Aby umowa na outsourcing zadowoliła kupującego usługę i jej dostawcę, każdy przypadek trzeba oceniać
i analizować osobno.
Relacje między dostawcą a kupującym usługę outsourcingu różnią się znacznie od relacji, jakie występują przy realizacji typowych zleceń. Konsekwencją tych różnic jest konieczność odmiennego kształtowania zasad współpracy oraz uzgodnień zawieranych w umowie określającej prawa i obowiązki stron.
Nie ma reguły
Negocjacje umowy outsourcingowej wiążą się ściśle ze specyficzną rolą tej usługi dla przedsiębiorstwa.
— Branża ma istotne znaczenie w outsourcingu i to co najmniej z dwóch powodów. Pierwszy to wymogi biznesowe, inne dla teleoperatora, inne dla sieci supermarketów. Każda branża kładzie nacisk na inne wymagania, co prowadzi do różnych konstrukcji samej umowy — mówi Marcin Maruta, radca prawny, wspólnik w krakowskiej firmie prawniczej Kuczek i Maruta.
Drugi aspekt to wymogi prawne. Przepisy wprowadzają pewne ograniczenia mogące wpływać na zakres i sposób świadczenia outsourcingu.
— Ważne są np. kwestie ochrony danych osobowych czy informacji niejawnych. W przypadku niektórych branż wręcz uregulowano dozwolony zakres outsourcingu. Obecnie najwięcej emocji budzi kwestia korzystania z usług firm zewnętrznych przez banki —po dość nieszczęśliwej nowelizacji prawa bankowego, wprowadzającego nieostre kryteria, co i na jakich zasadach może być outsourcingowane — mówi Marcin Maruta.
Przydatne jest zatem zaangażowanie w zespole negocjacyjnym osób, które mają doświadczenie w outsourcingu dla danej branży i są w stanie zaproponować twórcze rozwiązania, najlepiej takie, które już się sprawdziły.
Nie ma wzorca
Prawo krajowe dzieli umowy na tzw. umowy nazwane, uregulowane przepisami — np. umowa sprzedaży — i umowy nienazwane, które mają już wykształcony wskutek praktyki biznesu schemat, ale nie zostały jeszcze uregulowane ustawowo.
— Z punktu widzenia prawa, zlecenie outsourcingu nie stanowi wyodrębnionego typu umowy i nie jest oddzielnie regulowane. Istnieje w tej mierze swoboda kształtowania. Z biznesowego punktu widzenia umowa ta niejednokrotnie jest kluczowa dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, nie można więc jej traktować jako umowy bieżącej, standardowej — twierdzi Jacek Michalski, partner w kancelarii Dewey Ballantine LLP.
Konkretny kontrakt na outsourcing może stanowić jakiś typ umowy nazwanej.
— Z reguły jest to umowa-zlecenie lub w odniesieniu np. do programu komputerowego — licencyjna, ale najczęściej jest to umowa mieszana, składająca się z kilu różnych regulacji — tłumaczy Marcin Maruta.
Cecha „wymieszania” kilku różnych umów w jednej nakłada na prawników obowiązek szczególnej staranności i uwagi.
Niezbędne elementy
Każda umowa, a więc i zlecenie outsourcingu, powinna precyzyjnie określać świadczenie, sposób wynagradzania, procedury współpracy, sposób rozwiązywania kontraktu i kwestie odpowiedzialności.
— W każdej umowie outsourcingowej określa się, co, kiedy i jak zostanie wykonane, a także wskazuje, co jest miarą wykonania usługi. Umowa powinna także zawierać tzw. test jakości, czyli sposób weryfikacji świadczonych usług. Warto też ustalić, kto, kiedy i w jakim czasie może zamawiać usługę oraz jakie informacje powinien zbierać i przekazywać dostawca. Umowa musi również dawać możliwość rezygnacji z takich usług — mówi Jacek Michalski.
Ponieważ umowa na outsourcing nie jest regulowana wprost przepisami, powstaje czasem wątpliwość, które przepisy stosować.
— Warto taki kontrakt spisać na sposób „amerykański”, czyli w miarę obszernie regulować wszystkie istotne kwestie, nawet częściowo powtarzając zapisy polskich ustaw. I nie wolno zapominać o dość charakterystycznym wyróżniku tej umowy, jakim jest SLA (service level agreement), czyli gwarantowany poziom jakości usług. W SLA określa się bardzo precyzyjnie co, kiedy i jak będzie wykonane i wskazuje, co jest miarą wykonania usługi. W przypadku SLA precyzja jest niezbędna, bo ten mechanizm jest najczęściej podstawą roszczeń — przestrzega Marcin Maruta.