Proces potrwa nie dłużej niż 21 dni, a jego strony nie muszą stawiać się osobiście na rozprawie. Wszelkich czynności mogą dokonać o każdej porze dnia i nocy, z dowolnego miejsca na świecie z dostępem do internetu. Ultima Ratio — bo taką nazwę przyjmie, aktualnie testowany notarialny i w pełni elektroniczny sąd polubowny dla przedsiębiorców — powstaje z założeniem, aby uprościć dochodzenie roszczeń o nieuregulowane zobowiązania i znacznie je skrócić, nie dopuszczając do przewlekania sporu w nieskończoność. Pierwsze sprawy zacznie przyjmować i rozstrzygać od kwietnia przyszłego roku.
Rejent arbitrem
Dla użytkowników system ma być prosty i intuicyjny. Jego działanie sprawdza właśnie Causa Finita, współtwórca Ultima Ratio i zarazem operator systemu. To spółka powiązana z kancelarią prawną Causa Finita Commercial Real Estate Law Firm, w której zrodziła się idea przyszłego polubownego e-sądu. Jego siedzibą będzie Warszawa.
— Architektura systemu jest gotowa, prowadzimy już symulowane procesy. Kończą się też prace nad algorytmem losowego przydzielania arbitrów do wpływających spraw. W tym miesiącu przejdą oni szkolenia z pracy na platformie — wyjaśnia Robert Szczepanek, radca prawny, przewodniczący Rady Nadzorczej Causa Finita.
— Arbiter będzie wybrany dla danej sprawy w systemie, zanim strony wejdą w spór — mówi Paweł Orłowski, notariusz, stały mediator sądowy, członek zarządu Stowarzyszenia Notariuszy RP i współtwórca przygotowywanego przedsięwzięcia.
Stowarzyszenie, w którym — podobnie jak w kancelarii, lecz wcześniej i niezależnie od niej — zrodziła się myśl o prowadzeniu spraw online, będzie monitorować prawidłowość procesu orzeczniczego. Zgodnie z założeniami, arbitrami w ich wspólnie tworzonym sądzie będą notariusze (nie tylko ze towarzyszenia), często po ukończonych aplikacjach sądowych. Na początek zostanie przeszkolonych dwudziestu.
— Zobaczymy w praktyce, czy tylu wystarczy, aby dotrzymać zakładanego terminu załatwiania spraw. W razie potrzeby grupę arbitrów powiększymy — zapowiada Paweł Orłowski.
Jak to działa
Wspomniany maksymalny okres 21 dni, w którym powinien zapaść wyrok, będzie 20 razy krótszy od postępowań prowadzonych w sądach powszechnych. To możliwe dzięki prostym zasadom, przyjętym przez założycieli internetowego sądu.
Wierzyciel, który nie doczeka się zapłaty za swoje towary czy usługi, złoży online pozew w Ultimo Ratio. Będzie musiał go opłacić — tak jak w przypadku wpisów w sądach powszechnych, czyli zasadniczo w wysokości 5 proc. wartości przedmiotu sporu. Wniesienie opłaty uruchomi automatyczne losowanie arbitra, który będzie miał 24 godziny na potwierdzenie przyjęcia sprawy. Jeśli nie podejmie jej, bo będzie chory albo na urlopie, wówczas odbędzie się ponowne losowanie. W zasadzie tylko w takich przypadkach strony będą musiały chwilę czekać, aby poznać osobę wyznaczoną do wydania wyroku. Z reguły ma nastąpić to szybko, a dłużnik po otrzymaniu wiadomości z sądu ma znaleźć nazwisko arbitra na profilu sprawy.
Pozew z linkiem do sądu (prowadzącym do profilu danej sprawy) i instrukcją zostanie wysłany drugiej stronie pocztą elektroniczną.
— Gdy przedsiębiorcy w umowach przewidują zapis na sąd polubowny, określają od razu tryb doręczania pism i podają swoje e-maile. W razie ich braku pozew trafi na adres poczty elektronicznej wpisany w jednym z publicznych rejestrów firm. KRS i CEIDG aktualnie tego wymagają. Jeśli jednak tam takiego adresu nie będzie, arbiter wyśle pismo tradycyjną pocztą — wyjaśnia Robert Szczepanek.
Pozwany ma zająć stanowisko procesowe w ciągu siedmiu dni, a swoją odpowiedź, o ile zdecyduje się na jej złożenie, będzie musiał opłacić — podobnie jak powód.
— To pomysł zapożyczony z międzynarodowego arbitrażu. Chodzi o to, aby nie powodować niepotrzebnej przewlekłości. Ten, kto będzie miał potrzebę obrony i argumenty, zapewne zdecyduje się na przesłanie odpowiedzi i jej opłacenie. Jeżeli wygra sprawę, powód zwróci mu wszystkie poniesione koszty na standardowych zasadach — mówi radca.
Odpowiedź ma być odformalizowana, czemu ma służyć odpowiedni internetowy kreator.
— Pozwany będzie musiał tylko opisać swoje stanowisko i przedstawić dowody. Strony mogą na tym poprzestać, ale też mogą ewentualnie zaznaczyć — na profilu i tylko do wiadomości notariusza — kwotę, na którą godzą się, aby zakończyć spór. Arbiter może zaproponować ugodę, strony z kolei mogą złożyć dodatkowe wyjaśnienia za pośrednictwem prostego czatu, przyporządkowanego każdej sprawie — opowiada Paweł Orłowski.
Dowodami mogą być nie tylko skany dokumentów, ale też filmy wideo, zdjęcia, zrzuty z ekranu, raporty z logowań czy monitoringu, e-maile, sms-y, nagrania w formacie mp3. Twórcy nowego polubownego e-sądu przewidują też możliwość zdalnego przesłuchania świadków podczas telekonferencji przy udziale pełnomocników stron, z którym te zapoznają się od razu na profilu sprawy. Badają też możliwości sporządzania opinii biegłych przez internet i prezentowania ich wprost na tym profilu.
Przedstawiciel Stowarzyszenia Notariuszy RP zaznacza, że system elektroniczny został zaprojektowany tak, aby formalne przygotowanie wyroku, bez uzasadnienia, zajmowało arbitrowi wręcz minuty. Wszystkie dane, które w tego rodzaju pismach procesowych są wymagane (jak np. nazwiska, sygnatury, informacje dotyczące roszczeń, numery faktur) i ich wpisywanie z reguły zajmuje wiele czasu, w tym przypadku będą automatycznie pobierane z konta sprawy, na którym znajdzie się pełny materiał dowodowy. Będą one wprowadzane dzięki odpowiednim kreatorom informatycznym.
Żadnych odwołań
Postępowanie ma być jednoinstancyjne, zgodnie z procedurą cywilną i powszechną w sądownictwie arbitrażowym. Nie będzie apelacji, co zwykle wiąże się z kolejnymi kosztami sądowymi, ani możliwości złożenia sprzeciwu, jak w przypadku elektronicznego postępowania upominawczego (EPU), prowadzonego przez lubelski e-sąd. Tam odwołanie od orzeczenia powoduje, że nakaz zapłaty traci moc i sprawa trafia do powszechnego sądu właściwego dla pozwanego, po czym toczy się przez kilkanaście miesięcy.
W Ultima Ratio sprawa zamknie się wraz z wyrokiem wydanym przez arbitra po procesie prowadzonym całkowicie online (nawet przez smartfona czy tablet) — bez ponoszenia kosztów delegacji, podróży, drukowania pism, wysyłki listów poleconych i oczekiwania na korespondencję przesyłaną tradycyjną pocztą. Założenie konta na platformie będzie wymagało jedynie uwierzytelnienia, na podobnych zasadach jak ePUAP, aczkolwiek bez konieczności posiadania takiego profilu ani podpisu elektronicznego. System informatyczny jest realizowany przez spółkę Zeto-Rzeszów.
— Zabezpieczenia będą porównywalne do bankowych. Zeto-Rzeszów daje takie gwarancje, ma doświadczenie w budowie systemów dla sądów i prokuratur — zapewnia Robert Szczepanek.
— Nad działalnością sądu ma czuwać 10-osobowa rada. To autorytety ze świata nauki i praktyki prawa procesowego. Będą monitorować i opiniować każdy potencjalny przypadek budzący wątpliwości co do legalności funkcjonowania Ultima Ratio, oceniać praktykę, zmieniać regulamin, czuwać nad jakością orzeczniczą — zapowiada Paweł Orłowski.
Pomysłodawcy zakładają, że do Ultima Ratio najczęściej będą wpływać sprawy firm mających umowy z wieloma kontrahentami — typowe powtarzalne spory o zapłatę. Do sądów gospodarczych wpływa rocznie ok. 300 tys. takich pozwów.
— Spodziewam się, że naszymi pierwszymi klientami mogą być podmioty, które na skutek braku terminowej zapłaty faktur VAT udzielają kontrahentom kredytu kupieckiego. Z tego właśnie w obrocie gospodarczym rośnie, jak kula śnieżna, ogromna skala zatorów płatniczych — zauważa Paweł Orłowski.
Nowy e-sąd to inwestycja sfinansowana z kapitału Causa Finita. Organizacja notariuszy pokrywa koszty szkoleń i prac naukowych, wiele czynności wykonuje społecznie. Ultima Ratio będzie mógł rozpoznawać nie tylko zwykłe spory o zapłatę. Przygotowano już np. panele eksperckie z prawa budowlanego i własności przemysłowej. Zostanie powołana specjalna grupa arbitrów spoza notariatu.
— Szykujemy więc sąd bardziej uniwersalny. Chcemy też tworzyć przy portalach sądy rozpoznające sprawy z udziałem konsumentów — ujawnia plany na przyszłość Robert Szczepanek.