Systemy zarządzania jakością (SZJ) wymagają wsparcia odpowiednio dobranymi programami, technikami i narzędziami informatycznymi. Gromadzenie danych w przypadku dokumentacji, skracanie analizy procesów i ich skutków za pośrednictwem technologii informatycznych usprawnia tylko działanie i podnosi efektywność firmy. Coraz trudniej wyobrazić sobie funkcjonowanie przedsiębiorstwa bez wspomagania komputerowego.
— Niestety, zdecydowana większość przedsiębiorstw nie posiada środków potrzebnych na zakup, wdrażanie i utrzymanie zaawansowanych systemów informatycznych, których ceny są naprawdę wysokie — mówi Wiktor Dega, właściciel firmy KGK z Poznania.
Zastosowanie odpowiednich programów komputerowych pozwala zwiększyć efektywność pracy nie tylko działu jakości, ale i całego przedsiębiorstwa.
W zarządzaniu jakością występuje wiele działań, które łatwo dają przedstawić się w formie wykresów i schematów liczbowych. Przepływ danych dotyczących jakości między poszczególnymi działami firmy musi być płynny. Również poprawne funkcjonowanie systemu produkcyjnego, czyli urządzeń, przyrządów pomiarowych, materiałów itp. stwarza potrzebę ciągłego gromadzenia i aktualizacji informacji. Wymaga ponadto wydawania i rejestracji wielu dokumentów — atestów, świadectw badań, protokołów pomiarowych, kart kontrolnych, planów kontroli i sprawozdań. Dlatego też podlegający ciągłym zmianom SZJ często wymusza wykorzystanie narzędzi informatycznych.
Nie tylko czynniki wewnętrzne skłaniają firmy, które wdrożyły SZJ, do wykorzystania technik informatycznych. Wiele norm i regulacji prawnych, a nawet przepisów związanych z ochroną środowiska prowadzi do wzrostu zapotrzebowania na dokumentowanie danych o jakości. Dzięki wprowadzeniu wspomagania komputerowego w SZJ firma zyskuje automatyczny i niezawodny system pozyskiwania i przetwarzania dużej ilości danych związanych z różnymi aspektami jakości, a powstających na wszystkich etapach powstawania i funkcjonowania wyrobu, od fazy jego projektowania, aż po serwis.
— Przed wprowadzeniem systemu informatycznego każda firma powinna przeanalizować, jaki model komputerowego wspomagania będzie dla niej najdogodniejszy. Nie ma nic gorszego niż przeinwestowanie w ramach mody na stosowanie systemów wspomagających —uporzedza Norbert Rodak, koordynator systemów zarządzania jakością w firmie Esselte.
Narzędzia informatyczne zapewniają szybkie przeprowadzanie analiz oraz połączenie poszczególnych działów przedsiębiorstwa dzięki umożliwieniu wszystkim zainteresowanym jednostkom bieżących danych o jakości. Dzięki efektywnemu wprowadzaniu danych do obwodów sterowania jakością, systemy umożliwiają sterowanie jakością na poziomie produkcji i na poziomie zarządzania. Tworząc bazę danych umożliwiającą bezpieczne przechowywanie i efektywne zarządzanie informacjami, tworzy się tym samym historię jakości wyrobów, która może zostać wykorzystana np. do aktualizacji planów kontroli produkcji.
Aby systemy informatyczne oraz ich elementy działały jak najlepiej, muszą być traktowane przez SZJ na równi z urządzeniami produkcyjnymi. W pewnym sensie są one także złożonymi „maszynami informatycznymi”, odpowiedzialnymi za procesy wytwórcze. Od dobrego oprogramowania zależy efektywność i szybkość działania firmy oraz jakość jej wyrobów czy usług.
— Zainteresowanie przedsiębiorstw narzędziami informatycznymi wspomagającymi SZJ jest na razie niewielkie. Część firm, które niedawno wdrożyły systemy zapewniania jakości, nie zdaje sobie sprawy, że posiadany przez nie SZJ bez wsparcia informatycznego nie może być w pełni wykorzystany. Dlatego przewiduję, że w ciągu najbliższych kilku lat systemy informatyczne będą stopniowo zyskiwały na popularności — mów Marek Suszczyk, zastępca dyrektora generalnego Exact Software Poland.