Zbyt późne powiadomienie o wynikach przetargu może być przyczyną jego unieważnienia.
Strzegomskie Zakłady Wyrobów Papierowych Unipap wygrały sprawę odwołania przeciwko oddaleniu protestu przez Ministerstwo Finansów. Sprawa dotyczyła wyników przetargu ministerstwa na wykonanie i dystrybucję formularzy broszur — druków rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych wartości przekraczającej 5 mln zł.
Oferta firmy Unipap została odrzucona pod zarzutem nieprawidłowego oznakowana. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia stanowiła, że oferty powinny być złożone w dwóch kopertach: zewnętrznej i wewnętrznej. Koperta zewnętrzna powinna zawierać tylko adres i nazwę zamawiającego, natomiast wewnętrzna — nazwę i adres nadawcy i oznaczenie, że jest to przetarg.
Uzasadniono to potrzebą przestrzegania tajności. Unipap zamieścił swój adres i nazwę także na kopercie zewnętrznej, przez co — zdaniem zamawiającego — naruszył zasadę tajności. W związku z tym oferta została odrzucona. Problem polegał na tym, że oferta została odrzucona dopiero na posiedzeniu komisji przetargowej i oferent został o tym poinformowany dopiero po nim, czyli dwa tygodnie po terminie składania ofert. Poza tym oferta została otwarta i przeczytana. Ministerstwo wybrało firmę Zapolex z Torunia.
Unipap złożył protest, który został przez ministerstwo odrzucony. Firma odwołała się więc do Urzędu Zamówień Publicznych. W odwołaniu podnosiła, że nie została poinformowana niezwłocznie o odrzuceniu oferty przez ministerstwo, jak stanowi artykuł 19 oraz 43 ustawy o zamówieniach publicznych. Unipap stwierdził, że odrzucenie nastąpiło za późno. Poza tym argumentował, że ponieważ podstawowym kryterium oceny była cena, a jego oferta była najtańsza, więc gdyby ministerstwo dopełniło wymogów proceduralnych, powinna była zostać wybrana.
Zamawiający odpowiedział, że nieprawidłowe oznakowanie było przyczyną odrzucenia. Poinformował, że wszyscy uczestnicy zostali powiadomieni o wynikach w dwa tygodnie po otwarciu ofert, w tym samym terminie, przez co spełniono wymóg art. 16 o równym traktowaniu oferentów. Ponadto sposób oznakowania ofert był dokładnie opisany w specyfikacji.
Zespół arbitrów przyznał jednak słuszność odwołującemu. W wyroku nakazał powtórzenie czynności merytorycznej oceny ofert z uwzględnieniem oferty odwołującego. Kosztami postępowania obciążył Ministerstwo Finansów.