Mimo braku właściwych przepisów, krajowe przedsiębiorstwa monitorują komunikację elektroniczną, ale tylko niektóre archiwizują wiadomości.
Wyniki sondażu na temat systemów kontroli przesyłania wiadomości w firmach — wykonanego na zlecenie Hitachi Data Systems — wskazują, że 67 proc. firm w Polsce regularnie monitoruje komunikaty pracowników w poczcie elektronicznej.
Komunikatory słabo
Pod tym względem Polska wyprzedziła inne kraje regionu EMEA (Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki) objęte badaniem, ponieważ uplasowała się na trzeciej pozycji, po Hiszpanii (77 proc.) i Francji (71 proc.). Średni odsetek firm monitorujących e-maile wyniósł w badanych krajach 56 proc. W kwestii monitorowania wiadomości instant messaging (IM), czyli pochodzących z komunikatorów internetowych (np. gadu-gadu), krajowe firmy wypadają gorzej, ponieważ tylko 17 proc. badanych przedsiębiorstw zdaje sobie sprawę, z jakich systemów IM pracownicy korzystają.
Według Krzysztofa Celmera, dyrektora polskiego oddziału Hitachi Data Systems, dzieje się tak ze względu na ogólną dostępność aplikacji IM, które pracownicy instalują na własną rękę. Komunikatory nie są poza tym wykorzystywane do działań biznesowych.
Inaczej jest w innych państwach, gdzie monitoring IM funkcjonuje średnio w 37 proc. firm. Podobnie jak w przypadku kontroli e-maili, prym w tym względzie wiedzie Hiszpania, gdzie analizuje się 70 proc. tego typu wiadomości.
Można zaoszczędzić
W Polsce nie ma przepisów, które regulowałyby sprawy monitorowania firmowych wiadomości, choć korzystanie z poczty elektronicznej i systemów IM może budzić zastrzeżenia. W USA, gdzie wprowadzono ustawę Sarbanes Oxley, przedsiębiorcy zostali zobligowani do kontroli komunikacji elektronicznej. Szczególny nacisk położono na regulacje w sektorze finansowym, którego podmiotom grożą wysokie kary za nieprzestrzeganie stosownych wymagań.
Według przedstawicieli Hitachi Data Systems, rygorystyczne systemy zarządzania, poza zabezpieczeniem interesów firm i ich klientów, zmniejszają koszty pamięci masowej niezbędnej do obsługi szybko rosnącej liczby wiadomości. Z przeprowadzonych analiz wynika, że wiadomości e-mail (wraz z załącznikami) mogą zajmować ponad 40 proc. pamięci masowej przedsiębiorstwa.
Autorów sondaży niepokoi także to, że polskie przedsiębiorstwa nie przechowują wiadomości w odpowiednio długim terminie. Zgodnie ze światowymi standardami, powinno się archiwizować dane przez osiem lat, podczas gdy tylko 10 proc. polskich przedsiębiorstw przechowuje wiadomości e-mail dłużej niż 3 lata. W przypadku wiadomości IM ponad 90 proc. firm w kraju nie archiwizuje ich wcale. Zdaniem Krzysztofa Celmera, jest to także spowodowane brakiem odpowiednich przepisów.