Sektor publiczny, w tym urzędy miast i gmin, są w Polsce stosunkowo słabo zinformatyzowane. Jednak zdaniem Andrzeja Dyżewskiego, właściciela firmy analityczno-badawczej DiS, potrzeba optymalizacji procesów zarządzania na pewno w najbliższych latach wymusi wzrost roli informatyki w tym sektorze.
Główną przyczyną informatycznych zaniedbań w urzędach jest brak pieniędzy i niedostrzeganie przez decydentów korzyści płynących z informatyki.
— Mamy za sobą alians z firmą COIG, z którą wspólnie próbowaliśmy wprowadzić na rynek zintegrowany system do zarządzania urzędem miejskim i gminnym. Wycofaliśmy się z tego projektu, ale zdobyte doświadczenia stanowią dla nas bazę do wejścia na ten rynek z ofertą ASP — mówi Dariusz Durałek, prezes Comarch Internet Ventures.
Jego zdaniem, urzędy na ogół kupują i wdrażają systemy związane z ewidencją ludności, działalności gospodarczej, obiegiem dokumentów i podatkami, z których czerpią profity.
— Niewiele urzędów zdecydowało się na wdrożenie kompleksowego systemu informatycznego pokrywającego swoją funkcjonalnością cały obszar działania urzędu. Bardzo zaniedbane jest przez gminy wykorzystanie Internetu. Kolejnym aspektem informatyzacji urzędów w Polsce jest oprogramowanie używane na co dzień. Myślę, że tylko kilka jednostek w Polsce korzysta z w pełni legalnego oprogramowania —twierdzi Dariusz Durałek.
Nasycenie informatyką jednostek administracji samorządowej jest zróżnicowane.
— Gminy liczące po kilkadziesiąt tysięcy i więcej mieszkańców są zwykle wyposażone w rozwinięte i w miarę zintegrowane aplikacje komputerowe. Mniejsze gminy, których jest najwięcej, inwestują w informatykę od przypadku do przypadku, powstrzymując się raczej od wydatków na systemy zintegrowane — twierdzi Andrzej Dyżewski.
Systemy dedykowane gminom różnią się od oprogramowania przeznaczonego dla firm.
— Aplikacje do ewidencji ludności czy pobierania podatku od psów nie będą mogły być sprzedane klientowi komercyjnemu. Gminy co prawda mogą korzystać z oferty przygotowanej dla przedsiębiorstw, szczególnie jeśli chodzi o produkty finansowo-księgowe oraz dotyczące kadr i płac lub środków trwałych, jednak potrzeby urzędów wymuszają pewne modyfikacje w oprogramowaniu. Zmiany dotyczą m.in. sposobu naliczania pensji czy planu kont — mówi Dariusz Durałek.
Koszt wdrożenia systemu w urzędzie zależy od wielu czynników. Wpływa na niego przede wszystkim rodzaj oprogramowania i liczba użytkowników. Mechanizmy kreujące ostateczny koszt wdrożenia są zatem podobne do tych, które występują w przedsiębiorstwach.
— Wdrożenie np. systemu zarządzania dokumentami w gminie średniej wielkości (50-100 tys. mieszkańców) nie powinno kosztować więcej niż 500 tys. zł — zapewnia Piotr Misiło, naczelnik wydziału promocji i informacji w UG Police.
Okazuje się jednak, że w zakresie unowocześniania czy też budowania struktur informatycznych gminy borykają się nie tylko z problemami finansowymi.
Dużą przeszkodą w swobodnym informatyzowaniu urzędów jest stosunkowo niska świadomość znaczenia informatyzacji wśród urzędników.
— W firmach komercyjnych proces wdrożenia przebiega o wiele sprawniej. W urzędach jeżeli zarząd nie narzuci szkoleń, to wdrożenie się po prostu nie powiedzie. Należy pracować nad zmianą mentalności pracowników urzędów. Ten problem jest tym powżniejszy, im mniejsza jest gmina — twierdzi pragnący zachować anonimowość pracownik jednego z urzędów miejskich.
Na naszym rynku w zasadzie nie praktykuje się dzierżawienia systemów gminom.
— Sama idea ASP, czyli wynajmu aplikacji przez Internet, jest stosunkowo młoda. Nie wszystkie rodzaje aplikacji są chętnie dzierżawione. Wciąż pokutuje wśród klientów przekonanie, że dane finansowo-księgowe są bezpieczniejsze w komputerze zlokalizowanym we własnej siedzibie. Tymczasem praktyka pokazuje, że jest odwrotnie. Zdarzają się pożary, włamania, kradzieże i dane te są lepiej zabezpieczone w profesjonalnie zbudowanym data center niż na serwerze stojącym pod stołem. Przeszkodą w rozwoju tego rynku są również wysokie koszty dostępu do Internetu oraz brak informacji o tego typu inicjatywach — przekonuje Dariusz Drałek.
Piotr MisiŁo
naczelnik wydziału promocji i informacji w UG Police
Świadome i dobrze przeprowadzone wdrożenie systemu zarządzania dokumentami w urzędzie podnosi efektywność pracy. Zapewnia również szybszy dostęp do dokumentów. Nie ma już mowy o zagubionych wnioskach czy podaniach. Inną cechą takiego systemu jest funkcja antykorupcyjna. Wszystkie dokumenty trafiające do urzędu natychmiast widoczne są w sieci. Jasne i klarowne procedury uniemożliwiają odłożenie wniosku do szuflady. Poza tym, kiedy podpis elektroniczny stanie się faktem, praca bez dobrze funkcjonującego systemu będzie po prostu niemożliwa.