Tanio i dobrze

Zarządzanie drukiem wymaga wdrożenia innowacyjnych rozwiązań. Stawką są wielotysięczne oszczędności

Koszty druku to nie tylko cena sprzętu, tonerów i papieru. To również rachunki za energię elektryczną, wydatki na serwisowanie i czynsz najmu — powierzchnię, którą zajmują drukarki, można by wykorzystać w inny sposób. Dodajmy do tego straty związane z brakiem kontroli nad poufnymi danymi. A także te godziny, kiedy pracownicy, zamiast sumiennie wykonywać obowiązki, drukują na służbowych maszynach prywatne dokumenty: ulubione artykuły z internetu, wyciągi z konta bankowego, skrypty na studia podyplomowe.

DO POPRAWKI:
Zobacz więcej

DO POPRAWKI:

Kontrola kosztów druku, niezawodność urządzeń, zmniejszenie zużycia papieru i materiałów eksploatacyjnych to sfery, z którymi małe i średnie firmy jeszcze nie zawsze sobie radzą. Fotolia

Oszczędności pozorne i prawdziwe

Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox Polska, nie ma złudzeń: w typowym polskim biurze nikogo nie obchodzi, ile jest maszyn drukujących, materiałów eksploatacyjnych czy pochowanych w szafach ryz papieru. Na taką niefrasobliwość — twierdzi — pozwalają sobie nie tylko decydenci w wielkich przedsiębiorstwach, ale również szefowie mniejszych firm.

— Zdarzają się przypadki, że urządzeń jest więcej niż użytkowników, a za zakup tonerów odpowiada niezależnie kilka osób. Zaś z powodu nieuwagi, złej komunikacji w zespole lub braku dobrej organizacji pracy bardzo często dochodzi do drukowania niepotrzebnych materiałów lub dublowania produkcji dokumentów — mówi Maciej Nuckowski.

Podmioty z sektora MSP wydają na druk średnio 15 proc. budżetu przeznaczonego na IT, co może oznaczać kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie. Często firmy mają problemy z kontrolą kosztów w tej dziedzinie (51 proc.), niezawodnością urządzeń (40 proc.), zmniejszeniem zużycia papieru (35 proc.) i zarządzaniem materiałami eksploatacyjnymi (32 proc.) — wynika z badania Quocirca z 2014 r. Jak stawić czoła tym wyzwaniom?

— Sposobów na optymalizację środowiska przetwarzania dokumentów jest wiele. Wymiana infrastruktury sprzętowej na oszczędną i ekologiczną, wdrożenie rozwiązań do monitorowania kosztów i automatyzacji przepływu dokumentów, wybór formy finansowania czy spersonalizowany zakres usług — to wszystko pozwala znacząco ograniczyć koszty i usprawnić działania związane z drukiem — podkreśla Maki Nagao, starszy menedżer ds. marketingu w Kyocera Document Solution Europe. Specjaliści zalecają zrobienie porządku z niejednorodnym parkiem maszyn.

Urządzenia różnych marek — mówią — warto zamienić na sprzęt jednego producenta. A jeśli kogoś nie stać na taki zakup, może się zdecydować na dzierżawę. — Lepiej nie czekać z takimi zmianami. Według Gartnera firmy, które skutecznie zarządzają drukiem i korzystają efektywnie z urządzeń wielofunkcyjnych, mogą zaoszczędzić od 10 do 30 proc. na całkowitych kosztach druku — tłumaczy Radosław Miszkiel, szef działu obsługi przedsiębiorstw w Samsung Electronics Polska. Do niedawna wyznacznikiem niskich kosztów druku była cena sprzętu. Inwestycja w tanie maszyny wiązała się jednak z koniecznością zakupu drogich materiałów eksploatacyjnych i większą awaryjnością. Jak jest dzisiaj? Klienci biznesowi, inwestujący w drukarki i urządzenia wielofunkcyjne, poszli wreszcie po rozum do głowy.

Coraz większą wagę przywiązują do TCO, czyli całkowitych kosztów druku, obejmujących m.in. materiały eksploatacyjne, zużycie prądu i serwis. Potwierdzeniem jest badanie „Brother Amplift Research”, przeprowadzone pod koniec ubiegłego roku przez Dentsu Aegis Network Amplifi na zlecenie firmy Brother Polska. Ponad połowa respondentów (55 proc.) zwraca uwagę na ceny produktów, ale też koszty ich eksploatacji i serwisu. Prawie co piąty (18 proc.) za najważniejsze uważa cechy i funkcjonalności maszyn. Dla 15 proc. przedsiębiorców istotne są warunki użytkowania, czyli m.in. oferowane materiały eksploatacyjne i instalacja.

Niespełna 8 proc. wskazuje głównie na warunki serwisu i sprawy związane z gwarancją. Te wyniki świadczą dobitnie o tym, że przynajmniej część firm chce skończyć z marnotrawstwem w sferze druku. A jednak są potencjalne źródło oszczędności, których użytkownicy zdają się w ogóle nie zauważać.

Przykład: tylko niecałe 2 proc. uczestników sondażu Brothera widzi potrzebę wdrażania programów umożliwiających kontrolę i optymalizację produkcji papierowych dokumentów. Taki software umożliwia m.in. zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Odgórne określenie limitu drukowanych stron na osobę sprawi, że wydruki w biurze będą bardziej przemyślane. Zarządzać można także dostępem do funkcji druku kolorowego lub jednostronnego.

Z partnerem raźniej

A jeśli firma nie ma dość kompetencji, by sama mogła zarządzać drukiem? Rozwiązaniem jest outsourcing. Maciej Nuckowski uważa, że zamiast inwestować w sprzęt, materiały eksploatacyjne i angażować pracowników w czynności administracyjne i serwisowe, czasem lepiej przekazać te działania zewnętrznemu dostawcy.

— Model outsourcingowy nie wyklucza udziału własnych specjalistów przy obsłudze zaawansowanych procesów wewnętrznych. Dlatego takie wdrożenia powinny zajmować ważne miejsce w strategii rozwoju firmy — wskazuje Maciej Nuckowski. Co równie ważne: z pomocy zewnętrznego dostawcy można korzystać w różnym zakresie. Niektórzy klienci powinni powierzać im całą czy prawie całą sferę dokumentów i druku. Dla innych bardziej wskazane będzie zamówienie jedynie oprogramowania wspierającego zarządzanie tą dziedziną. Jeszcze innym wystarczy wynajem odpowiednich urządzeń.

KOMENTARZ PARTNERA SEKCJI

ŁUKASZ RUMOWSKI dyrektor działu rozwoju produktu i dyrektor IT w spółce Arcus

Cena sprzętu to ułamek kosztów

Wybierając drukarkę, warto zainteresować się kosztami jej użytkowania.

Wybierając drukarkę, warto zainteresować się kosztami jej użytkowania. Coraz więcej dużych firm zdaje sobie sprawę, że urządzenie tanie w zakupie bywa drogie w użytkowaniu. Powody to częstsze awarie, mało wydajne materiały eksploatacyjne oraz wyższy pobór energii elektrycznej.

Cena produktu to tylko 10-20 proc. kosztów użytkowania w całym cyklu życia drukarki. Pozostałe ponad 80 proc. stanowią koszty eksploatacji maszyny. Jednak — jak wynika z różnych badań — niektórzy klienci kierują się głównie ceną. A jednak edukacja zaczyna przynosić efekty. Zwiększa się odsetek przedsiębiorstw stawiających na jakość, wygodę i trwałość. Potwierdzeniem jest sprzedaż drukarek firmy Kyocera, która rok do roku rośnie — użytkownicy doceniają niezwykle trwały ceramiczny bęben, który pozwala drukować nawet trzy razy taniej niż w przypadku podobnej klasy urządzeń innych producentów.

Co powinny brać pod uwagę osoby poszukujące drukarki do małego biura? Bardzo ważnym parametrem jest jej miesięczna obciążalność, czyli liczba drukowanych w tym przedziale czasowym stron. Zależy od liczby użytkowników, ale też od charakteru pracy — w przedsiębiorstwach informatycznych drukuje się dużo mniej niż np. w firmach zajmujących się obsługą księgową.

Właściciele mniejszych firm nie zawsze wiedzą, jaki rodzaj lub model maszyny drukującej wybrać. Decyzji nie ułatwia różnorodność produktów na rynku. Ryzyko wyboru niewłaściwego rozwiązania można ograniczyć do minimum — albo wyeliminować — korzystając z pomocy renomowanych dostawców, oferujących profesjonalny konsulting. Przykład? Wspomniana miesięczna obciążalność sprzętu jest bardzo ważnym czynnikiem i doradzając podczas zakupu drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego, pomagamy klientom go oszacować. Zasada doboru jest prosta: im wyższa miesięczna obciążalność, tym urządzenie jest droższe.

Pod marką Kyocera kryje się bogaty wybór drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Staramy się dopasować urządzenie do potrzeb danej instytucji. Ofertę japońskiej firmy można podzielić na trzy kategorie zależnie od progu miesięcznej obciążalności: do 10 tys. stron (dla większości małych biur), do 100 tys. (dla branż, które wyjątkowo dużo drukują) i ponad 100 tys. (najwięksi odbiorcy, czyli korporacje i urzędy centralne).

Dobra wiadomość dla firm z sektora MSP: skromny budżet nie jest już barierą oddzielającą je od zaawansowanych technologii. Rozwiązaniem tego problemu są usługi Arcus Kyocera MDS [MDS — Managed Document Services, w przeciwieństwie do OPS — Optimized Print Services oraz MPS — Managed Print Services — red.], czyli dzierżawa sprzętu, dzięki której wymiana wysłużonych urządzeń drukujących i kopiarek nie wymaga dużej jednorazowej inwestycji.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Innowacji / Tanio i dobrze