Główną przyczyną utraty płynności finansowej przez przedsiębiorstwa są zatory płatnicze spowodowane niewypłacalnością kontrahentów. W rezultacie właściciele spółek muszą się zadłużać w bankach. Aby tego uniknąć, warto zawczasu zadbać o swoje należności i prawidłowo nimi zarządzać.
Złożony proces
Celem zarządzania należnościami jest zapobieganie ich przeterminowaniu i odzyskanie długu. Ten proces składa się z kilku etapów: prewencji, monitoringu i windykacji. Prawidłowe działanie w początkowych stadiach zarządzania może spowodować, że ostatni etap w ogóle nie nastąpi. Najpierw prewencja.
— Firma powinna opracować zasady i procedury, które pozwolą zminimalizować ryzyko związane z niewypłacalnością kontrahentów. Jest kilka sposobów, aby to zrobić. Po pierwsze, należy sprawdzić kontrahenta w dostępnych źródłach informacji, chociażby przez wywiadownie gospodarcze. Ponadto konieczna jest weryfikacja zdolności finansowej potencjalnego partnera biznesowego — radzi Monika Bekas, pełnomocnik zarządu ds. edukacji i dyrektor Akademii Krajowego Rejestru Długów.
W zasięgu możliwości przedsiębiorcy jest sprawdzenie danych finansowych kontrahenta, przejrzenie informacji o nim w internecie i dyskretne rozpytanie o jego zwyczaje płatnicze znajomych w branży, a także jego dostawców. Wielu przedsiębiorców obawia się, że weryfikacja zdolności finansowych partnera może popsuć relacje biznesowe. Nic podobnego. — Nie ma nic niestosownego w sprawdzaniu kondycji finansowej odbiorcy.
Przyjmując udzielane przez przedsiębiorcę finansowanie w postaci kredytu kupieckiego, kontrahent staje się kredytobiorcą. Nikogo nie dziwi, że bank przed udzieleniem kredytu dokładnie sprawdza wnioskodawcę — podkreśla Danuta Czapeczko, dyrektor handlowy w Pragma Inkaso. Duże znaczenie na etapie prewencji mają także opracowanie zasad zawierania zleceń lub umów oraz sposoby ich zabezpieczania.
— Często dobra umowa jest lepszym zabezpieczeniem niż cały sztab kontrolujących ryzyko. Oczywiście niebagatelne znaczenie ma realna możliwośćdochodzenia swych praw z umowy. Ale to wymaga sporządzenia odpowiednich procedur windykacyjnych i zatrudnienie ludzi do ich realizacji — zaznacza Tadeusz Broś, dyrektor operacyjny działu windykacji Euleo.
Kolejnym etapem jest monitoring spłaty należności. Warto przypominać kontrahentom o zbliżającym się lub przekroczonymterminie płatności. Ponadto niezastąpione są raporty pokazujące, jak klienci spłacają swoje zobowiązania, ile dni po terminie firma otrzymuje zapłatę na konto, jaka jest struktura przeterminowanych należności.
— Dzięki temu przedsiębiorstwo wie, jak duża jest strata związana z nieterminowym regulowaniem zobowiązań przez klientów. Ta wiedza pozwala podejmować działania windykacyjne, których celem jest ściągnięcie zapłaty za dostarczony towar lub wykonaną usługę — podpowiada Monika Bekas.
Jeśli te działania zawiodą, pora na bardziej stanowcze kroki — postępowanie windykacyjne. Brzmi groźnie, dlatego wielu przedsiębiorców zbyt długo zwleka z rozpoczęciem procesu windykacyjnego. Ze statystyk wynika, że skuteczność windykacji drastycznie spada po 2-3 miesiącach od upływu terminu płatności.
— Im dłuższy okres inkasowania należności, czyli im dłuższy czas ich ściągania, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że firma odzyska kredyt udzielony odbiorcy. Okres inkasowania należności należy porównywać z danymi dotyczącymi długości przeterminowania należności w całej branży, w której działa firma. To pozwala ocenić, czy i jak firma odbiega w tym zakresie od standardów w branży — radzi Tadeusz Broś.
Dobra komunikacja
W zarządzaniu należnościami istotną rolę odgrywają nie tylko procedury lub podejmowane działania, ale również umiejętność negocjowania z dłużnikami spłaty zadłużenia. Grunt to prawidłowa komunikacja.
— Negocjacje z dłużnikami bardzo często decydują o tym, jak firma wierzyciela jest postrzegana przez nierzetelnego klienta. Wiedza, jak negocjować, by nie stracić klienta, buduje wartość firmy i świadczy o kulturze wewnętrznej przedsiębiorstwa — podkreśla Monika Bekas.
Najczęstsze błędy popełniane przez firmy w zarządzaniu należnościami
- Brak weryfikacji wiarygodności finansowej
- Współpraca z firmami, które już mają problemy finansowe lub są potencjalnymi bankrutami
- Nieefektywny monitoring spłaty należności
- Brak zabezpieczenia umowy i niestosowanie klauzul umownych, które ułatwiają ewentualną windykację należności
- Zbyt liberalne traktowanie nieterminowo płacących odbiorców w obawie przed utratą klientów
- Udzielanie zgody na zbyt długie terminy płatności, szczególnie w kontraktach z podmiotami o silnej pozycji rynkowej
- Stosowanie niewłaściwych źródeł finansowania należności