System ERP razem z Business Intelligence (BI) wdraża się łatwiej i taniej, a korzyści, które płyną ze wspólnego ich wykorzystywania, są nie do przecenienia. Jeden warunek — informacji nie należy rezerwować dla najwyższych menedżerów. Oprogramowanie klasy BI, jeśli już zostaje wdrożone, dostępne jest najczęściej tylko dla kadry zarządzającej lub grupy analityków. Pokutuje opinia, że to narzędzie zbyt skomplikowane, żeby udostępniać je szerszemu gronu pracowników. Poza tym, o ile klienci przyznają, że BI jest przydatne, to dużo ważniejsze jest dla nich wdrożenie systemu ERP. I inwestycję w oprogramowanie analityczne odkładają na później, czasami zupełnie o niej zapominając. Tymczasem jedno z drugim jest powiązane. — W przypadku systemu Microsoft Dynamics AX równoczesne wdrożenie systemu ERP i BI to jeden, w miarę prosty proces, który daje użytkownikowi maksimum korzyści. Nie można tego traktować jako osobny projekt. Oprogramowanie klasy ERP porządkuje procesy w firmie i dostarcza informacje, które później Business Intelligence potrafi zobrazować — mówi Adam Komorowski, dyrektor działu aplikacji biznesowych Microsoft Dynamics w polskim oddziale Microsoftu. Systemy ERP Microsoftu mają otwarty kod źródłowy. To oznacza, że każdy klient lub partner firmy może je modyfikować. Business Intelligence od Microsoftu jest przygotowane w taki sposób, że nadąża on za rozbudową aplikacji ERP. Dlatego zawsze zapewnia spójny model BI, dostępny do użycia przez różnych użytkowników niezależnie od wprowadzonych zmian.
BI dla wszystkich
Microsoft, przygotowując swoją wersję oprogramowania Business Intelligence, doszedł do wniosku, że należy odejść od modelu wąskiego dostępu do BI, a przejść do takiego, w którym odpowiednie informacje są udostępniane odpowiednim osobom, niezależnie od tego, czy zajmują niskie, czy wysokie stanowisko w hierarchii przedsiębiorstwa. To dlatego, że każdy pracownik ma jakiś wkład w realizację strategii organizacji i zestaw mierników, z których jest rozliczany. Jeśli ma do nich stały dostęp, to może szybciej podejmować decyzje na temat swojej pracy, widzi, co robi dobrze, a nad czym powinien bardziej się skupić. Dlatego Microsoft przeprowadził wśród firm badanie na temat tego, jakich informacji potrzebują poszczególni zatrudnieni.W jego wyniku przygotowano wiele scenariuszy-ról. Pokazują one, jakie miejsce zajmuje dana osoba w organizacji oraz do jakich danych, wskaźników, raportów powinnamieć dostęp, żeby lepiej wykonywać swoje obowiązki zawodowe. — Pojawił się problem, jak te narzędzia ułożyć, żeby były one funkcjonalne i przyjazne użytkownikowi. Zrobiliśmy to tak — pierwsza strona systemu, tzw. strona użytkownika, jest stroną graficzną, która składa się z wielu komponentów, czyli elementów systemu Business Intelligence. I tak na stronie dyrektora finansowego znajdą się np. wskaźniki finansowe, informacje o płynności, stan należności i wskaźniki zadłużenia, a na stronie dyrektora sprzedaży informacje na temat liczby wypracowanych szans sprzedaży — tłumaczy Adam Komorowski.
Personalizacja ról
Każdą z ról można spersonalizować, dokładając do niej dodatkowe elementy. W rezultacie udało się stworzyć oprogramowanie, które pomaga zorientować się pracownikom, na jakim etapie się znajdują i czego firma od nich wymaga. Business Intelligence stał się w ten sposób aplikacją dla niemal każdej osoby zatrudnionej w organizacji. — Rozbudowanie konkretnego scenariusza-roli o nowe elementy nie wymaga wiedzy technologicznej. Można to zrobić za pomocą myszki, bez dotykania klawiatury. Oczywiście, użytkownik widzi tylko te elementy, do których pracodawca zapewnił mu dostęp — wyjaśnia ekspert Microsoftu. Dzięki temu, że oprogramowanie Microsoftu ma interfejs zbliżony do tego z pakietu MS Office, korzystanie z niego jest bardzo łatwe i nie wymaga długiego szkolenia. Nic, tylko wdrożyć i korzystać.