Warto się nauczyć mówić do urzędnika

Paweł Jakubczak
opublikowano: 11-07-2006, 00:00

Czy milczenie jest złotem? Jeśli w firmie pojawili się urzędnicy skarbowi, to raczej nie.

Zamiast milczeć, lepiej w trakcie kontroli zadawać urzędnikom pytania i dzielić się z nimi wątpliwościami. Dlaczego? Bo to dobrze służy obronie interesów firmy. Niestety, zwykle przedsiębiorcy postępują zupełnie odwrotnie.

Odpowiadaj na pytania

Najczęściej pierwsze i zarazem ostatnie pytanie przedsiębiorcy do urzędników skarbowych, którzy pojawili się w firmie, brzmi: „Co będziecie sprawdzali?”.

— Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wyznacza jej zakres. Dla podatnika ważne jest to, że urzędnicy nie mogą go przekroczyć — mówi Agnieszka Tałasiewicz, partner w zespole postępowań podatkowych i sądowych Ernst & Young.

Czy to oznacza, że jeśli kontrolują na przykład rozliczenia VAT, to nie wolno im zapytać o CIT? Wolno. I lepiej na takie pytanie odpowiedzieć.

— Odmowa odpowiedzi na pytania wykraczające poza zakres kontroli może wzmóc zainteresowanie urzędników tą sprawą i skończyć się rozszerzeniem zagadnień, jakie chcą sprawdzić — ostrzega Agnieszka Tałasiewicz.

Rozmawiać z fiskusem trzeba i warto. Przede wszystkim jednak przedsiębiorca powinien korzystać ze swoich uprawnień. Zawsze, kiedy działania urzędników wydają mu się bezprawne, należy zapytać o ich podstawę.

— Jeżeli urzędnicy nie rozwieją wątpliwości przedsiębiorcy, trzeba podjąć bardziej formalne działania. W razie różnicy zdań najlepiej wyrazić swoje stanowisko na piśmie. Może wtedy urzędnik się zastanowi i zrezygnuje z nieuprawnionych żądań — uważa Marcin Baran, menedżer w zespole postępowań podatkowych i sądowych Ernst & Young.

Nie trać czasu

Nie wolno utrudniać kontroli prowadzonej w granicach prawa. Błędem jest na przykład bezpodstawna odmowa okazania dokumentów związanych z przedmiotem kontroli czy narzucenie zbyt formalnego sposobu komunikowania się z kontrolującymi. Eksperci uważają, że przedsiębiorcy zbyt często unikają kontaktów z urzędnikami i, traktując ich jak zło konieczne, do minimum ograniczają przepływ informacji. Nie zdają sobie sprawy z tego, że pozbawiają się możliwości poznania punktu widzenia urzędników i przedstawienia istotnych wyjaśnień mogących wpłynąć na wynik sprawy.

— Podatnicy bardzo często nie korzystają z prawa do aktywnego udziału w kontroli — potwierdza Alicja Jurkowska, rzecznik prasowy Urzędu Kontroli Skarbowej w Warszawie.

Nawet jeśli przedsiębiorcy nie uda się przekonać urzędników do wszystkich swoich racji, to przynajmniej ma szanse stosunkowo wcześnie poznać ewentualne zastrzeżenia do jego rozliczeń podatkowych.

Innym błędem jest bierność po zakończeniu kontroli.

— A przecież można zgłosić zastrzeżenia i wyjaśnienia do protokołu, a także zapoznać się ze zgromadzonymi w toku kontroli materiałami — mówi Marcin Baran.

Bierność powoduje, że ewentualny spór z fiskusem rozpocznie się dopiero po wydaniu decyzji przez organ podatkowy. Stracony zatem zostanie czas między końcem kontroli a wydaniem decyzji. Lepiej wykorzystać go na ustalenia czy wyjaśnienia z fiskusem istotnych spraw.

Właściwy człowiek

Równie często zdarza się, że przedsiębiorca nie wyznacza pracownika do rozmów z kontrolerami albo wyznacza niewłaściwego.

— Często nie udziela pisemnego pełnomocnictwa pracownikowi firmy do reprezentowania jej w trakcie kontroli podatkowej lub nie zgłasza takiej osoby naczelnikowi urzędu skarbowego — zauważa Krzysztof Płatek, wicedyrektor Izby Skarbowej w Warszawie.

W rezultacie podczas kontroli wyjaśnień udziela kilka osób, na przykład główna księgowa i i inni pracownicy działu księgowości, a przedsiębiorca do końca nie wie, jakie informacje trafiły do urzędników.

— Wszyscy mogący kontaktować się z urzędnikami muszą mieć świadomość, że firma jest kontrolowana, a osoba, z którą dzielą się troskami, na przykład podczas przerwy na papierosa czy kawę, może być kontrolerem, który wykorzysta zdobyte informacje — podpowiada Marcin Baran.

Nawet gdy wyznaczymy pracownika do kontaktów z fiskusem, to nie zawsze możemy spać spokojnie.

 

— Znam przypadki, że taka osoba w odpowiedziach wykracza daleko poza zakres pytań urzędników i mówi wszystko, co leży jej na sercu. Czasami wynika to z niewłaściwego zrozumienia pytania, czasami z braku doświadczenia w udzielaniu precyzyjnych odpowiedzi — dodaje Agnieszka Tałasiewicz.

Jaka z tego nauka? Pracownik upoważniony do rozmów z przedstawicielami fiskusa musi być komunikatywny, ale także wiedzieć, co, jak, do kogo i kiedy powiedzieć.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Paweł Jakubczak

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Podatki / Warto się nauczyć mówić do urzędnika