Twoje CV w zgodzie z RODO

Jak przechowywać dane kandydata, by zadośćuczynić nowym przepisom?

Dwie trzecie (66 proc.) pracodawców przechowuje dokumenty kandydatów w systemie rekrutacyjnym, a prawie połowa (49 proc.) w przeznaczonej tylko do tego skrzynce pocztowej, np. „praca@”. Popularnymi miejscami gromadzenia CV są również foldery na komputerach pracowników i w e-mailach kierowników liniowych (odpowiednio 22 i 14 proc.). Co piąta (20 proc.) firma zbiera dokumenty aplikacyjne w formie papierowej — wynika z badania platformy eRecruiter należącej do Grupy Pracuj.

Katarzyna Trzaska, ekspert serwisu eRecruiter, przyznaje, że zaskoczyła ją różnorodność miejsc i form magazynowania i przetwarzania życiorysów zawodowych i listów motywacyjnych. Przypomina, że już 25 maja zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) — trudniej będzie spełnić wymogi nowych regulacji, gdy zarządza się tak rozproszonymi informacjami.

— Wyobraźmy sobie, że kandydat zażąda usunięcia swoich danych, które znajdują się w skrzynce e-mailowej menedżera odpowiedzialnego za rekrutację, w kilku folderach na dysku i w plikach xls. Spełnienie wymogu może być czasochłonne i nastręczać wiele trudności — uświadamia Katarzyna Trzaska.

Po wejściu w życie RODO pracodawca (administrator danych) będzie musiał wskazać kandydatom, jak długo dokumenty i informacje o nich będą przetwarzane. 80 proc. aplikantów chce, by firmy wykorzystywały ich CV nie tylko w ramach rekrutacji, na którą odpowiedzieli, ale także w przyszłości, jeśli pojawią się nowe oferty zatrudnienia.

Prawie połowa (47 proc.) respondentów zgadza się na to, by dokumenty aplikacyjne pozostały w bazie pracodawcy do roku od ich przesłania, prawie co trzeci (28 proc.) za uzasadniony uznaje okres do trzech lat. Natomiast czterech na 10 ankietowanych twierdzi, że ich aplikacja powinna zostać skasowana po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.

— Warto uzbroić się w systemy do rekrutacji wskazujące aplikacje, których termin przetwarzania wkrótce minie. Oprogramowanie pomoże też pobierać pozwolenia od kandydatów i monitorować, kto, kiedy i jaką zgodę wyraził lub cofnął. Przy RODO bardzo ważne jest również przygotowanie odpowiednich procedur. W dobrze pojętym interesie pracodawcy leży także przeszkolenie pracowników z metod i zasad bezpiecznego przetwarzania danych osobowych — mówi Katarzyna Trzaska.

Czy działy HR są przygotowane do RODO? Na początku roku sześć na 10 firm deklarowało, że dysponuje systemem, w którym zarządza uprawnieniami dostępu do danych osobowych kandydatów. Co czwarty pracodawca określił procedury nadawania i odbierania dostępu do informacji o kandydatach. Tylko co dziesiąty nie monitoruje, kto ma dostęp do danych.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Tematy

Puls Biznesu

Puls Firmy / Twoje CV w zgodzie z RODO