Stempel pocztowy nadal ma przewagę nad nowoczesną techniką. Przy liczeniu biegu różnych terminów jego rola jest nie do przecenienia.
Jak ważne jest przestrzeganie terminów w kontakcie z urzędami, przekonała się spółka AS-GOLD z Radomia. We wrześniu 2003 r. jej pracownik wydał polecenie przelewu podatku od towarów i usług dokładnie 25 dnia miesiąca, czyli zgodnie z przepisami. Jednak pieniądze do urzędu skarbowego dotarły dopiero dzień później. Powód? Pracownik firmy przelał je drogą elektroniczną tuż po godzinie osiemnastej. Według regulaminu banku takie operacje są księgowane następnego dnia (a więc — w tym przypadku — 26 września).
Dla firmy AS-GOLD konsekwencje okazały się bardzo dotkliwe, gdyż fiskus odmówił jej zwrotu blisko 300 tys. zł podatku z tytułu działania jako zakład pracy chronionej. Jeśli przedsiębiorca poszedłby na pocztę, problemu by nie było, bo pocztowy stempel potwierdziłby terminową wpłatę. Za to urząd miałby pieniądze na swoim koncie z kilkudniowym opóźnieniem.
Słono mogą kosztować także wszelkie opóźnienia w terminowości dokonywania różnych wpłat sądowych.
— Spóźnienie często powoduje nieodwracalne skutki, takie jak uprawomocnienie się wyroku czy nakazu zapłaty, a także niedopuszczenie dowodu czy zwrot pozwu. Wynika to z przepisu, który mówi, że czynność podjęta po upływie terminu jest automatycznie bezskuteczna. A więc nie może wywołać żadnych skutków procesowych — mówi Jarosław Chałas, wspólnik z kancelarii Chałas i Wspólnicy.
Zasady liczenia
Ta często bolesna praktyka wynika z przepisów prawa, dotyczących liczenia terminów zarówno gdy chodzi o wnoszenie różnych pism urzędowych, jak i dokonywanie płatności. Kwestie te szczegółowo regulują m.in. kodeks cywilny czy ordynacja podatkowa. Można się jednak pokusić o sformułowanie ogólnych zasad.
— Jeśli przedsiębiorca otrzymuje pocztą pismo wyznaczające termin na dokonanie określonej czynności, to termin ten liczy się od dnia następnego po otrzymaniu pisma — wyjaśnia Jarosław Chałas.
Według kodeksu cywilnego termin określony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, którego nazwa (np. poniedziałek) lub data (np. 15 danego miesiąca) jest taka sama jak nazwa czy data początku terminu.
Przykładowo — zdarzenie było w poniedziałek, a termin jest tygodniowy. A więc kończy się wraz z końcem kolejnego poniedziałku, czyli o godz. 24.00. Jeśli zaś wystąpiło piątego maja, a termin wynosi sześć miesięcy, to upływa on również piątego, tylko że listopada. Z kolei termin oznaczony w dniach (np. w ciągu czterech dni) kończy się z upływem ostatniego dnia.
Zdarza się, że ostatni dzień terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy. Wtedy termin przesuwa się na najbliższy przypadający po nim dzień pracy. Warto przy tym pamiętać, że Sąd Najwyższy w kilku orzeczeniach przesądził, że sobota nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy.
Pracownicy urzędów i sądów mają obowiązek sprawdzić w przypadku terminów, czy ów „ostatni dzień” nie przypada na dzień ustawowo wolny od pracy. Gdy termin upływa w niedzielę, to można poszukać urzędu pocztowego pracującego w tym dniu, ale można też poczekać do poniedziałku.
— Powyższe reguły stosuje się w postępowaniach sądowych czy administracyjnych, co jednak nie wyklucza sytuacji, że strony w umowach ustalą inne zasady liczenia terminów — tłumaczy Aleksander Werner, prawnik z kancelarii Kalwas i Wspólnicy.
Osobiście lub pocztą
Kierowane do spółek prawa handlowego pisma sądowe czy urzędowe doręczane są organowi uprawnionemu (np. członkom zarządu) bądź pracownikowi uprawnionemu do odbioru pism. Jeżeli przedsiębiorca jest osobą fizyczną, to pisma sądowe powinny być mu dostarczane osobiście, a zatem nieskuteczne będzie doręczenie pisma procesowego do rąk upoważnionego pracownika.
Nie trzeba składać pism (np. deklaracji podatkowej) bezpośrednio w urzędzie czy sądzie. Można je wysłać pocztą. Wówczas data stempla pocztowego jest jednoznaczna z jego złożeniem. Nadanie pisma w polskiej placówce pocztowej jest jednoznaczne z wniesieniem go do sądu. Ale tylko w polskiej. Jeżeli pismo zostanie złożone w zagranicznym urzędzie pocztowym, nie będzie takiego skutku.
Zasady te stosuje się również do sytuacji, w której strona zobowiązana do dokonania zapłaty zleci w banku, w którym ma konto, dokonanie przelewu. Wtedy należy jeszcze sprawdzić regulaminy usług banku.
— Mimo że dzień wydania polecenia przelewu uznaje się za datę jego dokonania, to regulamin danego banku może przewidywać, że polecenie przelewu złożone po określonej w nim godzinie, np. po 20.00, zostanie wykonane dopiero dnia następnego — wyjaśnia Jarosław Chałas.
Jeśli przedsiębiorca decyduje się na złożenie pisma bezpośrednio w urzędzie czy sądzie, to musi pamiętać o zabraniu kopii, na której osoba przyjmująca dokumenty potwierdzi ich złożenie w danym dniu.