TRZEBA MÓWIĆ O ZMIANACH
Seminarium FaceŐ99
OD WEWNĄTRZ: Pieniądze wydane na reklamę i PR można potraktować jak wyrzucone w błoto, jeżeli najpierw do tego, co robi firma, nie przekona się jej pracowników — mówi Roman Rostek z GFMP. fot. BS
Nawet najlepiej przygotowane zmiany w firmie nie powiodą się, jeżeli pracownicy nie zostaną o nich w odpowiedni sposób poinformowani. Jak ważna jest komunikacja i jak zgubny dla firmy może być jej brak, mówiono na zorganizowanym przez GFMP III seminarium FaceŐ99.
Stali uczestnicy seminariów Face już po raz trzeci mogli podyskutować o komunikacji w firmie. Co roku omawiany jest inny jej aspekt.
— Gdy firma ma kłopoty, to zawsze po prześledzeniu ich przyczyn okazuje się, że jedną z nich jest brak lub niewłaściwa polityka komunikacyjna. Tymczasem w Polsce wiele firm nadal nie wie, na czym powinna ona polegać. Dlatego na naszych seminariach zdecydowaliśmy się zająć tym tematem — wyjaśnia Bogdan Dąbrowski, dyrektor firmy doradztwa personalnego GFMP.
Twierdzi on, że zagraniczne przedsiębiorstwa mają dobrze wypracowany sposób przekazywania informacji i rozpoczynając działalność w Polsce po prostu przenoszą go na nasz rynek. Gorzej wygląda sytuacja w polskich firmach. Ich szefowie wciąż nie rozumieją, że trzeba mieć ciągły kontakt z pracownikami. Ponad 80 proc. podmiotów w dalszym ciągu zarządzane jest w sposób autokratyczny. Ludzi traktuje się tam jak tryby w maszynie.
— Tak postrzegani pracownicy nie pracują najlepiej. Wystarczy, że dyrekcja zadba o odpowiedni z nimi kontakt, a poprawi się jej wizerunek, co z kolei może wpłynąć na zmianę nastawienia personelu do firmy i pracy — tłumaczy Bogdan Dąbrowski.
Nie straszyć
Zdaniem Romana Rostka, doradcy GFMP, zwykle gdy mówi się o polityce komunikacyjnej firmy, bierze się pod uwagę działania PR i reklamę. Często zapomina się o komunikacji wewnętrznej.
— Podczas seminariów chcemy pokazać całość komunikacji — działania, które firma prowadzi wewnątrz i na zewnątrz. Właściwy przepływ informacji jest szczególnie ważny podczas wprowadzania zmian w firmie — uważa Roman Rostek.
Twierdzi, że w takich sytuacjach wyjątkowy nacisk trzeba położyć na komunikację wewnętrzną. Chodzi o to, by w odpowiedni sposób poinformować pracowników o zmianach.
— Nowości wywołują w nich zwykle obawę o przyszłość. Podchodzą do nich z niechęcią. Nie przekonany personel może zahamować postęp lub nawet go pogrzebać — twierdzi Roman Rostek.
Przyznaje, że przed rozpoczęciem działań, firma powinna przewidzieć związane z nimi zagrożenia i opór pracowników.
— Dlatego trzeba stworzyć politykę komunikacyjną wewnątrz firmy. Należy dowiedzieć się, czego obawiają się pracownicy. Wyjaśnić i omówić najbardziej interesujące ich kwestie. Nie można robić tego spontanicznie. Trzeba dobrze zaplanować komunikowanie się z pracownikami. Najgorsze co można zrobić, to nie mówić nic — zauważa Roman Rostek.
Przyznaje, że każda zmiana postępuje według tego samego schematu. Można go podzielić na pięć faz. Najbardziej istotne są dwie początkowe. W pierwszej, pracownicy chcą jak najwięcej informacji. Firma udzielając ich zmniejsza powstałe napięcie. Powoli personel zaczyna przekonywać się do nowego.
Druga faza to szok wywołany zmianami. Personel poszukuje stabilności. Firmy zwykle przestają informować pracowników po pierwszej fazie. Tymczasem bardzo ważne jest, by nadal to robiły. W drugiej fazie należy dać ludziom prawo głosu. Od nich musi przyjść informacja zwrotna, co sądzą o wprowadzonych innowacjach.
Jego zdaniem, przejście przez wszystkie fazy nie jest procesem krótkotrwałym.
Szefowie winni
Bogdan Dąbrowski twierdzi, że pracownicy odpowiedzialni za komunikację w firmach, na seminariach dowiadują się o nowych technikach informowania. Dostają do ręki nowe narzędzia. Niestety później często nie przekłada się to na konkretne działanie.
— Specjaliści nie mogą ich wprowadzić w życie, bo kwestii komunikowania w firmie nie rozumieją ich szefowie. Kontaktowanie się z pracownikami traktują jako drugorzędną sprawę — dodaje Bogdan Dąbrowski.