Sprecyzowane oczekiwania i podstawowe informacje na temat wymagań normy pozwalają uniknąć wielu niespodzianek podczas dostosowywania systemu.
Konsultanci oraz audytorzy działają zgodnie z wymaganiami norm. Zrozumienie procedur związanych z wprowadzaniem systemów zarządzania jakością pozwoli przełamać opór przed zmianami. Zbyt małe zaangażowanie kierownictwa może powodować niechęć pracowników, co w znacznej mierze przyczynia się do kłopotów przy wdrażaniu. Przedstawiciele branży certyfikacyjnej poszukują wciąż nowych rozwiązań i sposobów, dzięki którym dzielą się wiedzą z zainteresowanymi odbiorcami, aby mogli oni zrozumieć sens dokonywanych zmian oraz w pełni świadomie podejmować decyzję o implementacji systemu.
— Propagowanie i popularyzacja wiedzy na temat jakości to nie tylko ważna rola jednostek certyfikujących, Polskiego Centrum Akredytacji czy Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, ale również mediów (w różnych formach publikacji). Istnieje konieczność włączenia się w tę inicjatywę organizacji rządowych, samorządowych czy np. izb gospodarczych w większym niż dotychczas stopniu — podkreśla Tadeusz Glazer dyrektor ds. badań i certyfikacji w PCBC.
Idziemy na zakupy
Firmy z branży certyfikacyjnej jak żadne inne zdają sobie sprawę z konieczności ukierunkowania i dostosowania swojej działalności do potrzeb klientów. Aby współpraca przebiegała sprawnie i bezkonfliktowo, przedstawiciele firm wdrażających i certyfikujących systemy powinni poszerzać swoją wiedzę na temat SZJ, jego wdrażania oraz doskonalenia. Powinni mieć pełną świadomość, po co je wdrażają. Pozwoli to uniknąć braku zrozumienia i zapewni szybsze, bardziej satysfakcjonujące wprowadzenie systemów. Problem nie polega na braku chęci zainteresowanych stron. Zarówno jednostki certyfikujące, jak i konsultanci rzetelnie szkolą i tłumaczą wszelkie zawiłości wymagań norm. Jednak dla osób niezajmujących się tą tematyką, niektóre sformułowania mogą okazać się niezrozumiałe ze względu na specyfikę języka. Dlatego tak ważne są wszelkie informacje, jakie klient uzyska już na etapie przygotowań do podjęcia decyzji o wdrożeniu.
— Przekaz od innych firm i instytucji, które wdrożyły ISO (często na poziomie kontaktów osobistych i zawodowych osób decyzyjnych), są najczęstszym źródłem informacji. Jako nie mniej ważne możemy wymienić konferencje i szkolenia oraz artykuły i reklamy w prasie. Jednostki certyfikujące oraz firmy doradcze zajmują się promocją szeroko rozumianych systemów zarządzania. Dobrym rozwiązaniem jest też edukacja, prowadzona w ramach organizacji skupiających przedsiębiorców, takich jak izby branżowe i regionalne, agencje rozwoju przedsiębiorczości oraz cechy rzemiosł — mówi Jolanta Baj, dyrektor DAS Polska.
Kiedy podejmujemy decyzję o kupnie nowego telewizora lub planujemy urlop w egzotycznych krajach, zaczynamy od zapoznania się z ofertami. Gromadzimy wszelkie dostępne dane na interesujący nas temat (katalogi, ulotki, dzwonimy i wysyłamy zapytania drogą mailową). Wdrożenie systemu zarządzania jakością również wymaga takich zabiegów. Trzeba zebrać informacje i ostatecznie wybrać najlepszą ofertę. Wcześniej należy rozpatrzyć ją zarówno pod kątem oferowanej usługi, jak i ceny.
— Ktoś mądry powiedział: „nie stać mnie kupować tanio”. Praktyka wielokrotnie potwierdziła sens tego sformułowania. Szkoda, że nie pamięta się, że nie można zapewnić odpowiedniej jakości za niską cenę. Przede wszystkim niezbędne jest przekonanie, że SZJ jest potrzebny firmie. Istotne jest zrozumienie, że tak jak np. podejście marketingowe dotyczy całego przedsiębiorstwa, nie tylko działu marketingu, tak i system zarządzania dotyczy wszystkich i każdego aspektu działania firmy — zauważa Jolanta Baj.
Nie zawsze najdroższy znaczy najlepszy, tak jak najtańszy nie musi okazać się najbardziej korzystny. Czasami warto poczekać na inną ofertę lub wstrzymać się z wdrożeniem, jeżeli firma nie ma dosyć środków.
— W teorii znany jest trójkąt konkurencyjności, który tworzą jakość, czas (termin, terminowość) oraz cena. Koncentracja wyłącznie na jednym z tych atrybutów musi powodować obniżenie poziomu spełnienia jednego lub obu pozostałych — dodaje Roman Zadrożny, wiceprezes Dekra Intertek Certification.
Jakość najważniejsza
Rynek wciąż się zmienia. Posiadanie wdrożonego systemu zarządzania jakością jest postrzegane zarówno wśród kontrahentów, jak i klientów detalicznych jako atut. Stanowi gwarancję dobrze wykonanej usługi oraz wysokiej jakości produktów.
— Coraz częściej spotykam się w praktyce z dojrzałym podejściem osób, które określają kryteria wyboru jednostki certyfikującej. Poza ceną, eksponowane są wymagania dotyczące wykształcenia i doświadczenia audytorów, referencje czy pozycja jednostki na rynku krajowym i międzynarodowym. To dobry znak na przyszłość — podsumowuje Tadeusz Glazer.