Nawet najlepszy system nie spełni swojej roli, jeśli firma dobierze go bez zdefiniowania swoich oczekiwań przed wdrożeniem.
Proces wyboru rozwiązania ma charakter strategiczny dla przedsiębiorstwa, decyduje w pewnym sensie o jego biznesowej efektywności w perspektywie co najmniej kilku lat. Proces ten powinien obejmować analizę wielu kryteriów, m.in. funkcjonalności, technologii, kosztów zakupu i eksploatacji oraz elastyczności rozwiązań. Ogólnej weryfikacji powinien zostać poddany również dostawca systemu, jego stabilność finansowa i aktywność biznesowa na danym rynku.
Kontakt i referencje
— Mimo że systemy ERP podlegają pewnemu ustalonemu standardowi (dotyczącemu zakresu modułów), w interesie klienta warto sprawdzić, czy specyficzne zagadnienia branżowe mieszczą się w obszarze rozwiązania. Ważnym kryterium przy wyborze stają się zatem branżowe cechy produktu i kompetencje dostawcy, niezbędne do ich wdrożenia. W wielu przypadkach istotne są konkretne funkcje wynikające z obowiązujących norm i regulacji branżowych — mówi Dariusz Samół z polskiego oddziału SAP.
Niezwykle istotną rolę odgrywają kompetencje przedstawicieli producenta systemu i ich dostępność — w sytuacjach kryzysowych kontakt z przedstawicielem producenta systemu może się okazać newralgiczny dla danego przedsiębiorstwa.
— Najważniejszym kryterium w procesie wyboru rozwiązania jest pewność, że dostawca jest w stanie je zaimplementować. Istotne są zatem referencje dostawcy w firmach o podobnym profilu działania, sprawdzona metoda wdrożeniowa, kadra konsultantów dysponująca zarówno wiedzą branżową, jak i doskonałą znajomością produktu oraz dostęp do fachowców, którzy uczestniczyli w tworzeniu systemu — przekonuje Piotr Michalak, dyrektor operacyjny w Intentia Polska.
Kadra menedżerska nie zawsze jest przygotowana do procesu wyboru rozwiązań ERP i nie wie, jakimi kryteriami się kierować. Trudno zresztą od nich tego wymagać — są specjalistami w innych dziedzinach. Mimo to wciąż niechętnie korzystają z pomocy firm konsultingowych, które przecież mogą im nie tylko pomóc wybrać aplikację, ale też przygotować przedsiębiorstwo do procesu wdrożenia.
— Wszyscy renomowani dostawcy systemów ERP oferują doradztwo przed zakupem systemu. Żaden z nich nie jest, jak sądzę, zainteresowany oferowaniem klientowi czegoś, co nie przystaje do potrzeb danego klienta. Renomowani dostawcy systemów ERP nastawieni są na długoletnią współpracę ze swoimi klientami, a niezbędną podstawą takich relacji jest kupiecka uczciwość — tłumaczy Marek Suszczyk, zastępca dyrektora generalnego Exact Software Poland.
Precyzyjna ocena potrzeb
Nieprzygotowane firmy rozpoczynając proces poszukiwania systemu wysyłają często kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt ogólnie przygotowanych zapytań ofertowych do producentów rozwiązań praktycznie każdej wielkości. W efekcie otrzymują oferty o ogromnej rozpiętości funkcjonalnej oraz zupełnie abstrakcyjnych różnicach w cenie. W ten sposób tracą czas, pieniądze, a proces wyboru rozwiązania ogarnia paraliż — nie sposób bowiem zapoznać się dokładnie z dziesiątkami prezentacji, skoroszytów i opisami aplikacji, wówczas podstawowym kryterium staje się cena.
— Dla wielu małych polskich firm przy wyborze systemu wspomagającego zarządzanie cena odgrywa podstawową rolę. Jednak decyzja o zakupie taniego i niedopasowanego do wymagań firmy systemu ERP może okazać się marnowaniem pieniędzy, a więc na pewno nie oszczędnością — przekonuje Klaudiusz Zagański z Microsoft Busieness Solutions.
— Planując inwestycje trzeba zwrócić uwagę na całkowity koszt posiadania systemu w perspektywie np. 5 lat. A przy porównaniu poszczególnych ofert podsumować koszty inwestycji w taki właśnie sposób, bo tylko tak będziemy w stanie racjonalnie porównać kosztowo poszczególne oferty. W przeciwnym razie możemy wybrać system, który początkowo będzie bardzo tani, ale w dłuższej perspektywie koszty usług wdrożeniowych czy opieki serwisowej znacznie przekroczą pozorne oszczędności prze jego zakupie — dodaje Marek Suszczyk.
Można wyspecyfikować z rynku 3-4 dostawców rozwiązań i zapoznać się możliwie dokładnie z ich ofertą i wizją wdrożenia. O sukcesie zdecyduje też nastawienie kadry kierowniczej — ERP to nie zwykły zakup pudełkowej aplikacji, ale świadoma decyzją zmieniająca w pewnym sensie zasady funkcjonowania firmy. Zdarzają się przypadki, kiedy firmy przerywają określone wdrożenie, bo okazuje się, że wybrany system nie wpłynie na efektywność funkcjonowania i aktywności biznesowej, a wręcz może ją ograniczyć. Proces wyboru trzeba więc rozpoczynać od początku.
Przygotować się na zmiany
Należy zdać sobie jednak sprawę, że dobór i późniejsze wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie może zmienić istotę procesów biznesowych zachodzących w firmie, zmienić obieg informacji, wymusić standaryzację. Dlatego niezwykle ważne jest dobranie systemu niejako skrojonego na miarę, pasującego do danej organizacji, ale i przygotowanego na jej rozwój. Istotna więc jest architektura rozwiązania, jego skalowalność oraz możliwość łatwej migracji do systemu o większych możliwościach.
Dobry wybór rozwiązania ERP może poprawić efektywność działania firmy w praktycznie wszystkich obszarach jej działalności i choćby urealnić koszty jej funkcjonowania. Co ciekawe, proces doboru aplikacji bywa czasami w przedsiębiorstwach świadomie torpedowany, bo jego poprawne wdrożenie może spowodować konflikt interesów różnych grup już tam funkcjonujących.
Świadomy wybór
Odpowiedni dobór systemu ERP jest prawdopodobnie najważniejszych etapem implementacji w przedsiębiorstwie, choć uwieńczeniem sukcesu jest rzecz jasna poprawne przeprowadzenie wdrożenia.
— Wybór systemu informatycznego to jedna z najważniejszych decyzji biznesowych każdej firmy. Trafny — zaowocuje usprawnieniem podstawowych procesów gospodarczych, sprawnym zarządzaniem i zwiększeniem przychodów. Błędny — spowoduje zamęt w księgowości, problemy w relacjach z kontrahentami i w konsekwencji straty finansowe — mówi Wojciech Popowski, wiceprezes Simple.
Jeśli wybierać — to świadomie, nie kierując się modą czy nadwyżką w budżecie firmy. Czy chce się tego czy nie ERP zmieni podział ról i zadań w firmie, może być pewnego rodzaju wewnętrzną rewolucją. Niestety źle dobrany i wdrożony może wyrządzić wiele szkód i wywołać chaos organizacyjny w przedsiębiorstwie, wybierać trzeba więc z rozwagą i według określonych zasad.