Wchodzące w życie 1 stycznia 2002 r. ustawy: o skutkach wprowadzenia w niektórych państwach członkowskich Unii Europejskiej euro oraz gruntowna nowelizacja ustawy o rachunkowości, stanowią duże wyzwanie dla księgowych, dyrektorów finansowych oraz osób odpowiedzialnych w firmach za działanie systemów komputerowych. Zmiany prawne zawsze oceniane są przede wszystkim pod kątem tego, jak po ich wprowadzeniu będzie wyglądało funkcjonowanie firmy oraz jakie koszty i nakłady pracy pociąga za sobą konieczność reorganizacji procedur, systemów i obiegu informacji. Drugie pytanie dotyczy kwestii, jak do zmian przygotowani są klienci, dostawcy, audytorzy i kontrolerzy firmy.
Wprowadzenie od 1 stycznia euro do obiegu w dwunastu państwach UE jest dla nich rzeczywiście operacją ogromną. Z doświadczeń firmy holenderskiej, mającej do czynienia z systemami wspomagającymi zarządzanie, wynika, iż operacja ta wymaga wielu przygotowań, pracy oraz poniesienia niewyobrażalnych kosztów. Na szczęście Polski nie dotyczy to w aż takim stopniu, a czasu na konwersję mamy więcej niż jedną noc. W naszych warunkach wprowadzenie euro sprowadza się — w uproszczeniu — do dwóch zmian. Po pierwsze — po 31 grudnia konieczne będzie spełnianie w euro świadczeń pieniężnych, wyrażonych w walutach narodowych państw należących do Unii Gospodarczej i Walutowej. Po drugie — obowiązuje przeliczenie środków pieniężnych na rachunkach bankowych z walut „dwunastki” na euro.
Punkt pierwszy wymaga pewnego nakładu pracy, związanego ze zdefiniowaniem euro jako nowej waluty. Pozostałe operacje odbywają się bez konieczności wprowadzania szczególnych modyfikacji w systemach wspomagających zarządzanie. Sprawa druga również wymaga kilku prostych operacji na poziomie operatora systemu. Za przeliczenie środków pieniężnych odpowiedzialne są banki prowadzące rachunki klientów. W samym programie zarządzającym nie są konieczne modyfikacje. Klienci otrzymują opis procedur związanych z konwersją oraz dodatkowe zestawienia pomocne w ich przeprowadzeniu.
Daleko idące zmiany w ustawie o rachunkowości związane są niekoniecznie z samym systemem informatycznym, ale dotyczą również reguł księgowych. Liczba zmian w programach wspomagających zarządzanie jest w tym przypadku znacznie większa niż przy wprowadzaniu euro. Na szczęście takie nowoczesne programy pisane są na potrzeby państw UE, nowelizacja ustawy ma na celu dostosowanie polskiego prawa do dyrektyw unijnych — a zatem konieczne modyfikacje nie są zbyt skomplikowane.
Na kilka z nich warto zwrócić szczególną uwagę. W dokumentowaniu przyjętych zasad rachunkowości zaszły następujące zmiany: dostarczanie struktury zbiorów danych dla potrzeb audytu oraz informacja o algorytmach aktualizacji plików. We fragmencie dotyczącym prowadzenia ksiąg rachunkowych konieczne stało się przygotowanie kilku raportów, zawierających dane o osobach odpowiedzialnych za przeprowadzenie bądź rejestrację danej transakcji. Dodatkowo opisane zostały szczegółowo mechanizmy kontroli wewnętrznej systemu. Poza tym w sposób wygodny i zrozumiały dla audytorów przygotowany został schemat ideowy działania systemu, opis powiązań pomiędzy plikami oraz algorytm uaktualniania wpisów.
Elastyczność systemu oraz przyjazne dla użytkownika narzędzia do raportowania pozwalają na spełnienie wymagań dotyczących sprawozdań finansowych. Użytkownicy decydują o strukturze stałych danych, mechanizmach raportowania i prezentacji danych. Zmiany w ustawie o rachunkowości spowodują zapewne konieczność modyfikacji części raportów, ale będą to operacje do samodzielnego przeprowadzenia przez klientów. Dla potrzebujących większego wsparcia przygotowane zostaną przykładowe wzory raportów.
Z powyższego wynika, iż zmiany związane z działaniem systemu informatycznego w firmie będą wymagały pewnego czasu i zaangażowania. Dodatkowo konieczne będzie wprowadzenie zmian dotyczących struktury kont księgowych i opisu algorytmów księgowania. W nowoczesnych systemach nie ma jednak konieczności ingerencji producenta w tego typu operacje — mogą je przeprowadzić sami użytkownicy.