Z początkiem 2019 r. wchodzą w życie zmiany w prawie związane ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Od tego dnia akta pracownicze wszystkich nowozatrudnionych trzeba będzie przechowywać tylko przez 10 lat, a nie przez 50, jak dotychczas. Po zmianie prawa pracodawcy będą mogli przechowywać część akt w formie elektronicznej — ma to ograniczyć koszty ich działalności. ZUS, w celu dostosowania Kompleksowego Systemu Informatycznego (KSI) do zmian, na początku marca ogłosił przetarg otwarty. W związku z licznymi pytaniami wykonawców i modyfikacjami SIWZ termin składania ofert był kilkukrotnie przekładany i ostatecznie został wyznaczony na ostatni piątek. Okazało się, że wpłynęła tylko jedna oferta. Złożyło ją Asseco Poland, które wyceniło prace na 24,5 mln zł brutto. Jest ona o ponad 3 mln zł wyższa od budżetu zamawiającego, który planował przeznaczyć na zamówienie 21,3 mln zł brutto.
Tylko jedna oferta jest pewnym zaskoczeniem, gdyż wcześniej przetargiem interesował się także Comarch. Jak się dowiadujemy, krakowska spółka nie zdecydowała się złożyć oferty w związku z faktem, że jest zaangażowana w proces przejęcia utrzymania KSI oraz z relatywnie krótkim czasem na wykonanie zamówienia. W tej sytuacji ZUS ma dwie opcje: unieważnić postępowanie lub zwiększyć budżet zamówienia i wybrać Asseco. Pierwsza wiąże się z utratą czasu, którego na realizację zamówienia jest coraz mniej. ZUS najprawdopodobniej więc zdecyduje się zwiększyć budżet.
W trakcie procedowania jest inny duży przetarg w ZUS, o który starają się Asseco i Comarch. To postępowanie w celu podpisania umowy ramowej na usługi rozwoju KSI ZUS, którego budżet to blisko 350 mln zł. Z wybranymi wykonawcami zakład podpisze czteroletnią umowę, a zlecenia będą udzielane w ramach poszczególnych umów wykonawczych. Rozstrzygnięcie przetargu spodziewane jest w lipcu. Ostatnia umowa ramowa na rozwój KSI zakończyła się w listopadzie 2017 r.
21,3 mln zł Taką kwotę ZUS zamierzał przeznaczyć na dostosowanie systemu KSI do zmian przepisów o aktach pracowniczych.