Trzeba być ostrożnym podczas instalacji

Wojciech Chmielarz
opublikowano: 21-06-2006, 00:00

Droga do pełnego wdrożenia systemów BI jest pełna pułapek. Najczęstsze błędy to nieprecyzyjne określenie oczekiwań.

Najpoważniejszym błędem popełnianym przy wdrożeniach systemu klasy business intelligence jest brak jasno sprecyzowanych oczekiwań dotyczących tego wdrożenia.

— Nieszczęsny, będziesz miał, czegoś chciał — co zrobić, żeby ta przestroga nie okazała się prawdziwa w przypadku efektów wdrożenia systemu klasy BI? Doświadczenie mówi, że kluczem do sukcesu jest dogłębne zrozumienie oczekiwań organizacji i poddanie ich weryfikacji, zanim podejmie się decyzje o wyborze narzędzi i ostatecznym kształcie wdrożenia. Rozwiązania BI dają tym większy zwrot z inwestycji, im pełniej przyszli użytkownicy uczestniczą w procesie definiowania oczekiwań — mówi Piotr Nitka, dyrektor Centrum Kompetencyjnego Rozwiązań Business Intelligence firmy Spin.

Pominięcie tej analizy sprawia, że systemy nigdy nie przyniosą firmie takich korzyści, jakie powinny.

Nadmiar komplikacji

Systemy Business Intelligence to wyrafinowane oprogramowanie, które może zrobić prawie wszystko. Tylko po co?

— Często spotykanym błędem przy wprowadzaniu systemu BI do firm jest nadmierne skomplikowanie założeń przez przyszłego użytkownika. Zdarzało się, że firma zamierzała planować i kontrolować swoje koszty w dziewięciu przekrojach decyzyjnych! Serwer to wytrzymał, bo to tylko maszyna, natomiast z percepcją ludzką było gorzej. Wystarczy powiedzieć, że poszczególne poziomy decyzyjne budżetu nazywały się na przykład „grupa typu kosztów wewnętrznie niealokowanych”. Po jakimś czasie nikt nie wiedział, o co chodzi. W tej sytuacji rozwiązaniem był prostszy model oparty na kalkulacji wielu poziomów marż na poszczególnych szczeblach decyzyjnych — mówi Witold Kilijański, prezes spółki Controlling Systems.

Prostota jest lepsza niż skomplikowane, wręcz barokowe systemy, które nie spełniają swoich funkcji.

Błędne dane

Najlepszy nawet system business intelligence nie pomoże firmie, jeśli dane będą źle przygotowane, a przy ich wprowadzeniu nie zostanie zachowana dyscyplina. Częstym błędem jest nieprzygotowanie danych do analiz. Typową fazą wdrożenia jest tzw. czyszczenie danych. Na tym etapie oprócz ustalenia, z jakich tabel systemów ewidencyjnych będziemy pobierać dane do analiz, wykonuje się też pewne porządki w ewidencji.

— Wyobraźmy sobie np., na ile sposobów można w rubryce „Miasto kontrahenta” wpisać „Jastrzębie Zdrój” — może to być „Jastrzębie Zdr.”, „Jastrzębie Z.”, „Jastrzębie ZDRÓJ”, nie licząc błędów ortograficznych oczywiście. Jeśli prace nie zostaną dobrze wykonane, uzyskanie zamierzonego efektu będzie bardzo trudne — opowiada Witold Kilijański.

Może się więc okazać, że w dwóch diametralnie różnych rubrykach znajdą się te same dane. To zaciemni obraz sytuacji i uniemożliwi systemom BI przygotowanie poprawnych raportów.

Zbytnia wiara w siebie

Zdarza się, że firmy z powodu źle pojętej oszczędności zrzucają na swoich pracowników zadania, których oni nie są w stanie wykonać. Podobnie jest z rozwiązaniami klasy business intelligence. Niestety nie wszystko można zrobić we własnym gronie.

— Błędem jest założenie, że przygotowaniem wdrożenia i samym wdrożeniem systemu BI ze strony organizacji (zamawiającego) może podołać dział IT, którego pracownicy często nie mają doświadczenia i odpowiedniej wiedzy merytorycznej potrzebnej do określania wymagań systemu BI — mówi Paweł Rafalski, dyrektor działu BI w firmie Safo.

Aplikacje BI są dużo bardziej wyspecjalizowane niż zadania, do których wykonywania przygotowani są firmowi informatycy.

— Zakres prac związanych z przygotowaniem organizacji do wdrożenia wymaga zróżnicowanej wiedzy, np. na temat analizy finansowej, kontrolingu, zarządzania, rachunkowości, statystyki, informatyki — twierdzi Paweł Rafalski.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Wojciech Chmielarz

Polecane