Usługi agencji są podobne
Standardy obsługi klienta są identyczne w agencjach polskich i międzynarodowych. Na decyzję klienta, którą firmę wybrać, wpływają dodatkowe usługi lub mocne usytuowanie agencji na rynku. Wybór między agencjami międzynarodowymi a krajowymi bywa dyktowany względami nieformalnymi.
Konkurencja na rynku agencji nieruchomości doprowadziła do korzystnej dla klienta sytuacji, w której może wybrać agencję zapewniającą mu optymalne warunki finansowe i świadczącą oczekiwane przez niego usługi. Zarówno agencje polskie (np. Unikat czy Cou- derq & Kubas Consulting) jak i agencje sieciowe (międzynarodowe) obecne w Warszawie (m.in. Healey & Baker, DTZ, Jones Lang LaSalle) oferują w ramach podstawowego standardu procedury bardzo do siebie podobne.
Koszyk usług
Zlecając usługę wynajęcia optymalnej powierzchni dla swojej firmy klient może oczekiwać postępowania według pewnych procedur.
— Agencje powinny proponować objęcie klienta kompleksową „opieką”, od chwili podjęcia decyzji o ruchu na rynku nieruchomości do podpisania najkorzystniejszej dla klienta umowy — mówi Anna Kwiatkowska, konsultant ds. nieruchomości Healey & Baker.
Pierwszy etap agencja rozpoczyna od analiz planów rozwoju firmy zlecającej usługę, po to aby zdefiniować potrzeby zlecającego poszukiwania. Ważne na tym etapie są zarówno liczba pracowników i klientów, jak i prognozowana sytuacja firmy w ciągu kilku lat. Etap ten ma doprowadzić do określenia, jak duża powierzchnia potrzebna jest obecnie i czy wkrótce nie będzie potrzebne jej powiększenie (oraz kiedy, w przybliżeniu, może do niego dojść). Agent sprawdza, jaka lokalizacja budynku będzie najbardziej korzystna dla klientów i pracowników najemcy, dane techniczne budynku konieczne, aby firma mogła pracować w normalnym dla niej trybie. Profil działalności firmy jest podstawą do sprawdzenia rozmieszczenia konkurencji na analizowanym terenie.
— Klient może zawrzeć w umowie i żądać od agenta znalezienia takiej lokalizacji, aby w zajmowanym przez niego budynku lub jego pobliżu nie było wskazanej przez niego firmy – wyjaśnia Hubert Stachowski, konsultant ds. nieruchomości z firmy Unikat.
Po zakończeniu tego etapu klient uzyskuje informacje dotyczące oferty rynkowej, cen i aspektów prawnych związanych z wynajmem, dzierżawą lub zakupem na rynku nieruchomości. Ponadto zapoznany zostaje z opinią o właścicielu i budynku, sposobach zarządzania, warunkach technicznych nieruchomości, komunikacji wokół budynku itp.
Symulacje i negocjacje
Agencje przedstawiają symulację dodatkowych kosztów koniecznych do poniesienia przez najemcę. Mogą to być koszty aranżacji, utrzymania powierzchni, koszty związane z częściami wspólnymi budynku czy parkingu.
Po zaakceptowaniu przez klienta wstępnej lokalizacji, następuje proces negocjacji cen za najem lub sprzedaż nieruchomości. Jeśli agencja ma wśród swoich pracowników uprawnionych prawników, świadczą oni usługi na rzecz klienta.
— W ramach naszych usług oferujemy klientom — firmom zagranicznym dostosowanie polskich umów do standardów obowiązujących w państwach pochodzenia firm. Jest to, naszym zdaniem, ważna usługa ze względu na duże rozbieżności prawne i standardy zawierania umów w Polsce i np. w Stanach Zjednoczonych — wyjaśnia Hubert Stachowski.
Podpisanie umowy najmu, dzierżawy lub zakupu nieruchomości między właścicielem i najemcą jest ściśle koordynowane przez agentów. Jeśli agencja nie świadczy tego typu usług w ramach podstawowego standardu postępowania, oznacza to większe niż zazwyczaj kłopoty dla przyszłego najemcy.
Ponieważ główne usługi oferowane przez konkurujące agencje są podobne do siebie lub identyczne, o decyzji wybrania konkretnej agencji nieruchomości decydują często oferowane przez nią dodatkowe usługi lub status i opinia agencji na rynku.
Sprzedać siebie
— Nieruchomości to biznes kreowany przez ludzi, w którym sprzedaje się także osobowość człowieka. Bezpośrednie kontakty są ważnym czynnikiem decydującym o wyborze agencji — wyjaśnia Agnieszka Kubas, prezes firmy Couderq & Kubas Consulting.
Firmy starają się stworzyć usługi specjalne, np. oddelegowanie pracownika agencji do pracy wyłącznie z jednym klientem. Usługę tę oferuje dużym firmom, z dużą ilością powierzchni i ekspansywną działalnością na rynku nieruchomości Healey & Baker. Mocną stroną innych agencji (np. Jones Lang LaSalle, Couderq & Kubas Consulting) może być rozbudowany dział badania i monitorowania rynku. W założeniach działania takie mają zapewnić klientowi najlepszą orientację zarówno na rynku, jak i w segmencie interesujących go nieruchomości.
Konkurencja między agencjami powoduje poszukiwanie rozwiązań, które wyręczałyby klientów w działalności związanej nie tylko z wynajęciem czy zarządzaniem nieruchomościami. Oferowane są usługi ułatwiające przeprowadzki do nowej siedziby czy aranżację wnętrz zgodną z ich zapotrzebowaniem. Dużym atutem jest szeroka znajomość oferty specjalistów i wykonawców w zakresie prac architektoniczno-budowlanych i wyposażania technicznego budynku. W pakiecie oferowanym klientom spotyka się też stałe kontakty z klientem, monitorowanie jego współpracy z developerem, renegocjacja stawek w przypadku obniżania się ich wysokości.
Mocną stroną firm polskich jest także doskonałe ich usytuowanie w strukturach gospodarczych i politycznych. Zdaniem Huberta Stachowskiego, często właśnie takie względy przeważają i decydują o współpracy z krajową agencją nieruchomości.