Wynajęcie siedziby dla firmy wymaga długich przygotowań
Najlepiej szukać biura w czasie kryzysu, gdy czynsz jest najniższy. Albo nim deweloper zacznie budowę i zależy mu na umowach pre-lease.
Poszukiwane biura na siedzibę firmy powinno się zaczynać od nawiązania kontaktu z agencją zajmującą się wynajmem powierzchni biurowej i od zapoznania się z dostępną w mieście ofertą. Drugi etap to sporządzenie tzw. długiej listy interesujących najemcę obiektów. W kolejnym etapie wraz z doradcą stworzy tzw. krótką listę, na której na ogół znajdują się trzy budynki biurowe, najbardziej zbliżone do oczekiwań. Czwarty etap to wybór obiektu, a potem negocjowanie warunków finansowych, podpisanie listu intencyjnego i uzgodnienie planu aranżacji biura. Ostatni etap to negocjacje merytorycznych aspektów umowy najmu, uzgodnienie warunków rozliczenia związanych z kosztami aranżacji i na koniec zawarcie umowy najmu. Zależnie od wielkości poszukiwanej powierzchni i wymagań najemcy cały proces może trwać nawet dziewięć miesięcy.
Czas na zmiany
Kiedy jest najlepszy moment na zmianę biura? Oczywiście wtedy, kiedy czynsze są najniższe.
— W 2009 roku zapotrzebowanie firm na biura drastycznie spadło. Deweloperzy mieli dużo niewynajętych powierzchni, a jednocześnie rozpoczęte prace budowlane w kolejnych inwestycjach. Musieli intensywne poszukiwać najemców, a konkurencja spowodowała, że średnia stawka czynszu w Warszawie spadła o około 30 proc. w porównaniu do rekordowego 2008 roku. To sytuacja idealna dla poszukujących biur. Deweloperzy są gotowi na znaczne ustępstwa, do których — poza obniżką czynszu — należy przede wszystkim oferowanie pełnego wykończenia biura. Właściciele budynków są też znacznie bardziej elastyczni, jeśli chodzi o negocjacje treści umowy najmu, zgadzają się na większe ustępstwa i akceptują zapisy bardziej przyjazne najemcy — zauważa Grzegorz Boczek, negocjator w dziale powierzchni biurowych King Sturge.
Na ogół jednak najemców ograniczają wieloletnie umowy najmu. Ich zerwanie przed terminem byłoby bardzo kosztowne. Dlatego nie zawsze mogą zmienić siedzibę w czasie bessy na rynku nieruchomości.
— Najdogodniejszym czasem na wybór biura, szczególnie dla dużych firm, jest moment gdy projekt jest przygotowywany pod względem formalnym, czyli deweloper ma prawomocne pozwolenie na budowę i ma finansowanie. Wtedy wymagający najemca może wynegocjować bardzo korzystne warunki finansowe, a także uzgodnić wszelkie niestandardowe rozwiązania aranżacyjne, które można wprowadzić na etapie budowy, co daje znaczące oszczędności — wyjaśnia Magdalena Terech, dyrektor ds. wynajmu powierzchni biurowych w Capital Park.
Najemcy na start
Co decyduje o wyborze siedziby firmy? Najemcy wymieniają przede wszystkim: lokalizację, standard obiektu i korzystne warunki finansowe najmu. Wyższy standard budynku i certyfikat ekologiczny w światowych systemach, takich jak BREEM czy LEED, oznacza niższe koszty eksploatacji.
— Teraz na rynku mamy czas najemców, który potrwa maksymalnie do końca roku. Firmy, którym umowy najmu kończą się w latach 2013-15, powinny już zacząć poszukiwanie nowego biura w budynkach, których wzniesienie jest dopiero planowane. W najbliższych latach podaż powierzchni biurowych w Warszawie i na niektórych rynkach regionalnych będzie niższa niż w poprzednich latach, m.in. ze względu na zaostrzone wymagania instytucji finansujących. Obecnie najemcy mogą wciąż liczyć na dodatkowe zachęty w postaci wakacji czynszowych czy wykończenia biura pod klucz — mówi Magdalena Terech.