Sale konferencyjne można podzielić na trzy zasadnicze grupy: znajdujące się na wyższych uczelniach, typowe obiekty na wynajem w centrach biznesowych lub hotelach oraz przeznaczone na wewnętrzne potrzeby firm. Dwie pierwsze grupy to pomieszczenia duże, które mogą pomieścić kilkaset osób, choć w salach hotelowych i w centrach biznesu są przystosowane do podziału na mniejsze, jeśli zajdzie taka potrzeba.
— Przy podziale lub łączeniu takich sal nie chodzi o same ścianki działowe. Istotna jest również elektronika odpowiedzialna za dystrybucję sygnału audio i wideo. Chodzi o to, by na wszystkich ekranach zainstalowanych w takiej łączonej sali były w tym samym czasie wyświetlane te same obrazy, a w zależności od potrzeb dźwięk rozchodził się równomiernie lub kierunkowo. Istotne jest też operowanie oświetleniem i roletami, by było ciemno tam, gdzie wyświetlana jest prezentacja, a jasno tam, gdzie siedzą ludzie robiący notatki — wyjaśnia Andrzej Dubas z firmy Image Recording Solutions, zajmującej się wyposażaniem sal konferencyjnych.
Projektor i tablica…
Sale konferencyjne tworzone na wewnętrzne potrzeby firm też można podzielić na kilka kategorii. Od zwykłych sal spotkań, wyposażonych w ekran i rzutnik, przez tzw. gabinety prezesów, z systemami zarządzania oświetleniem i nagłośnieniem, po duże sale, w których są nowinki techniczne — oczywiście w największych i najbogatszych przedsiębiorstwach (np. bankach) — choć i tak na ogół tylko jedna lub dwie.
— W mniejszych firmach jest jedna lub dwie salki typu gabinet prezesa i kilka salek spotkań. W jeszcze mniejszych są tylko salki spotkań. Ich standard jest różny. Jedne mają system wideokonferencyjny, a inne tylko projektor i ekran — zauważa Andrzej Dubas.
— Przeciętna salka konferencyjna w polskiej firmie jest wyposażona bardzo ubogo. Nawet projektor przynosi się z reguły na samą prezentację i wtedy stawia na biurku. Tymczasem zainstalowany na stałe pod sufitem pozwala uniknąć cieni związanych z tym, że ktoś zasłoni strumień światła emitowany przez rzutnik, gdy stoi on na biurku — dodaje Tomasz Kliczkowski, wiceprezes spółki Vidis, sprzedającej wyposażenie sal konferencyjnych.
Zasłaniania światła można łatwo uniknąć, kupując projektor krótkoogniskowy. Takie urządzenie może emitować obraz o przekątnej 80 cali, znajdując się zaledwie metr od ekranu. Tradycyjny projektor potrzebuje na to około trzech metrów.
Inna nowinką przydatną w salach konferencyjnych są tablice interaktywne. To ekrany, na których można nanosić poprawki do prezentacji, a same slajdy zmieniać dotknięciem dłoni do ekranu.
— To stosunkowo nowy wynalazek. Światowy rynek tych urządzeń istnieje od zaledwie 2-3 lat. Na razie te tablice podbijają serca nauczycieli. Do sektora edukacyjnego trafia 80 proc. sprzedaży. Biznes nie jest chyba świadom ich istnienia i zalet — uważa Tomasz Kliczkowski.
Jeśli wyposażone w tablice interaktywne sale konferencyjne znajdują się w różnych miastach, to dzięki internetowi można uczestniczyć w spotkaniu tak, jakby się było w jednej sali.
— System wideokonferencyjny umożliwia wymianę obrazu i dźwięku, ale nie daje możliwości nanoszenia poprawek do dokumentów. Natomiast dzięki tablicy interaktywnej każda zmiana w prezentacji, dokonana przez osobę, która się znajduje w innym mieście, jest od razu widoczna na ekranie dla wszystkich. Pracuje się tak, jakby się było w tym samym miejscu co inni uczestnicy spotkania — tłumaczy Andrzej Dubas.
... konkurują ze sobą
Zalety tablic interaktywnych dostrzegli producenci projektorów. I zaczęli wprowadzać na rynek projektory o podobnych funkcjach. Dodane do nich elektroniczne pióro pozwala korygować prezentację na każdym ekranie, a nawet na ścianie, na którą rzuca się obraz. Ślad po piórze zostaje tylko na prezentacji.
— Specjalny projektor i pióro umożliwiają np. zmianę schematu struktury organizacyjnej i zapisanie go w postaci pliku, który zostanie udostępniony wszystkim zainteresowanym. Nie trzeba przepisywać zmian po spotkaniu, jak w przypadku robienia notatek na flipczartach — wskazuje Aleksandra Jasińska z polskiego biura firmy Epson, jednego z producentów projektorów z bezprzewodowymi piórami.
Tablice demonstracyjne z papierowymi kartkami można zastąpić tzw. suchościeralnymi tablicami kopiującymi. Ich powierzchnia do nanoszenia notatek jest przewijana, a na brzegu jest skaner rejestrujący zapiski. Dzięki temu można je zachować w formie pliku i wydrukować albo rozdać na pendrive’ie uczestnikom spotkania.
Możliwości usprawnienia firmowych spotkań jest bardzo wiele. Wszystko zależy od wielkości firmowego portfela i rzeczywistych potrzeb.