SYSTEMY F-K WYMAGAJĄ LICZNYCH MODYFIKACJI
Niektórzy księgowi poświęcają wdrożeniu aplikacji tylko 5 dni w miesiącu
Producenci zagranicznych systemów klasy ERP przyznają, że największe kłopoty z lokalizacją swojego oprogramowania na polskim rynku mają z modułami finansowo-księgowymi. Przyczyną tego są polskie przepisy dotyczące rachunkowości oraz dodatkowe życzenia klientów związane ze specyficzną gospodarką finansową niektórych przedsiębiorstw.
Gdy w latach 1993-94 polskie przedsiębiorstwa rozpoczynały informatyzację, moduły finansowo- -księgowe były najchętniej kupowanymi elementami systemów wspomagających zarządzanie. Wiele firm na dłuższy czas poprzestawało na wdrożeniu wyłącznie takich aplikacji i nie wyrażało zainteresowania oprogramowaniem logistycznym czy produkcyjnym. Obecnie trend ten uległ zmianie.
— Jeszcze 3-4 lata temu dość popularne było wdrażanie wyłącznie modułów finansowo-księgowych. Mniej więcej od 2 lat transakcji takich jednak nie zawieramy. Obecnie wszystkie projekty będące w trakcie realizacji zawierają, prócz modułów finansowo-księgowych, aplikacje do obsługi sprzedaży lub planowania produkcji — twierdzi Renata Szymańska, dyrektor ds. marketingu w SAP Polska.
— W ciągu ostatnich dwóch lat naszej działalności na polskim rynku żaden klient nie kupił samych modułów finansowo-księgowych. Wydaje się, że z jednej strony jest to wynikiem wzmożonego zainteresowania controllingiem operacyjnym, z drugiej zaś, ceny aplikacji naliczane są w taki sposób, że bardziej opłaca się kupić od razu rozbudowany system niż co jakiś czas dokupywać pojedyncze moduły — dodaje Paweł Daszkiewicz, dyrektor ds. realizacji w QAD Polska.
Przymus korporacyjny
Przedstawiciele producentów oprogramowania zwracają przy tym uwagę, że nawet klienci, którzy kilka lat temu kupili wyłącznie aplikacje finansowo-księgowe, dokupili już inne moduły zintegrowanych systemów klasy ERP. Przykłady firm, które nabyły w jakimś domu softwareŐowym wyłącznie aplikacje finansowo-księgowe, należą do wyjątków i wcale nie oznacza to, że firmy te nie korzystają z aplikacji innego rodzaju.
— Mamy tylko jednego klienta, który kupił u nas wyłącznie oprogramowanie finansowo-księgowe. Jest nim polski oddział Franke-Gastopol, producenta akcesoriów do restauracji typu fast food. Nie oznacza to jednak, że firma ta nie używa softwareŐu innego typu, np. logistycznego. Producent tego oprogramowania jest jednak taki sam dla wszystkich zagranicznych oddziałów i został narzucony przez centralę firmy. W Stanach Zjednoczonych około 40 proc. naszych klientów używa wyłącznie oprogramowania finansowo-księgowego. Modułów innego typu nie stosują oni w ogóle. Nie kupują ich nawet u innych producentów oprogramowania — wyjaśnia Urszula Habowska z Great Plains Software Polska.
Prawo i nie tylko
Moduły finansowo-księgowe są tymi częściami zagranicznych systemów klasy ERP, które najtrudniej przystosować do lokalnych warunków. Spokój dostawców mącą też specyficzne wymagania niektórych klientów.
— W przypadku przedsiębiorstw, które jednocześnie występują w roli klienta i dostawcy, polskie prawo dopuszcza możliwość dokonywania rozliczeń bez przepływów finansowych. Specjalnie na zamówienie firmy Howell, handlującej materiałami stalowymi, stworzyliśmy więc specjalny moduł kompensacyjny. Nie mogliśmy go w prosty sposób przenieść z zagranicznych wersji naszego systemu, gdyż tego typu rozwiązania są obce zachodnioeuropejskim i amerykańskim przepisom — tłumaczy Paweł Daszkiewicz.
Przepisy prawne nie są jednak jedynym czynnikiem wpływającym na ostateczny kształt modułów finansowo-księgowych. Czasami o ostatecznej formie oprogramowania decydują przyzwyczajenia polskich księgowych.
— Pod naciskiem klientów wprowadziliśmy do naszego systemu tzw. czerwone storno, czyli możliwość oznaczania korekt w kolorze czerwonym. Jest to rozwiązanie niespotykane na świecie, ale zwyczajowo przyjęte w polskiej księgowości — dodaje Urszula Habowska.
Zdarza się też, że niektóre aplikacje finansowe konstruuje się tylko ze względu na specyficzne potrzeby danego klienta.
— Polskie przepisy precyzyjnie wyjaśniają, jakie odsetki obowiązują w obrocie publiczno-prawnym, np. wobec urzędów skarbowych. W stosunkach między firmami wszystko zależy jednak od indywidualnych decyzji. Niektóre przedsiębiorstwa prowadzą zaś bardzo wyrafinowaną politykę naliczania opłat karnych. Wykorzystują je w negocjacjach do wywierania nacisku na kontrahentów. Z tego powodu dla jednego z naszych klientów z branży motoryzacyjnej musieliśmy stworzyć osobną tabelę naliczania odsetek karnych dla każdej grupy kontrahentów, z uwzględnieniem możliwości zmiany wysokości tych odsetek w różnych okresach. Dla większej elastyczności działania klient zażądał jeszcze możliwości zmiany już naliczonych kar bezpośrednio przez dyrektora finansowego — ujawnia Paweł Daszkiewicz.
Niektórzy twierdzą wręcz, że właściwie każde wdrożone rozwiązanie stworzone jest specjalnie dla klienta. Producenci systemów klasy ERP dysponują co prawda wzorami standardowych planów kont, jednak klienci z reguły wolą, by je trochę podretuszować.
— Im mniejszy klient, tym częściej analizuje możliwość wykorzystania standardowych planów kont. Na etapie wdrożenia właściwie wszyscy proszą o ich modyfikacje — informuje Anna Beresińska, starszy konsultant w SAP Polska.
Pięć dni księgowego
Samo przygotowanie aplikacji finansowo-księgowej to nie wszystko. Aby mieć z niej jakiś pożytek, należy ją poprawnie wdrożyć. Tu pojawiają się kolejne problemy. Użytkownicy często zawężają swoje wyobrażenia o systemach informatycznych do już poznanego oprogramowania. Uważają, że każdy system powinien działać tak samo jak ten, który już znają. Przedstawiciele Great Plains Software Polska wspominają klienta, u którego używane wcześniej oprogramowanie pozwalało na kojarzenie płatności z nie wprowadzonymi do systemu fakturami zobowiązań. Pracownice księgowości przyzwyczaiły się do wprowadzania tylko tych płatności, których termin mijał w najbliższym czasie, a rejestrację faktur innych zobowiązań odkładały na później. System DyNAMICS na to nie pozwalał, więc stwierdziły, że jest wadliwy. Dopiero interwencja zarządu przedsiębiorstwa doprowadziła do zmiany procedur działu księgowości. Problemem jest też znalezienie przez księgowych czasu na współpracę we wdrażaniu nowego oprogramowania.
— Obciążenie pracą działów księgowości w ciągu miesiąca jest bardzo różne. Coraz częściej w kontraktach znajdują się zastrzeżenia, że prace związane z wdrażaniem modułów finansowo-księgowych mogą się odbywać tylko pomiędzy 5-10 lub 25-30 dniem miesiąca. Wtedy księgowi mają najwięcej wolnego czasu, który mogą poświęcić na współudział w implementacji oprogramowania — sumuje Paweł Daszkiewicz.
SAME ŻYCZENIA: Przedstawiciele firmy QAD Polska, której dyrektorem generalnym jest Marek Żuk, twierdzą, że klienci chętnie zgłaszają różne uwagi dotyczące funkcjonalności modułów finansowo-księgowych. Chłodniej podchodzą do konieczności testowania oprogramowania zmodyfikowanego wedle ich sugestii. fot. BS
LIDERZY I AUTSAJDERZY: Spośród modułów finansowo-księgowych najpopularniejsze są aplikacje do rachunkowości finansowej i controllingu. Najrzadziej kupowane są moduły typu treasury, pozwalające zarządzać kontraktami, instrumentami pochodnymi i transakcjami walutowymi — informuje Renata Szymańska, dyrektor ds. marketingu w SAP Polska. fot. MP