Czytasz dzięki

Wdrażanie PPK krok po kroku

Piotr Żak, dyrektor ds. klientów instytucjonalnych PKO TFI
opublikowano: 26-03-2020, 22:00

O tym, jak skutecznie wdrożyć PPK w średnich firmach, w jakiej kolejności powinny następować po sobie kolejne działania pracodawców, jakie są ich prawa i obowiązki, mówili podczas „Akademii wspierania rozwoju MŚP” eksperci PKO TFI

Od 1 stycznia 2020 r. Pracownicze Plany Kapitałowe stały się obowiązkowe dla pracodawców zatrudniających od 50 do 249 osób, i niebawem będą zobowiązani zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. Warto jednak zauważyć, że samo zawarcie umowy o zarządzanie powinno stanowić jedynie element w odpowiednio zbudowanym harmonogramie.

dobry plan i jego realizacja krok po kroku to podstawa sukcesu przy
wdrażaniu PPK — przekonywał pracodawców Piotr Żak, dyrektor ds. klientów
instytucjonalnych PKO TFI.
Zobacz więcej

PRZEMYŚL I WDRÓŻ:

dobry plan i jego realizacja krok po kroku to podstawa sukcesu przy wdrażaniu PPK — przekonywał pracodawców Piotr Żak, dyrektor ds. klientów instytucjonalnych PKO TFI. ARC

Wsparcie ekspertów

Eksperci PKO TFI przygotowują harmonogram, zawsze wspólnie z reprezentantami firmy omawiając każdy etap i jego znaczenie dla skutecznego wdrożenia PPK. Wcześniej jednak pracodawca otrzymuje od PKO TFI komplet informacji, zasad i warunków prowadzenia PPK oraz wyciąg najważniejszych zapisów z ustawy wraz z objaśnieniami. Wyjaśniane są chociażby takie kwestie, jak definicja osoby zatrudnionej. Łączna liczba zatrudnionych w każdym przedsiębiorstwie decyduje o dacie stosowania ustawy o PPK. Do istotnych punktów podczas analizy przed wdrożeniem programu można wskazać także: oszacowanie całkowitych kosztów dla różnych scenariuszy wdrożenia PPK, dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do obsługi PPK i rozmowy z dostawcą systemu, przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za wdrożenie i obsługę PPK, uwzględnienie kosztów PPK przy planowaniu budżetu na wynagrodzenia.

Z udziałem pracowników

Po przeprowadzeniu analizy budżetowej i kosztowej wdrożenia i obsługi PPK warto podjąć czynności związane z wyłonieniem reprezentacji pracowników. Pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia konsultacji wyboru instytucji finansowej zarządzającej środkami PPK w uzgodnieniu z działającymi w firmie związkami zawodowymi, a jeśli takowej strony społecznej firma nie posiada, pracodawca powinien ogłosić wybór reprezentanta pracowników. Pracownicy powinni mieć prawo zgłosić kandydatów i spośród nich wybrać swojego przedstawiciela. Ważne, aby wszystkie te czynności były odpowiednio udokumentowane. Przy tym zadaniu eksperci PKO TFI również oferują pomoc pracodawcy w postaci chociażby wzorów dokumentów oraz przykładów, jak powinien prawidłowo wyglądać proces wyboru reprezentanta pracowników.

Wybór instytucji

Omówienie wyboru instytucji finansowej z załogą, a w praktyce z przedstawicielami pracowników w postaci związków zawodowych lub wybranego reprezentanta, powinno się opierać na jasnych i zrozumiałych kryteriach. Warto tutaj brać pod uwagę znajomość i zaufanie pracowników do danej instytucji finansowej, jej doświadczenie i stabilność na rynku finansowym, jak również liczbę oddziałów czy placówek, w których będziemy mogli uzyskać bieżące informacje i złożyć wiele dyspozycji. Przy porównywaniu oferty instytucji finansowych nie możemy zapomnieć, że PPK to plan wprowadzony na lata. Warto zatem, aby pracownicy mieli pewność, że wybrana instytucja zapewni im bezpieczeństwo i spokój w postaci szerokiej sieci obsługi w całym kraju znajdującej się blisko miejsca zamieszkania.

Zawieranie umów

Po wyborze instytucji finansowej powinniśmy przystąpić do zawarcia umowy o zarządzanie. Sposoby zawarcia umowy o zarządzanie różnią się w zależności od instytucji. W przypadku PKO TFI zawarcie umowy o zarządzanie zostało opracowane w sposób optymalny dla pracodawcy i następuje w pełni elektronicznie poprzez wypełnienie formularza dostępnego na stronie internetowej PKO TFI. Sama czynność zajmuje nie więcej niż kilka minut.

Zarządzanie danymi

Po zawarciu umowy o zarządzanie instytucja finansowa powinna przekazać pracodawcy aplikację do obsługi PPK. Jednak wcześniej warto uzyskać od tej instytucji dostęp demo i zweryfikować działanie aplikacji w systemie kadrowo- -płacowym przedsiębiorstwa. Podstawowymi czynnościami, do których będziemy wykorzystywać aplikację, będzie przekazywanie informacji o danych pracowników, którzy zdecydowali się na uczestnictwo w PPK oraz informacji o wysokości naliczonych wpłat do PPK dla tych pracowników. Te informacje można przekazywać do instytucji finansowej przez wgranie do aplikacji PPK plików, które wcześniej wygenerowaliśmy z systemu kadrowo-płacowego. Przy czym dane osobowe pracowników muszą być kompletne i aktualne — warto o nie zadbać możliwie wcześnie, aby oszczędzić sobie niepotrzebnego stresu. Należy zwrócić również uwagę na to, w jakich formatach instytucja finansowa umożliwi wgrywanie plików. W przypadku PKO TFI są to zarówno formaty plików excel: .xls; .xlsx oraz .xml, .csv; .txt, jak również format grupy roboczej PPK. Nie mniej istotną funkcją aplikacji PPK jest zarządzanie uprawnieniami, częstą sytuacją w firmach jest chęć nadania jednej osobie z zespołu kadr możliwości przyjmowania dyspozycji od pracowników, natomiast zupełnie innej osobie z zespołu płac nadania uprawnień w postaci przekazywania do instytucji finansowej plików z informacjami o wpłatach.

Prowadzenie komunikacji

Istotnym zagadnieniem podczas prowadzenia i zarządzania PPK jest komunikacja z pracownikami. Powinni oni mieć wiedzę na temat założeń PPK i zasad uczestnictwa w nich. Pracodawca powinien zadbać o zrozumiałą, kompleksową komunikację i zaplanować odpowiednie działania. Ze strony PKO TFI zarówno pracodawca, jak i pracownicy otrzymują pełne wsparcie, w tym na uwagę zasługuje kompleksowe wsparcie zdalne — elektroniczne, w postaci licznych materiałów dostępnych na stronie internetowej PKO TFI, np. formularzy, które również zostają udostępnione pracodawcy do umieszczenia w wewnętrznej sieci intranetowej. PKO TFI daje także możliwość zapisywania się na cyklicznie webcasty i webinaria, które prowadzone są przez ekspertów firmy co najmniej kilka razy w tygodniu. Podczas tych spotkań prowadzonych online zarówno pracownicy, jak i osoby reprezentujące zespoły kadrowe czy płacowe mogą zadawać pytania na czacie oraz uzyskiwać praktyczne i rzetelne odpowiedzi. Dodatkowo w serwisie YouTube na kanale firmowym PKO TFI pracownicy mogą zapoznać się z animacjami i krótkimi filmami wyjaśniającymi najważniejsze zasady i warunki uczestnictwa w PPK. PKO TFI udostępniło również przeznaczone PPK infolinie. Informacje o swoich środkach uczestnicy mogą sprawdzać w serwisie internetowym towarzystwa, a niebawem także będzie to możliwe w aplikacji iPKO oraz aplikacji mobilnej IKO.

Wartości dodatkowe

Warto również zauważyć, że dla uczestników PPK grupa kapitałowa PKO Banku Polskiego przygotowała wiele bardzo atrakcyjnych benefitów w postaci m.in. preferencyjnych warunków indywidualnego konta emerytalnego czy indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, licznych zniżek w produktach ubezpieczeniowych, specjalnego programu wynajmu długoterminowego aut MasterBenefit oraz zniżek w produktach PKO Banku Polskiego.

Zapraszamy do zapoznania się z retransmisją webinarium "Akademia Wspierania i Rozwoju MSP" >>

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Piotr Żak, dyrektor ds. klientów instytucjonalnych PKO TFI

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu