Zarząd musi znać szczegóły projektu
Lekceważenie rad fachowców utrudnia wdrożenie
DOSKONAŁY SZEF: Do najważniejszych zadań osoby kierującej projektem wdrożenia powinno należeć m.in.: planowanie zadań projektowych, zarówno krótko- jak i długoterminowych, jasne przypisanie ról i odpowiedzialności oraz efektywne egzekwowanie zaplanowanych prac — mówi Krzysztof Zych z firmy Plaut Polska. fot. Grzegorz Kawecki
Zarówno przedstawiciele firm konsultingowych, producentów oprogramowania, jak i pracownicy firm, w których wdrożono system wspomagający zarządzanie zgodnie twierdzą, że najgorsze skutki dla sprawnego działania systemu przynosi ograniczenie kręgu osób wtajemniczonych w projekt tylko do grupy informatyków.
Sposób przygotowania się firmy do rozpoczęcia procesu wdrożenia aplikacji wspomagającej zarządzanie jest uzależniony od rodzaju systemu. Przedstawiciele firm wdrożeniowych sformułowali jednak kilka uniwersalnych rad, pomagających uniknąć większości najczęściej spotykanych komplikacji, z którymi mieli do czynienia podczas prac wdrożeniowych.
Mała dokładność
Zdaniem Pawła Biardy, doświadczonego konsultanta w firmie Arthur Andersen, zdarza się, że firmy wdrażające u siebie systemy wspomagające zarządzanie bagatelizują pewne aspekty biznesowe, przez co skazują się, w najlepszym przypadku, na wydłużenie procesu wdrożenia.
— Ważnym elementem całego procesu jest przeanalizowanie referencji zarówno dostawcy oprogramowania jak i firmy, która zajmie się wdrożeniem — przypomina Paweł Biarda.
Jego zdaniem, warto zainteresować się również systemem serwisowym danej firmy.
— Firma pomagająca we wdrożeniu systemu powinna nie tylko wykonać instalację. Wykonawcy przede wszystkim powinni umieć zdefiniować potrzeby biznesowe swojego klienta — dodaje.
Informatyczne jajo
Pracownicy firmy, w której wdrażany jest system, powinni być zaangażowani w prace w możliwie najszerszym zakresie.
— Niedopuszczalne jest, aby z projektem mieli do czynienia jedynie informatycy. Nie można zamykać procesu w informatycznym jaju. Z całym procesem powinni być zaznajomieni członkowie zarządu i pracownicy firmy — twierdzi jeden z przedstawicieli firmy IFS.
Jego zdaniem, kierownictwo przedsiębiorstwa, w którym wdrażany jest system, powinno opracować cykl szkoleń i motywacji pracowników.
— Sam projekt, jego funkcjonowanie, szczególnie w początkowym okresie, będzie wymagał od pracowników większego zaangażowania. Być może niejednokrotnie będą musieli zostać dłużej w pracy. Dlatego odpowiedni system motywacyjny może im pomóc — wyjaśnia przedstawiciel IFS.
Zdaniem przedstawicieli firm wdrożeniowych, bardzo istotne jest jasne określenie roli i odpowiedzialności w stosunku do wszystkich osób zaangażowanych w projekt. Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest lekceważenie zarządzania projektem.
Sekret sukcesu
— Niezmiernie ważne jest zapewnienie efektywnej komunikacji, zarówno między członkami komitetu sterującego, jak i zespołu wdrożeniowego. Może to mieć znaczący wpływ na ostateczny sukces projektu — mówi Krzysztof Zych z firmy Plaut Polska.
Dodaje, że w ogólnym planie wdrożenia systemu należy uwzględnić potencjalne zmiany organizacyjne i technologiczne, których dokonanie może okazać się konieczne w trakcie realizacji.
— Tak naprawdę sukces projektu wdrożeniowego w największej mierze zależy od zrozumienia, czym on jest i jakie czynniki na niego wpływają oraz od profesjonalnego podejścia do każdego z tych elementów — twierdzi Krzysztof Zych.
Na własnych błędach
Przedstawiciele firm, które zdecydowały się wdrożyć system, podkreślają, że wiele zależy od dobrego i dokładnego rozpisania umowy.
— Przy pracach instalacyjnych zawsze pojawiają się dodatkowe, nieoczekiwane koszty. Krótko mówiąc, trzeba je przewidzieć. W Stanach Zjednoczonych jest takie powiedzenie: chcesz wydać 100 USD, przygotuj 150 — opowiada Witold Sołtys, kierownik działu informatyki w PWN.
Marcin Bołtryk