Zwrot kosztów inwestycji ze środków unijnych jest możliwy po spełnieniu dwóch warunków: muszą być niezbędne i faktycznie poniesione.
Przekazanie dotacji ze Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (ZPORR) nie następuje automatycznie po podpisaniu umowy z wojewodą. Najpierw trzeba sfinansować wyłącznie z własnych środków, przynajmniej początkowy etap realizacji projektu, a następnie zadbać o właściwe udokumentowanie poniesionych wydatków.
Jednym z pierwszych zadań stojących przed beneficjentem zabiegającym o refundację jest znalezienie podmiotu, który pomoże mu w realizacji inwestycji. Podwykonawca winien być wyłoniony w trybie przetargu, a jego udział w przedsięwzięciu nie może przekroczyć 30 proc. planowanych działań.
— Wniosek o refundację można składać albo po zakończeniu określonych etapów projektu, albo dopiero po zakończeniu całości prac, nie częściej jednak niż raz w miesiącu. Decyduje o tym wojewoda. Poza tym, co najmniej raz, przed wypłatą ostatniej transzy, osobiście kontroluje stopień realizacji każdej inwestycji — wyjaśnia Dionizy Smoleń, zastępca dyrektora departamentu wdrażania programów rozwoju regionalnego Ministerstwa Gospodarki i Pracy.
Zwrot poniesionych nakładów zależy od wielu czynników. Jednym z nich jest prawidłowe wypełnienie formularza refundacyjnego.
— Beneficjent, składając wniosek o dotacje, musi dołączyć do niego określone załączniki. Pozytywna weryfikacja tych dokumentów przez instytucję pośredniczącą otwiera drogę do dofinansowania. Przekazanie beneficjentowi tzw. płatności końcowej, która nie może być niższa niż 5 proc. wartości całej inwestycji, zależy od pozytywnej oceny przez instytucję pośredniczącą już wykonanego projektu — wyjaśnia Ewa Wnukowska, zastępca dyrektora departamentu wdrażania programów rozwoju regionalnego w Ministerstwie Gospodarki i Pracy.
Mimo wielostopniowej kontroli może się zdarzyć się, że przekazane środki zostaną wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem.
— W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w przepływie środków wzywa się beneficjenta do zwrotu nieprawnie pobranych świadczeń. Można też skorzystać z rozwiązań powszechnie stosowanych wobec dłużników. Nie na próżno na beneficjentów nałożono obowiązek wniesienia przy podpisywaniu umowy zabezpieczenia, np. w formie hipoteki lub cesji praw z polisy ubezpieczeniowej — podsumowuje Ewa Wnukowska.