Zaufaj profesjonalistom

Outsourcing druku: Opierając się na zewnętrznym partnerze, sporo można zaoszczędzić — na papierze, tonerach i serwisie

W czasie spowolnienia gospodarczego przedsiębiorcy szukają sposobów na zwiększenie efektywności działań ich firm. Część rezygnuje z modernizacji infrastruktury, czekając na dalszy rozwój sytuacji ekonomicznej. Tymczasem na rynku są już dostępne rozwiązania umożliwiające korzystanie z najnowszych i oszczędnych technologii bez konieczności angażowania dużych budżetów.

— Działalność biznesowa wymaga stałego dostosowywania się do warunków rynkowych. W dzisiejszych czasach bez wsparcia nowoczesnych technologii firma nie może być w pełni sprawna i rentowna. Dotyczy to także produkcji i zarządzania dokumentami — podkreśla Michał Czeredys, prezes spółki Arcus, która specjalizuje się w zarządzaniu dokumentami i drukiem.

Oszczędności idą w tysiące

Na nowinki technologiczne i rynkowe otwarta jest m.in. firma Mericon, która specjalizuje się w outsourcingu kadrowo- -płacowym. Świadczy te usługi zarówno mniejszym lokalnym przedsiębiorstwom, jak i międzynarodowym korporacjom. Adam Kubiak, dyrektor ds. administracji w Mericonie, wskazuje, że spółka, podobnie jak jej klienci, stara się skupić na podstawowej działalności, zlecając obsługę zarządzania drukiem znanym ekspertom w tej dziedzinie.

— W naszym przypadku wybór był dosyć prosty. Skoro drukujemy i kopiujemy dużo, postawiliśmy na wydajne urządzenia firmy Kyocera. Korzystamy z nich od lat, głównie z powodu kosztów eksploatacji, które w przypadku tego producenta należą do najniższych na rynku — argumentuje dyrektor Kubiak. Dodaje, że był to pierwszy krok w stronę efektywnego zarządzania drukiem. Kolejny to stała i dokładna analiza oraz monitoring kosztów powstawania dokumentów. Wszystkie te działania pozwoliły jego przedsiębiorstwu osiągnąć wysokie, sięgające nawet kilkudziesięciu procent, oszczędności.

— Ostatnim etapem naszej firmowej optymalizacji był outsourcing druku, dzięki któremu ograniczyliśmy ewentualne przestoje wynikające z awarii maszyn. Nie ma już potrzeby angażowania naszych pracowników w obsługę urządzeń i całej infrastruktury służącej do druku. Ważne, szczególnie dla dyrektora finansowego, jest także korzystanie wyłącznie ze środków bieżących bez konieczności dokonywania kosztownych inwestycji w sprzęt — wyjaśnia Adam Kubiak.

— W skład typowej usługi outsourcingu druku wchodzą: zarządzanie flotą urządzeń, kosztem druku, efektywnością procesów obiegu informacji drukowanej oraz zarządzanie bezpieczeństwem informacji drukowanej — dodaje prezes Michał Czeredys.

Zwykle przy korzystaniu z usług firmy zewnętrznej oszczędności wynoszą 10-40 proc., a dla przedsiębiorstw z sektora MŚP 10-30 proc. Przy wdrożeniach systemów (np. kontroli wydruku, elektronicznego obiegu dokumentów) inwestycja zwraca się po 12-18 miesiącach, czasem szybciej.

— Dzięki outsourcingowi druku redukcja kosztów może sięgać kilkuset złotych na pracownika. Dla firmy zatrudniającej 500 osób może to być około 600 zł na osobę. Według wyliczeń naszych ekspertów, oszczędność przy wydruku jednej strony to minimum 10 proc. — wylicza Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w spółce Xerox Polska.

Dzierżawa ma sens

Dzięki zewnętrznym partnerom łatwiej zapanować nad często chaotycznym procesem druku w przedsiębiorstwach. Oferowane przez nich narzędzia pozwalają kontrolować wykorzystanie urządzeń przez pracowników i zwalczać złe nawyki.

— Odpowiednie oprogramowanie umożliwia zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Odgórne określenie limitu drukowanych stron na jedną osobę sprawi, że wydruki w biurze będą bardziej przemyślane. Zarządzać można także dostępem do funkcji druku kolorowego lub jednostronnego — informuje Kamil Rejent, kierownik ds. aplikacji biurowych w spółce Konica Minolta Business Solutions Polska. Z reguły firmy dysponują niejednorodnym parkiem urządzeń drukujących — różnych producentów i w rozmaitym wieku. To powoduje, że trudno zachować kontrolę nad kosztami.

— Aby współpraca dała efekt, przeprowadzamy u klientów audyt zatrudnienia oraz liczby, rozmieszczenia i wykorzystania urządzeń drukujących. Kolejna ważna kwestia to zaprojektowanie rozwiązania spełniającego potrzeby przedsiębiorstwa. A następnie dzierżawa sprzętu i bieżąca kontrola kosztów korzystania z systemu — tłumaczy Michał Czeredys.

W modelu usługowym odchodzą wydatki na sprzęt, jego serwis i naprawy. Są stałe miesięczne opłaty za wynajem urządzeń i zmienne koszty druku i materiałów eksploatacyjnych.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Zaufaj profesjonalistom