Dzięki rozpoczętej już wcześniej transformacji cyfrowej Veolia w Polsce mogła się szybko przystosować do ograniczeń związanych z pandemią COVID-19. Grupa z powodzeniem dostosowała swoje praktyki do nowej rzeczywistości, udowadniając, że –na poziomie zarówno zasobów ludzkich, jak i technologicznym – może być wzorcowym przykładem transformacji cyfrowej.
– W Veolii bycie online możliwe było jeszcze przed wybuchem pandemii. Wiosną 2020 r. szybko przestawiliśmy wszystkich pracowników biurowych na ten tryb. Dziś wprowadzamy model hybrydowy, umożliwiający im pracę w domu przez część tygodnia, a jednocześnie dający możliwość pielęgnacji relacji na żywo w biurach. Dzięki temu ludzie zyskują kilka godzin traconych wcześniej w transporcie, planecie oszczędzamy paru ton CO2. Firma będzie partycypować w dodatkowych kosztach, np. energii elektrycznej, jakie ponoszą pracownicy, pracując z domu – mówi Agata Mazurek-Bąk, członkini zarządu i dyrektor personalna Grupy Veolia w Polsce, odpowiedzialna także za zarządzanie zasobami ludzkimi Veolii w regionie Europy Centralnej i Wschodniej, Rosji i Kaukazu.
– Powrót do normalności nie oznacza powrotu do praktyk przedcovidowych. Zmienił się sposób myślenia o organizacji pracy, o roli biur i menedżerów. Dlatego realizujemy program głębokiej transformacji Veolii w Polsce – wyjaśnia Agata Mazurek-Bąk.
Digitalizacja to podstawa biznesu
W marcu 2020 r. z dnia na dzień departamenty IT wielu firm stanęły przed wyzwaniem, jak umożliwić jak największej liczbie pracowników realizowanie zadań zdalnie, by zminimalizować ryzyko zachorowania na COVID-19. Veolia sprawnie zrealizowała ten proces dla zespołów biurowych, ponieważ już wcześniej w firmie istniała możliwość pracy w trybie home office dzięki rozwiązaniom cloud computing.
– Dział IT w Veolii od wielu lat szuka i wdraża rozwiązania, które zwiększą naszą elastyczność operacyjną – mówi Alicja Rybczyńska, dyrektor IT Grupy Veolia w Polsce.
– Wprowadziliśmy rozwiązania, które pozwalają nam na szybsze sprawdzanie wykonalności niektórych pomysłów użytkowników. Innym naszym sposobem na zwiększenie elastyczności jest automatyzacja pracy i odciążanie od nudnych i powtarzalnych czynności. W realiach dzisiejszego świata cyfryzacja i szeroko rozumiana digitalizacja nie są już dodatkiem do biznesu, lecz jego podstawą – dodaje.
Odnaleźć się w wirtualnym świecie
W Veolii, firmie dostarczającej ciepło, energię elektryczną i wodę, duża część załogi to osoby, które nie mogą wykonywać swoich obowiązków z domu. Charakter ich pracy wymaga stałego doglądania urządzeń i infrastruktury: bloków energetycznych, ciepłociągów i wodociągów, węzłów, przepompowni czy oczyszczalni ścieków. Część tych procesów jest zdigitalizowana, ale wielu prac nie da się jeszcze wykonywać zdalnie. Istnieje zatem – podobnie jak w wielu firmach – zróżnicowany poziom możliwości wejścia do świata online.
– Transformacja cyfrowa wpływa na organizację pracy, metody zarządzania, przyspieszenie obsługi procesów HR, ale wymaga też dużej zmiany po stronie samych pracowników, którzy przystosowują się do nowego środowiska pracy i nabywają nowych kompetencji cyfrowych – wyjaśnia Gabriela Wróbel, dyrektor ds. wynagrodzeń i benefitów Grupy Veolia w Polsce.
– Kształcenie kompetencji cyfrowych ma ogromny wpływ na kształtowanie kompetencji przyszłości i zapobieganiu wykluczeniu zawodowemu, co zajmuje szczególne miejsce w strategii HR Veolii – uzupełnia Wróbel.
Pandemia nadała nowego tempa zmianom technologicznym niemal we wszystkich branżach. Ich dynamika będzie jeszcze rosła, a społeczeństwo staje się coraz starsze. W ciągu najbliższej dekady niemal połowa osób w wieku produkcyjnym będzie miała więcej niż 45 lat. Wielu pracownikom coraz trudniej będzie się odnaleźć w świecie, który stwarzamy.
– W obszarze zawodowym brak dostępu do cyfrowego ekosystemu jest dziś już formą wykluczenia, bo to tam rozgrywa się firmowa komunikacja, tam zachodzą interakcje – zauważa Agata Mazurek-Bąk.
– Staramy się zatem zapewnić wszystkim pracownikom dostęp do odpowiednich urządzeń i rozwiązań, szkolimy i zachęcamy, by odważyli się wejść w ten świat. Już przed pandemią podjęliśmy kroki, by te różnice niwelować. Zaoferowaliśmy każdemu – bez względu na rodzaj wykonywanej pracy – dostęp do firmowego intranetu, konta pocztowego i platformy Google Workspace. Nie wszyscy jednak byli gotowi z tego skorzystać. Dziś pracujemy nad tym, by usuwać bariery i włączać wszystkich bez wyjątku – dodaje Mazurek-Bąk.
Jednym z działań podjętych przez Veolię były szkolenia VR. Wykorzystanie tej technologii do podnoszenia kompetencji ciepłowników zostało zastosowane po raz pierwszy w Polsce. Pilotażowy program przygotowała Veolia Energia Warszawa – spółka, która zarządza największą siecią ciepłowniczą w Europie. Dzięki wiedzy i doświadczeniu pracowników uruchomiono kilka scenariuszy szkoleniowych symulujących podstawowe czynności wykonywane na węzłach cieplnych.
– Wirtualna edukacja pozwala nie tylko na zdobycie nowych kompetencji, wpływa także na bezpieczeństwo naszych pracowników, bo trenują w środowisku, w którym błędy – normalne w procesie uczenia się – nie zagrażają ich zdrowiu czy życiu. Szkolenia VR są dla nas kolejnym krokiem w tworzeniu nowoczesnej i odpowiedzialnej firmy – tłumaczy Jakub Patalas, członek zarządu i dyrektor techniczny Veolia Energia Warszawa SA.
Przepustka do przestrzeni cyfrowej
Jak wesprzeć prawie 4,5 tys. pracowników w Polsce w tej cyfrowej zmianie? Veolia udostępnia im narzędzia, które dają w dowolnym miejscu i czasie dostęp do wszystkiego, co potrzebne do pracy. Umożliwił to projekt SATAWAD, którego nazwa jest skrótem od angielskiego „Secure Any Time, AnyWhere, Any Device”. Celem było przyspieszenie współpracy pracowników w różnych lokalizacjach oraz zwiększenie ich mobilności i elastyczności przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa.
W efekcie wdrożenia tego projektu pracownicy rzeczywiście zaczęli pracować „w chmurze”.
– Korzyści pojawiły się niemal natychmiast. Udostępnianie i współredagowanie dokumentów stało się normą. Teraz inżynier z Łodzi może udostępnić arkusz kalkulacyjny kierownikowi projektu w Warszawie, nie martwiąc się o kontrolę wersji ani o różnice w oprogramowaniu. Równie spektakularną zmianą było udostępnienie jednolitego oprogramowania do wideokonferencji, które przedtem były raczej rzadkie – zauważa Alicja Rybczyńska.
– Nie mieliśmy technologii, z której ludzie mogliby korzystać bez pytania o pomoc IT. Teraz współpraca twarzą w twarz to tylko kilka kliknięć. To niesamowita zmiana w kulturze Veolii zbliżająca do siebie zespoły z różnych miast – podkreśla Gabriela Wróbel.
Jednak przejście na zdalne aplikacje to tylko część technologicznej transformacji. Drugim elementem było zapewnienie pracownikom kompatybilnych, natywnych dla wdrożonego oprogramowania, notebooków, które bezproblemowo pracowałyby z tymi aplikacjami. W przeciwieństwie do poprzednio stosowanych laptopów nowe urządzenia szybko się uruchamiają i aktualizują w tle. Zawierają również wiele warstw zabezpieczeń, co eliminuje potrzebę instalacji dodatkowego oprogramowania antywirusowego. Teraz możliwe jest naprawdę bezpieczne przeglądanie treści, a ich szyfrowanie odbywa się domyślnie – bez konieczności jakichkolwiek działań ze strony pracownika. W rezultacie zespoły IT Veolii spędzają znacznie mniej czasu na zarządzaniu urządzeniami i aktualizowaniu oprogramowania.
HR bez papieru
Rozwiązania cyfrowe to także wyjście naprzeciw potrzebom pracowników, np. sprawna zdalna obsługa dokumentacji i procedur, takich jak chociażby rekrutacja, prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem, przepisami BHP, czasem pracy, świadczeniami, a nawet z rozliczeniem ubezpieczeń społecznych i podatkowych. W tym celu Veolia wdrożyła projekty „Cyfrowy pracownik” oraz „eTeczka”. Ułatwiają one procedowanie, oszczędzają czas, pieniądze i środowisko, gdyż dokumenty można teraz podpisywać zdalnie, bez konieczności wysyłania ich w formie drukowanej pocztą.
Rozwiązania przyszłości
Podejście Veolii łączy transformację cyfrową i HR z transformacją energetyczną i ekologiczną. Wszystkie one są podstawą strategicznego planu organizacji Impact 2023. Jego celem jest stworzenie wzorowej firmy transformacji ekologicznej.
Veolia inwestuje w rozwiązania smart city, jakimi są inteligentne sieci ciepłownicze oparte na internecie rzeczy i zaawansowanej analityce. Rozwiązania przyszłości przybliżające nas do osiągnięcia celów klimatycznych wymagają jednak budowania zupełnie nowych kompetencji. Dlatego Veolia zamierza wykorzystać technologie informatyczne do rozwiązania złożonego równania: utrzymania wzrostu gospodarczego, poprawy warunków pracy i wspierania rozwoju zawodowego pracowników, przy jednoczesnym obniżaniu kosztów i zmniejszaniu wpływu na środowisko. Sama tylko rezygnacja z podpisywania dokumentacji drukowanej i zastąpienie jej podpisem cyfrowym pozwoli polskim spółkom Grupy zaoszczędzić rocznie ponad 1 mln litrów wody, obniżyć emisję dwutlenku węgla o 11 ton.