Pojęcie windykacji pochodzi jeszcze z prawa rzymskiego, w którym występowało roszczenie o zwrot rzeczy (rei vindicatio). W dzisiejszym ujęciu windykacja dotyczy głównie pieniędzy.
— Niemal każdej firmie zdarzają się kontrahenci, którzy nie regulują terminowo swoich zobowiązań. W takiej sytuacji przedsiębiorca ma dwa wyjścia. Może samodzielnie zająć się windykacją lub zlecić działania windykacyjne firmie zewnętrznej — mówi Jerzy Kachnowicz, dyrektor departamentu windykacji i analiz w firmie Idea Money.
Windykacja a faktoring
Faktoring i windykacja to pojęcia, które w słowniku przedsiębiorcy często występują obok siebie. Obydwa dotyczą szeroko rozumianego zarządzania portfelem należności, zarówno niewymagalnych, jak i przeterminowanych.
— Korzystając z usługi faktoringu, klient ma zapewniony wpływ pieniędzy od razu po wystawieniu faktury, której termin płatności jeszcze nie upłynął. Dodatkową korzyścią jest rozpoznanie ryzyka współpracy z danym kontrahentem, monitorowanie płatności i w przypadku nieterminowej płatności — obsługa windykacyjna — wszystko w jednym miejscu, w ramach jednej umowy. Windykacja niezależnie od tego, czy jest elementem umowy faktoringowej, czy też dotyczy faktur nieobjętych faktoringiem, ma na celu doprowadzenie do spłaty przeterminowanych należności — tłumaczy Jakub Holewa, wiceprezes Pragma Faktoring.
Obejmuje ona zarówno elementy negocjacji polubownych, jak też etap sądowy, a ostatecznie egzekucyjny. Z windykacji może skorzystać zarówno przedsiębiorca, który w umówionym terminie nie otrzymał zapłaty za dostarczony towar lub wykonaną usługę, jak i faktor, który przejął faktury, a tym samym ryzyko niewypłacalności odbiorcy. — W najprostszym ujęciu — faktor finansuje, windykator odzyskuje — podsumowuje Paweł Bryła, członek zarządu mFaktoring.
Ścieżka windykacyjna
Jak według ekspertów powinna przebiegać windykacja? Na początku przedsiębiorca powinien przeanalizować wysokość należności, którą jest mu winien kontrahent, oraz sprawdzić informacje na jego temat.
— Można je zgromadzić we własnym zakresie, np. z KRS, rejestru przedsiębiorców, a nawet na podstawie publikacji w mediach — podpowiadają eksperci Casus Finanse. Po zebraniu danych na temat nierzetelnego kontrahenta należy nawiązać z nim kontakt np. poprzez wewnętrzny dział windykacyjny firmy lub zatrudniając firmę windykacyjną. Jedną z najbardziej popularnych form komunikacji jest listowne wezwanie do zapłaty (tzw. monit). Monit nie tylko informuje o niezapłaconej fakturze, ale także jest sygnałem, że wierzyciel zamierza odzyskać swoje pieniądze. Wezwanie do zapłaty może odbywać się także przy wykorzystaniu wiadomości SMS, MMS, e-maili, faksów itd.
Firmy zarządzające należnościami w procesie odzyskiwania zaległych wierzytelności dysponują z reguły o wiele bardziej zaawansowanymi technikami. To wyspecjalizowane podmioty, które zatrudniają doświadczonych negocjatorów i specjalistówterenowych, mają pełną bazę danych zadłużonych klientów, znają mechanizmy odzyskiwania należności, a także kwestie prawne z nimi związane. Praca takiej firmy polega na kompleksowych działaniach i stałym kontakcie z nierzetelnym kontrahentem — od częstych rozmów telefonicznych i wzywania do zapłaty po ustalenia polubowne i drogę prawną. Zdjęcie obowiązku windykowania klientów z pracowników firmy pozwala przede wszystkim na zachowanie czystości relacji biznesowych, a wiedza i doświadczenie zewnętrznego partnera gwarantują skuteczność działania.
— Zalet zatrudnienia firmy windykacyjnej jest kilka. Z reguły osoba odpowiedzialna za monitorowanie spływu należności w firmie nie ma czasu ani pełnych możliwości technicznych do odpowiedniego wykorzystania wiedzy i umiejętności pozwalających skutecznie prowadzić negocjacje dotyczące spłaty zadłużenia. Firmy windykacyjne mają doświadczenie, niezbędne narzędzia oraz pracowników, którzy potrafią nakłonić dłużnika do spłaty wierzytelności. Przedstawicielom firmy windykacyjnej łatwiej jest rozmawiać z kontrahentami klienta bez emocji, dzięki czemu mogą osiągnąć wyższą skuteczność windykacji. Współpraca z wyspecjalizowaną firmą pozwala przedsiębiorcy zlecającemu jej windykację zredukować często niemałe koszty — przekonuje Jerzy Kachnowicz. © Ⓟ