Od decyzji o zatrudnieniu konkretnej osoby do rozpoczęcia przez nią pracy nierzadko mija kilka lub kilkanaście tygodni. Jakie instrumenty prawne wykorzystać, by określić warunki planowanego zatrudnienia?
List intencyjny jest pisemną wstępną deklaracją planowanych działań, wyrazem chęci czy gotowości podjęcia współpracy. W relacjach pracowniczych jest porozumieniem między kandydatem na pracownika a przyszłym pracodawcą i może zawierać różne zapisy ogólnie określające zasady przyszłego zatrudnienia. Ta forma porozumienia nie jest wiążąca — nie prowadzi do zaciągania zobowiązań i nie można na jej podstawie dochodzić ani zawarcia umowy, ani odszkodowania.
Umowa przedwstępna — zawierając ją, strony zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy, określając jej istotne postanowienia (rodzaj pracy, miejsce wykonywania, wynagrodzenie i jego składniki, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia). Umowa przedwstępna rodzi skutki prawne — odmienne dla każdej ze stron. W razie jej niedochowania pracownik będzie mógł wybrać pomiędzy dwoma roszczeniami: o zawarcie umowy o pracę lub o naprawienie szkody, jaką poniósł, licząc na zawarcie ostatecznej umowy o pracę. Pracodawcy natomiast nie będzie przysługiwać roszczenie o zawarcie umowy przyrzeczonej, a ewentualnie jedynie o odszkodowanie za szkodę, którą poniósł, licząc na zawarcie przez pracownika umowy o pracę (na przykład koszty rekrutacji czy szkoleń przygotowujących do pracy).
Po decyzji o wyborze konkretnego pracownika na dane stanowisko można mu przedstawić ofertę zatrudnienia. Aby była wiążąca dla obu stron, musi określać istotne postanowienia umowy o pracę i musi zostać przyjęta przez pracownika. Warto określić w ofercie termin, w jakim pracodawca będzie oczekiwał na jej przyjęcie. Warto też się zastanowić nad treścią oferty, albowiem to, co zostanie w niej zapisane, będzie wiązało strony stosunku pracy. Należy również pamiętać, że samo nazwanie dokumentu inaczej, np. listem intencyjnym, może nie być wystarczającym argumentem, że nie ma on wiążącego charakteru.
Kolejną opcją jest po prostu zawarcie umowy o pracę i określenie w niej późniejszej daty rozpoczęcia świadczenia pracy. Okres między datą zawarcia umowy a datą rozpoczęcia świadczenia pracy może wynosić nawet kilka tygodni.
Gdy doszło do nawiązania stosunku pracy, a nowy pracownik nie stawia się do niej w pierwszym dniu, pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia (w trybie art. 52 Kodeksu pracy) ze względu na ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych poprzez nieusprawiedliwione niestawiennictwo w pracy i rozwiązać umowę o pracę z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia, a także rozwiązać umowę na mocy porozumienia stron.