Nowa koncepcja stosowania pełnomocnictw w sprawach podatkowych jest jedną z tych zmian przygotowanych przez ministra finansów (MF), które spotykają się z pozytywnym odzewem przedsiębiorców, prawników, doradców podatkowych. Dzięki temu czynności prowadzone w imieniu podatnika mają przebiegać sprawniej. Ten rodzaj pełnomocnictwa będzie uregulowany od podstaw. W Ordynacji podatkowej zostanie mu poświęcony osobny rozdział. „Podatnicy oczekują kompleksowej obsługi i reprezentacji we wszelkich relacjach z organami podatkowymi” — napisano w uzasadnieniu do projektu nowelizacji ordynacji, obecnie konsultowanego. Dzięki przygotowanym regulacjom zainteresowani uzyskają możliwość korzystania z pełnomocnictw na różne sposoby. Istniejące zasady zostaną zmodyfikowane i uzupełnione o nowe rozwiązania.
Od ogółu do szczegółu
W projekcie podzielono pełnomocników na ogólnych, szczególnych i do doręczeń. Pełnomocnictwo ogólne w sprawach podatkowych to nowość i z nim przede wszystkim są wiązane nadzieje na usprawnienie działań prowadzonych w imieniu podatnika. Wręcz wymaga tego coraz powszechniejsza tendencja do powierzania przez podatników innym osobom maksymalnie szerokiego zakresu ich reprezentacji, włączając w to wszystkie typy procedur. Ta praktyka nierzadko jest kwestionowana przez urzędy skarbowe. Odrzucają upoważnienia wydane wskazanym osobom do reprezentowania firm przed organami podatkowymi. W ich opinii, pełnomocnictwo może dotyczyć tylko konkretnej czynności, np. do uzyskania określonego zaświadczenia. Nowelizacja zapowiada, że pełnomocnik ogólny będzie upoważniony do działania we wszystkich sprawach podatkowych dotyczących jego mocodawcy oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Nie zostanie jedynie uprawniony do podpisywania deklaracji. MF prognozuje, że zniknie uciążliwość związana z obecnym obowiązkiem przedkładania pełnomocnictwa lub jego odpisu urzędowo poświadczonego do akt każdej sprawy podatkowej. Nowe rozwiązanie powinno uprościć reprezentowanie strony, a także ograniczyć biurokrację w organach podatkowych. Przewiduje się, że kontaktowanie się pełnomocników zawodowych (doradców podatkowych, radców prawnych i adwokatów) z fiskusem będzie sprawniejsze m.in. dlatego, że będą oni mogli odbierać pisma w każdym miejscu, umożliwiającym im dostęp do konta poczty elektronicznej.
— Pełnomocnictwo ogólne ułatwi organom podatkowym doręczanie pism procesowych oraz innych dokumentów związanych z realizacją uprawnień i obowiązków unormowanych w prawie podatkowym — przyznaje Janusz Orłowski, radca prawny z Kancelarii Radców Prawnych i Adwokatów Nowakowski i Wspólnicy. Zdecydowanie jednak jest to zapowiedź na plus przede wszystkim dla podatników.
— Istnienie umocowania do reprezentacji strony przez profesjonalnego pełnomocnika we wszystkich sprawach podatkowych zwiększy ochronę jej uprawnień — mówi Janusz Orłowski radca prawny z Kancelarii Radców Prawnych i Adwokatów Nowakowski i Wspólnicy. Jego zdaniem, taka reprezentacja to duże ułatwienie dla podatnika, bo pozwoli skoordynować jego działania wobec wszystkich organów podatkowych i kontroli skarbowej. Poza tym zmniejszą się też jej koszty. Ponieważ pełnomocnictwo to będzie składane wyłącznie elektronicznie, zostanie zwolnione z opłaty skarbowej. Obecnie opłata ta od złożenia w urzędzie skarbowym dokumentu stwierdzającego udzielenie danej osobie pełnomocnictwa wynosi 17 zł. Pozostałe wspomniane dwa rodzaje pełnomocnictwa są znane z obecnej praktyki.
Nadal podatnicy będą mogli powoływać swoich reprezentantów w konkretnych sprawach. Tego pełnomocnictwa, tzw. szczególnego, będzie można udzielać na piśmie, w dokumencie elektronicznym lub zgłosić ustnie do protokołu. Jeśli podatnik nie powierzy swoich spraw reprezentantowi ogólnemu czy szczególnemu i wyjedzie za granicę, na co najmniej 2 miesiące, zostanie zobowiązany do powołania pełnomocnika do doręczeń. Jednak nie tylko w takim przypadku będzie to konieczne. Trzeba go wyznaczyć także wtedy, gdy podatnik ma kilku pełnomocników o tym samym zakresie działania w tej samej sprawie albo ustanowi pełnomocnika ogólnego i szczególnego w tej samej sprawie. Taki wymóg obowiązuje już obecnie.
W interesie nieobecnych
Projektowana nowelizacja ordynacji stwarza też szansę na lepsze wykorzystanie tymczasowego pełnomocnictwa szczególnego. Takiego reprezentanta powołuje organ podatkowy dla osoby nieobecnej, np. gdy nie jest znane jej miejsce pobytu podatnika.
— To nie jest nowe rozwiązanie. Obecnie też organ może wystąpić do sądu o ustanowienie kuratora dla takiej osoby. Poza tym w przypadku konieczności podjęcia czynności niecierpiących zwłoki urząd wyznacza przedstawiciela, działającego do czasu wyznaczenia kuratora — mówi Bartosz Kubista, konsultant podatkowy z Grupy Leader.
Wspomniana bezwzględna przesłanka ustanowienia przedstawiciela, czyli konieczność podjęcia niezbędnych (niecierpiących zwłoki) czynności procesowych, powoduje jednak wiele problemów.
— Wątpliwości budzi wykładnia tak sformułowanej przesłanki — wyjaśnia Bartosz Kubista.
W konsekwencji tymczasowe przedstawicielstwo jest wykorzystane w znikomym zakresie i często kurator sądowy dla osoby nieobecnej jest wyznaczany zbyt późno, aby należycie chronić jej prawa. Dlatego obecne przedstawicielstwo zostanie zastąpione tymczasowym pełnomocnictwem szczególnym. Pełnomocnik ma być wyznaczany przez organ podatkowy dla nieobecnej osoby fizycznej, czyli niemającej miejsca zamieszkania lub której miejsce pobytu nie jest znane, niezależnie od tego, czy wobec tego podatnika zajdzie konieczność podjęcia czynności niecierpiących zwłoki. O powołaniu reprezentanta nieobecnej osoby ma decydować to, czy sprawa, w jakiej będzie toczyło się postępowanie, będzie miała charakter niecierpiącej zwłoki. Organy podatkowe będą też ustanawiały tymczasowego pełnomocnika dla osoby prawnej. Na przykład, gdy nie można ustalić jej siedziby, adresu, miejsca prowadzenia działalności lub miejsca zamieszkania osób upoważnionych do jej spółki. Tymczasowy pełnomocnik ma działać do czasu ustanowienia przez sąd kuratora, który będzie uznawany za pełnomocnika ogólnego strony. Dla osoby fizycznej reprezentantem tymczasowym mógłby być członek rodziny (za jego zgodą) lub doradca podatkowy. Na rzecz osoby prawnej będzie działać doradca podatkowy.
— O wyznaczenie doradcy podatkowego na tymczasowego pełnomocnika organ podatkowy ma zwracać się do Krajowej Rady Doradców Podatkowych — wyjaśnia Janusz Orłowski, radca prawny z kancelarii Nowakowski i Wspólnicy.
Wynagrodzenie dla doradców będzie ustalane zgodnie z przepisami o opłatach za ich czynności w zakresie ponoszenia kosztów nieopłaconej pomocy prawnej. Koszty ustanowienia i działania strony przez pełnomocnika tymczasowego zostaną zaliczone do kosztów postępowania, a pokryje je skarb państwa.
— Możliwość powoływania pełnomocników tymczasowych pozwoli organowi podatkowemu wszcząć i prowadzić postępowania mimo braku kontaktu ze stroną. Jednocześnie umożliwi ochronę jej praw i interesów, w szczególności zagwarantuje prowadzenie sprawy przez pełnomocnika profesjonalnego — mówi Bartosz Kubista.
Jego zdaniem, za tymi regulacjami powinny iść jeszcze zmiany dotyczące zasad wyznaczania doradców podatkowych do takich spraw i zagwarantowania doradcom z urzędu należytego wynagrodzenia za prowadzenie takich spraw.
Czekając na system
Minister finansów przewiduje, że nowelizacja ordynacji podatkowej wejdzie w życie w czerwcu przyszłego roku. Jednak pół roku później zaczną obowiązywać przepisy dotyczące nieznanego dotychczas pełnomocnictwa ogólnego. Ich wprowadzenie wymaga przygotowań technicznych, głównie z uwagi na plan stworzenia informatycznego rejestru tych pełnomocnictw. Oszacowano, że koszt budowy systemu ich obsługi wyniesie ok. 500 tys. zł. Wydatki te zostaną pokryte z pieniędzy UE. Utrzymanie systemu i jego obsługa mają kosztować państwo ok. 1 mln zł rocznie.
Kto pełnomocnikiem
Pełnomocnikiem nadal będzie mogła być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, a w postępowaniu w kwestiach mniejszej wagi — małżonek strony. Podatnik będzie musiał podać krajowy adres pełnomocnika do doręczeń, a gdy w tej roli wystąpi adwokat, radca prawny czy doradca podatkowy — także adres poczty elektronicznej. Po wypowiedzeniu umowy przez pełnomocników zawodowych, będą oni działać w imieniu podatnika jeszcze przez dwa tygodnie. Mocodawca może ich zwolnić wcześniej z tego obowiązku.
Rejestr pełnomocnictw
Powstanie Centralny Rejestr Pełnomocnictw Ogólnych. Będzie to informatyczna baza, dostępna na bieżąco dla wszystkich organów podatkowych, w tym samorządowych oraz kontroli skarbowej. Pełnomocnictwa mają być składane w formie dokumentu elektronicznego, podobnie zawiadomienia o ich zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu. Nie tylko podatnik, ale także sam adwokat, radca prawny czy doradca podatkowy będzie mógł zgłaszać udzielenie im takiego pełnomocnictwa i zawiadamiać o jego zmianie. Wypowiedzenie pełnomocnictwa ogólnego będzie skuteczne od dnia wpływu do tego rejestru.
140 tys. Tyle pełnomocnictw ogólnych może być złożonych w centralnym rejestrze w pierwszym roku jego funkcjonowania