System pracuje w ośmiu spółkach
Huta Sendzi-mira kupiła system firmy IFS w wersji sparametryzowa-nej na potrzeby innej działającej w tej samej branży firmy. Pozwoliło to obniżyć cenę projektu i przyspieszyć sam proces wdrożenia.
Huta Tadeusza Sendzimira podjęła decyzję o zakupie zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem w 1998 roku. Do tego czasu ten ogromny zakład korzystał z oprogramowania kilku producentów, pracującego w oparciu o różne bazy danych. Część tych aplikacji opierała się na komputerach PC, inne bazowały na przestarzałych już wtedy mainframe’ach ICL.
— Dane pomiędzy tymi aplikacjami były wymieniane na różne sposoby i w różnych terminach. Obciążało to pracowników koniecznością dodatkowej ich weryfikacji, a powstałe tą drogą raporty okazywały się często nieaktualne — wyjaśnia Jerzy Romanek, obecny dyrektor biura informatyki Huty Tadeusza Sendzimira.
Cena, szybkość, jakość
W tej sytuacji Huta musiała zdecydować, czy dalej rozwijać i modyfikować posiadane już oprogramowanie, czy też kupić nowy, obejmujący wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa system zintegrowany. Wybrano drugi wariant. W sierpniu 1998 r. HTS ogłosiła przetarg nieograniczony na zakup nowego oprogramowania wspomagającego zarządzanie. Odpowiednie ogłoszenie ukazało się w prasie. Specyfikację istotnych warunków zamówienia odebrało 24 potencjalnych dostawców. Oferty złożyła ostatecznie jedna trzecia z nich. Nieoficjalnie wiadomo, że w szranki o kontrakt stanęły: Centrum Informatyki HTS-Comarch, SAP Polska wspólnie z Comarchem, IFS Poland, Oracle Polska, Simple, Teta, Wonlok, XAL Software Serwis. Komisja przetargowa wybrała ostatecznie ofertę IFS Poland.
— O wyborze systemu firmy IFS zdecydowały przede wszystkim najkrótszy czas realizacji przedsięwzięcia i najkorzystniejsze warunki cenowe. Satysfakcjonowały nas również wizyty referencyjne. Bardzo ważnym czynnikiem było bowiem doświadczenie firmy IFS we wdrażaniu systemu w branży hutniczej —tłumaczy Jerzy Romanek.
Z doświadczeniem
Wcześniej IFS wdrożył swój system w spółce Stalprodukt. W dużej mierze, właśnie na wersji sparametryzowanej pod potrzeby tej firmy oparto instalację w HTS.
Przetarg rozstrzygnięto w maju 1999 roku. Umowę z IFS Poland huta podpisała rok po jego rozpisaniu, czyli w sierpniu 1999 roku. Do 1 stycznia 2000 roku uruchomiono wchodzące w skład modułów Finanse i Dystrybucja: Księgę główną, Księgę zobowiązań, Księgę należności, Generator raportów, Środki trwałe, Zakupy, Faktury, Zamówienia klienta, Magazyny wyrobów gotowych, Magazyny materiałów eksploatacyjnych i Magazyn inwestycyjny. Funkcjonalność automatycznego rozliczania kosztów ma być ukończona w końcu 2001 roku.
W 2001 roku rozpoczęto też wdrażanie modułów CRM, Produkty i Remonty. Wdrożenie aplikacji IFS umożliwiło dostęp do informacji do tej pory nierejestrowanych np. dokładnej historii realizacji zamówień. Ciągła kontrola stanów magazynowych i możliwość ich analizy pod różnym kątem zaowocowały zaś znacznym obniżeniem stanów magazynu technicznego.
Przedstwiciel HTS twierdzi, że samo wdrożenie przebiegało bez większych problemów.
— Jestem trzecim szefem informatyki huty od momentu rozpisania przetargu. Nie wszystkie informacje mam więc z pierwszej ręki. Z tego, co udało mi się dowiedzieć, wynika jednak, że problemy wiązały się głównie z tzw. czynnikiem ludzkim.
Obawy przed tak wielkim wdrożeniem paraliżowały niektórych pracowników. Czasem można było usłyszeć wypowiedzi w rodzaju: I tak się to nie uda. Już w trakcie działania pierwszych części systemu, w I kwartale 2000 roku, zmieniane były szablony niektórych dokumentów, np. faktur, potwierdzeń zamówień i dowodów dostaw — wyjaśnia Jerzy Romanek.
Nie tylko huta
Huta kupiła oprogramowanie ze środków własnych. W posiadanie sprzętu weszła drogą leasingu. W pewnym uproszczeniu można stwierdzić, że sama stała się też leasingodawcą dla innych podmiotów. Z systemu kupionego przez hutę oprócz niej korzysta bowiem jeszcze siedem innych spółek.
— W procesie restrukturyzacji wydzielono z huty siedem spółek, które również korzystają z systemu firmy IFS. W zamian za opłaty abonamentowe dzierżawimy im infrastrukturę sieciową i oprogramowanie. Pod warunkiem że całość będzie działać na jednym serwerze, dostaliśmy na to zgodę od firmy IFS — dodaje Jerzy Romanek.