Jeśli przedsiębiorca wybierze najtańszą jednostkę konsultingową i certyfikacyjną, jego system będzie widniał tylko na papierze.
Jak twierdzi Henryk Warkocz, wiceprezes RW TÜV Polska, certyfikacja to rodzaj wartości dodanej. To coś, co zostaje po przeprowadzonym audycie, niezależnie, czy jest to certyfikacja, recertyfikacja czy audyt nadzoru, pozwala organizacji doskonalić się w różnych obszarach jej aktywności.
— Takie podejście wynika z faktu, że najważniejszy jest system zarządzania organizacją, jego poprawność, zdolność do doskonalenia i rozwoju, a nie sam certyfikat. Wspólnym celem firmy i jednostki certyfikacyjnej powinno być doskonalenie systemu, a dalej wzrost konkurencyjności, spadek kosztów działalności i osiąganie zadowolenia klienta. Sam certyfikat jest tylko dokumentem potwierdzającym spełnianie podstawowych wymagań zapisanych w normie — mówi Henryk Warkocz.
Dumping cen
Najpierw system trzeba wdrożyć, a ten proces zwykle odbywa się przy pomocy firm doradczych.
— Po okresie prosperity, kiedy koszty wdrożenia ISO czy HACCP oscylowały w granicach 30-35 tys. zł, ceny znacząco spadły. Dzisiaj kształtują się na poziomie 15-25 tys. zł — jeśli mówimy o przyzwoitych firmach. Można spotkać także propozycje wdrożenia systemu za 5-12 tys. zł, ale taka oferta nie wzbudza zaufania. Zakładając, że konsultant powinien odwiedzić firmę przynajmniej dziesięciokrotnie podczas wdrożenia, koszt jednego dnia jego pracy staje się wówczas tak niski, że nie ma mowy o utrzymaniu biura, personelu, czy gromadzeniu środków na podnoszenie kwalifikacji konsultantów. Trudno więc spodziewać się, że takie usługi wdrożeniowe będą odpowiedniej jakości — twierdzi Jacek Zontek, prezes AIMS Consultant Management.
Szyte na miarę
Efektywne wdrożenie systemu zarządzania jakością wymaga wiedzy i umiejętności z zakresu metod zarządzania, a także doświadczenia — zarówno we wdrażaniu SZJ, jak i zarządzaniu firmą czy projektami. Liczy się także umiejętność przekazywania wiedzy. Konsultant powinien dostosowywać się do potrzeb klienta, które ujawniają się w trakcie realizacji projektu, a nie trzymać się sztywno przyjętego harmonogramu wdrożenia.
— Nie można dopuścić do sytuacji, kiedy konsultant przychodzi z gotowym systemem. Pamiętajmy, że nie ma dwóch takich samych firm, a więc system musi być dopasowany do konkretnej organizacji. Dlatego dobry konsultant nie może być tani — zaznacza Paweł Nowomiejski, konsultant z Energy Group.
Jego zdaniem, dobry doradca powinien pomóc wdrożyć system zarządzania bez konieczności szkolenia większości pracowników z samej normy. Zwykle bowiem szkolenia z zakresu wymagań normy powodują zniechęcenie personelu do systemu — rolą konsultanta jest pokazanie pracownikom, że proponowane przez niego zmiany pomogą firmie i im samym.
— W małych firmach można także zrezygnować ze szkolenia audytorów wewnętrznych, ponieważ o wiele efektywniejsze i tańsze dla firmy będzie zlecenie audytów wewnętrznych konsultantowi — wyjaśnia Paweł Nowomiejski.
Czas audytora
Cena audytu wynika z przepisowej długości jego trwania. Ta zaś bierze się z regulacji przyjętych przez EA (European Cooperation for Accreditation) i jest dokładnie opisana w przewodnikach ISO Guide.
— Przewodniki te zawierają dokładne określenia czasu podstawowego, jak również wskazują czynniki zwiększające bądź redukujące czas trwania audytu. Może on trwać dłużej ze względu na rozproszoną strukturę firmy, jej skomplikowaną logistykę czy też dużą liczbę przepisów regulujących jej działalność. Czynniki skracające czas audytu to m.in. wyłączenia w stosunku do wymagań normy — wyjaśnia Henryk Warkocz.
Duża pozycja w kosztach
Opłata za pracę audytora to około 75-85 proc. ceny certyfikacji. Na resztę składają się opłaty manipulacyjne odprowadzane m.in. do jednostek akredytujących.
— Niestety, podstawową przyczynę różnic cenowych stanowi dowolnie kalkulowany czas audytu. Z doświadczenia mógłbym przytoczyć konkretne przykłady skrajnie różnych kalkulacji, które nie mają nic wspólnego z rzetelnym i etycznym prowadzeniem działalności certyfikacyjnej. Bo jak inaczej określić ofertę audytu (certyfikacji), która różni się pod względem liczby dni audytowych od prawidłowo skalkulowanej nawet 6-krotnie! — zastanawia się Henryk Warkocz.