Przepisy dokładnie określają prawa i obowiązki zamawiającego oraz oferentów, dotyczące wadium.
Jeżeli wartość zamówienia przekracza 60 tys. EUR, zamawiający żąda od każdego wykonawcy startującego w przetargu nieograniczonym (art. 45 i 46 ustawy Prawo zamówień publicznych), przetargu ograniczonym (art. 53) oraz w trybie negocjacji z ogłoszeniem (art. 60) wniesienia wadium. Jeżeli wartość zamówienia jest niższa, zgodnie z art. 45 ust. 2 zamawiający ma prawo żądać od wykonawców wniesienia wadium. Wnosi się je przed terminem składania ofert.
Cena i forma
Zamawiający winien określić kwotę wadium w granicach od 0,5 proc. do 3 proc. wartości zamówienia. Nie powinien ustalać zbyt wysokiego, które utrudniłoby, zwłaszcza mniejszym oferentom, złożenie oferty. Naruszałoby to zasady uczciwej konkurencji.
W art. 45 ust. 6 prawodawca określił katalog form, w jakich może być wnoszone wadium, są to:
- pieniądze,
- poręczenia bankowe,
- gwarancje bankowe,
- gwarancje ubezpieczeniowe,
- poręczenia udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6 ust. 3 pkt 4 lit. b ustawy z 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (DzU nr 109, poz. 1158 z 2000 r.)
Tę ostatnią formę wprowadzono ze względu na małych i średnich przedsiębiorców. Poręczenia osób prawnych, nie działających dla zysku, którym PARP udzieliła dotacji, są o wiele tańsze niż gwarancje bankowe czy ubezpieczeniowe w instytucjach komercyjnych.
Początek i koniec
Oferent przed terminem składania ofert ma prawo do zmiany formy wniesionego wadium. Zamawiający winien się na to zgodzić. Zasada jest taka, że jeżeli oferent uzyska zgodę, to powinien najpierw wnieść wadium w nowej formie, a dopiero potem wycofać wcześniejsze.
Po zakończeniu procedury przetargowej zamawiający powinien zwrócić wadium. Sposoby i terminy określa art. 45. Wadium powinno być zwrócone oferentom, jeżeli:
- upłynął termin związania ofertą,
- zawarto umowę w sprawie zamówienia publicznego i wniesiono zabezpieczenie jej należytego wykonania,
- zamawiający unieważnił postępowanie o udzielenie zamówienia, a protesty ostatecznie rozstrzygnięto lub minął termin wnoszenia.
Może dojść do sytuacji, w której zamawiający zwraca wadium na wniosek oferenta, który:
- wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert;
- został wykluczony z postępowania;
- którego oferta została odrzucona.
Oferent, który złożył wniosek o zwrot wadium, musi pamiętać, iż tym samym traci prawo do składania protestu w przetargu.
Może się zdarzyć, że zamawiający zatrzyma wadium. Dzieje się tak, gdy oferent, który wygrał przetarg, odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie, lub nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, albo też w sytuacji, gdy zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.
Aby uniknąć protestu zamawiający winien zamieścić informacje dotyczące wadium w ogłoszeniu o zamówieniu stosownie do trybu przetargu (art. 41 pkt 8, art. 48 ust. 2 pkt 9, art. 52 ust 2. p.z.p.).
W praktyce może dojść do sytuacji, że zamawiający w terminie związania ofertą nie wyłoni wykonawcy. Wtedy zgodnie z art. 85 ust. 2 może na co najmniej 7 dni przed upływem terminu związania ofertą zwrócić się do oferentów o zgodę na przedłużenie tego terminu o określony okres, nie dłuższy niż 30 dni. Nie może bowiem dojść do sytuacji, w której wygasło wadium i nie został rozstrzygnięty przetarg.
Są wyjątki
W art. 5 ust. 1 wymieniono usługi, dla których nawet w przetargu wartym powyżej 60 tys. EUR zamawiający został zwolniony z obowiązku stosowania wadium. Są to usługi: w zakresie ochrony, z wyjątkiem związanych z konwojowaniem pieniędzy i kosztowności, socjalne, hotelarskie, restauracyjne, transportu kolejowego, transportu morskiego i żeglugi śródlądowej, prawnicze, w zakresie doradztwa personalnego, w zakresie szkolenia, zdrowotne, w zakresie kultury, sportu i rekreacji, detektywistyczne.