcie u producenta oprogramowania — przekonuje Rafał Kudliński.